نرم‌افزارهای ERP از آغاز راه اندازی تا کنون، نه تنها بخش مهمی از کسب‌وکارها شدند، بلکه راهی طولانی را برای افزایش رشد کلی کسب‌وکارها پیموده‌اند. پیچیدگی و تعدد فعالیت‌های کسب‌وکار و همچنین محدودیت های زمانی و جغرافیایی، باعث ایجاد هرج‌ومرج و مشکلاتی می‌شود که با مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی قابل حل هستند، اینجاست که یک نرم افزار ERP مناسب برای حل مشکلات به کمک تجارت شما می‌آید، فرایندهای کسب‌وکار را سرعت می‌بخشد و مزایای رقابتی را برای شرکت فراهم می‌آورد.
همانگونه که از قدیم می‌گفتند «خشت اول گر نهد معمار کج، تا ثریا می‌رود دیوار کج»؛ شروع هر کسب‌وکاری به روش درست، نیمی از راه پیروزی کسب‌وکار را می‌پیماید، بنابراین اجرای صحیح نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی امری ضروری است.
در ادامه، "10 مرحله ضروری برای اجرای موفقیت‌آمیز نرم‌افزار ERP" را به شما ارائه می‌دهیم.
مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی راه حل گسترده‌ای برای بسیاری از مسائلی که شرکت‌ها با آن مواجه هستند ارائه می‌دهد. با این وجود، شناسایی هدف واقعی برای پیاده سازی نرم‌افزار ERP امر بسیار مهمی است. برای شناخت این هدف از خودتان بپرسید: راه اندازی سیستم ERP دقیقا برای چه چیزهایی اهمیت دارد؟ برای پاسخ به این سوال، بهتر است شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای درک ضرورت به کارگیری نرم‌افزار تحلیل شوند.
شناسایی اهداف کلیدی نه تنها برای برنامه‌های در حال اجرا مهم است، بلکه در طرح‌های اجرایی آینده برای کسب‌وکار، شرایطی را به وجود می‌آورد که مقیاس‌پذیری و تغییرات پیش روی آن کسب‌وکار را بررسی کند؛ بنابراین برای شناسایی مشکلات و انگیزه‌ها، باز هم وجود نرم‌افزار ERP ضرورت می‌یابد.
شما می‌توانید اهداف متعددی داشته باشید، از شفاف سازی عملیات گرفته تا داشتن کنترل بر اوضاع مالی، حمایت از توسعه بنیانی، افزایش فراگیری یا پشتیبانی فرایندهای رایج.
طبق تحقیقات شرکت بین‌المللی پانورما، اجرای صحیح 61.1 درصد از مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی بیش از حد انتظار طول می‌کشد و هزینه 74.1 درصد از پروژه‌های ERP بیشتر از هزینه تعریف شده در بودجه است. علت اصلی این تأخیر و ضرر، شناخت اشتباه نیاز شما به نرم‌افزار ERP است.
ویژگی‌های نرم‌افزار ERP باید مطابق با نیازهای اساسی شرکت تعیین و ارزیابی شود. شما باید بسته به نیاز و وضعیت مالی‌تان، برای دریافت نرم‌افزارهای ERP اقدام کنید تا با موانع کمتری رو به رو شوید.
طبق گزارش Capterra، 33٪ از خریداران نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی قبل از خرید، دموی محصول را امتحان نکردند و تقریباً 22٪ از شرکت‌های مورد بررسی گزارش کردند که اولین سیستمی که دیده‌اند را خریداری کردند.
این آمار نه فقط برای کسانی که نرم‌افزارهای ERP را پیاده‌سازی می‌کنند، بلکه برای فروشندگان نیز بسیار ناامید کننده است؛ زیرا به نظر می‌رسد که استفاده بهینه از سیستم ERP امری رویاگونه باقی مانده باشد. برای استفاده‌ای صحیح و موفق از سیستمERP، مدیریت شرکت باید زمانی را برای ارزیابی بهترین گزینه‌های موجود صرف کند.
در گزارش ERP در سال 2015، مشخص شد که 93 درصد از شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار ERP، نرم‌افزار خود را تا حدی بر اساس کاربرد مورد نظر سفارشی کرده‌اند. این امر به ندرت می‌تواند با افزایش پیچیدگی‌ها برای کاربر، باعث شکست مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی شود.
ارزیابی نرم‌افزارهای ERP کاری بسیار ارزشمند است، زیرا گزینه‌های موجود باید بر اساس نیازهای فعلی و نیازهای احتمالی آینده ارزیابی شوند؛ بنابراین شما برای انتخاب بهترین گزینه، به طوفانی فکری و مشاورانی متخصص نیاز دارید تا بهترین گزینه مورد نظر را برای کسب‌وکارتان انتخاب کنید. خوشبختانه؛ راهکار نوین سیاق با مشاورینی خبره در این راه همراه شما عزیزان است.
هنگامی که نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی مناسب انتخاب شد، مهم‌ترین و بزرگ‌ترین گام بعدی انتقال اطلاعات است. انتقال آسان داده‌ها استفاده آسان نرم‌افزار در آینده را فراهم می‌کند.
پیاده سازی یک سیستمERP می‌تواند تغییر بزرگی برای یک مجموعه باشد، مخصوصا اگر شرکت برای اولین بار این ابزار را امتحان کند.
در نهایت، این شمایید که انتخاب می‌کنید انتقال کدام داده‌ها به نرم‌افزار ERP ضروری است.اکثر نرم‌افزار ها قابلیت ورود و خروج اطلاعات را دارند، اما تغییر تمامی داده‌ها در برخی از نرم‌افزارها ممکن است آن‌هارا تحت فشار قرار دهد و باعث مشکلاتی شود؛ خوشبختانه، این اتفاق در نرم‌افزارهای راهکاران سیاق امکان‌پذیر نیست.
