نرم افزار ERP چیست؟ در چند دهه اخیر حضور ابزاری به عنوان نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان در کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ، گریز ناپذیر شده است و در سال‌های اخیر مفهومی جدید با عنوان نرم افزار ERP در این حوزه اضافه شده که حتی در ذهنیت مخاطبین برای تعریف آن چالش‌هایی وجود دارد. امروزه سیستم‌های ERP برای مدیریت هزاران کسب‌وکار در هر اندازه یا هر صنعتی بسیار حیاتی هستند؛ برای این شرکت‌ها، ERP به اندازه برقی که چراغ‌های شرکت را روشن نگه می دارد ضروری است.
در این نوشته سعی می‌کنیم در حواشی این چالش‌ها، مطالب و توضیحاتی ارائه کنیم و امید است موثر واقع شود.
ERP چیست ؟
ERP مخفف Enterprise resource planning بوده و ترجمه تحت لفظی آن، برنامه‌ریزی منابع سازمان یا مدیریت منابع سازمان است. ساده ترین راه برای تعریف ERP این است که به تمام فرایندهای اصلی کسب‌وکار مورد نیاز برای اداره یک شرکت از قبیل: تامین مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و... فکر کنیم. ERP در اساسی ترین سطح خود به مدیریت کارآمد تمام این فرایندها در یک سیستم یکپارچه کمک می‌کند.
ERP بیشتر یک فلسفه مدیریتی است تا نرم‌افزاری؛ ولی با پیشرفت روزافزون تکنولوژی در دنیای امروز، بدون نرم‌افزارها امکان پردازش داده‌ها و برنامه‌ریزی عملا وجود ندارد. بنابراین، انتظار می‌رود که اجرای فلسفه برنامه‌ریزی و مدیریت داده‌های پرحجم توسط نرم‌افزارها صورت گیرد و مفهوم مدیریت با نرم‌افزار عجین شود.
نرم افزار ERP چیست؟
مدیریت موثر منابع سازمانی بدون استفاده از نرم افزارهایERP و قابلیت آن‌ها، امری غیر ممکن است. با وجود مجموعه‌ای کامل از از زیرسیستم‌ها نظیر برنامه‌ریزی تولید، کنترل موجودی، لجستیک و… ؛ این نرم‌افزار شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها و عملکردها می‌شود. نرم افزار ERP می‌تواند پاسخگوی نیازهای روز افزون مشتریان از طریق افزایش سرعت ارائه کالا و خدمات، تسهیل مدیریت واحدهای کسب‌وکار، افزایش سرعت و بهره‌وری، افزایش کیفیت خدمات و... باشد و منجر به بهبود قابلیت رقابت گردد.
نرم‌افزار ERP ابزاری مدیریتی برای مدیریت منابع سازمان شما است. با طرح چند سوال، ساده‌تر می‌توان به جوابی برای «نرم افزار ERP چیست» رسید.
سوال اول: ابعاد و نحوه مدیریت کسب‌وکار شما چگونه است؟
از یک نرم افزار ERP انتظار می‌رود که متناسب با نیاز کسب‌وکار و با ذهنیت مدیریتی سازمان ما تطابق داشته باشد؛ پس نرم‌افزاری برای سازمان مفهوم ERP را دارد که بهروش‌ها یا best Practice های داخلی آن علاوه بر رعایت استانداردها، مطابق با دغدغه‌های سازمان باشد یا توانایی تنظیم یا سفارشی‌سازی را داشته باشد.
مثلا در کسب‌وکارهای کوچک، استفاده از نرم‌افزار استاندارد و ساده که ما را از نرم‌افزارهای تخصصی گران قیمت در کسب‌وکار بی‌نیاز کند، همان مفهوم مدیریت منابع سازمان است؛ ولی برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، ابزار آماده پاسخگوی نیازهای کسب‌وکار نخواهد بود.
سوال دوم: نرم‌افزار ERP برای مدیریت کدام منابع استفاده خواهد شد؟
هر کسب‌وکاری از مجموعه‌ای از منابع تشکیل شده است. شما قصد مدیریت زمان کار کارمندان را دارید؟ یا فرصت‌های فروشی که در بازار است؟ یا ماشین آلات یا مواد و موجودی کالا یا پول یا همه با هم؟
آیا مزیتی که مدیریت برخی از این منابع به وجود می‌آورد به چالش‌های مدیریتی آن می‌ارزد؟
آیا همه منابع شما قابلیت و ظرفیت یا حتی فرهنگ مدیریت شدن را دارند؟
سوال سوم : هدف شما از برنامه‌ریزی چیست؟
آیا هدف سازمان شما تقویت برند و کسب سهم بازار است؟ یا هدف سازمان شما صرفا درآمد به هر قیمتی است؟ مزیت و قابلیت سازمان شما چیست که با اتکا بر آن بتوان برنامه‌ریزی بهتر و موثرتری برای منابع سازمانی انجام داد؟
پاسخ شما به سوال‌های فوق می‌تواند صورت مسئله را برای پیدا کردن بهترین نرم افزار ERP و خرید نرم افزار ERP مناسب کسب‌وکارتان مشخص کند.
به عنوان مثال؛ فرض کنید قصد برنامه‌ریزی برای تربیت فرزند(شرکت) خود را دارید. برای این تربیت، مشخصات فیزیکی و متافیزیکی فرزند شما (وضعیت و مزیت‌های سازمان) در کنار توان و هدف و ذهنیت شما از تربیت وی (اهداف سازمان) بعلاوه شرایط جامعه و سطح رفاه و فرهنگ جامعه (عوامل خارجی و اقتصادی کشور) تاثیرگذار هستند.