با تمام این اتفاقات، شما باید طبق برنامه، داده‌های ضروری را از سیستم قدیمی به نرم‌افزار جدید منتقل کنید تا در صورت نیاز، امکان بازیابی اطلاعات را داشته باشید و با در اختیار داشتن داده‌های کافی، تست نرم‌افزار را شروع کنید.
هسته اصلی تمام مراحل پیاده سازی نرم‌افزار ERP، آماده سازی کسب‌وکار برای اجرای آن است؛ پس از دریافت مشاوره، وقت آماده سازی زیرساخت‌های مورد نیاز برای نصب نرم‌افزار است.
طبق داده های Mint Jutras، ۲۳٪ از کسب‌وکارها دلیل ناتوانی خود در توسعه را کمبود ابزار مورد نیاز برای پیاده سازی نرم‌افزار ERP می‌دانند؛ زیرساختی که نرم‌افزار روی آن اجرا می‌شود باید دامنه‌ای مقیاس پذیر و توانایی بروزرسانی بر اساس میزان تقاضا داشته و در این موارد محدود نباشد.
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند بر اساس نیازهای خاص کسب‌وکار شما طراحی شود؛ با این وجود ممکن است در برخی از صنایع نیازی به سفارشی‌سازی نرم‌افزار نباشد. پیاده‌سازی سیستم ERP برای یک سازمان با توجه به منابع مورد نیاز، تصمیم بزرگی است.
در طول دوره دمو استفاده از نرم‌افزار، مدیریت باید به این نتیجه برسد که آیا نرم‌افزار ERP نیاز مورد نظر شرکت را برآورده می‌کند؟ و یا آیا با ایجاد تغییراتی در آن می‌توان پاسخگوی نیازمندی‌های کسب‌وکار بود؟ چه موضوعاتی در شیوه مدیریت قدیمی وجود دارد که باید حتما در این سیستم مدیریتی لحاظ شود؟
شما باید برای درک درست نرم‌افزار و ایجاد تغییرات مثبت و بهینه، قبل از سفارشی‌سازی، حتما به این سوالات پاسخ دهید.
هنگامی که شما برای بهبود عملکرد کسب‌وکارتان تغییراتی را اعمال می‌کنید، با توجه به این که کارمندان شما به فرایندهای روزمره‌ای عادت دارند، ممکن است تغییرات مورد قبول آن‌ها نباشد.
استفاده از سیستم مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیز تغییر بسیار بزرگی است و به مدیریت تغییر نیازمند است. این پروژه آنچنان بزرگ است که افراد بسیاری با آن ارتباط دارند و نمی‌توان نارضایتیشان را نادیده گرفت. شما باید به گونه‌ای این افراد را سازماندهی کنید که حتی اگر نگرش مثبتی به سیستم ERP ندارند، آن را بپذیرند و دلایل استفاده از آن را درک کنند. نرم‌افزار ERP در واقع سیستمی است که محیط و سبک کار را برای بهبودی و پیشرفت تغییر می‌دهد و بر همه عملیات‌های کسب‌وکار تاثیرگذار است.
برای تسریع این عملکرد، شما می‌توانید:
تغییر در راه پیشرفت امری ضروری است و استفاده صحیح از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی تنها در شرایطی امکان پذیر است که همه کارکنان کسب‌وکار آن را بپذیرند؛ پس از راه‌های ذکر شده استفاده کنید تا آن‌ها نیز از تغییرات مثبت استقبال کنند.
آموزش صحیح نرم‌افزار ERP به کاربران، مهم ترین جنبه فرایند پیاده سازی نرم‌افزار و یکی از راه‌های افزایش احتمال موفقیت سیستم ERP است. شما با آموزش صحیح می‌توانید مشکلات کمتر و موفقیت بیشتر را تضمین کنید. کاربران شما باید بتوانند به وارد نرم‌افزار شوند، به فرایندهای تخصیص داده شده بر حسب وظایفشان دسترسی پیدا کنند و دانش کافی برای اجرای آن‌ها را داشته باشند. این سطح از توانایی فقط در صورتی میسر می‌شود که کاربران ساختار آموزشی موثری دریافت کرده، آن را تمرین و اجرا کنند. آموزش دهندگان باید آگاه و صبور باشند و آموزش نرم‌افزار ERP را قبل از استقرار نرم‌افزار پایان دهند، زیرا پس از آن آموزش پذیری کارکنان به طور چشمگیری کاهش می‌یابد.
پس از ارزیابی نرم‌افزارهای موجود، انتخاب بهترین نرم‌افزار و آموزش کارکنان، نوبت اجرای پروژه مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. بر اساس مطالعات، ۴۰٪ از پروژه‌های ERP به دلیل پیاده‌سازی اشتباه دچار اختلالات عملیاتی عمده پس از شروع به کار می‌شوند و این آمار اهمیت اجرای صحیح سیستم را نشان می‌دهد. آزمایش مرحله مهمی از فرایند پیاده‌سازی سیستم است و پذیرش سیستم و کاربر را تضمین می‌کند.
آزمایش سیستم به چیزی بیشتر از اختصاص نیروی انسانی نیازمند است و باید در این فرایند تکرارشونده، ارزیابی مشکلات و اصلاح آن‌ها، پشتیبانی از تست با داده‌های پایه‌ای در دسترس معتبر و درک فرایندی انجام شود.
چرخه تست باعث یادگیری است، ایرادات را آشکار می‌کند و باعث تسهیل مدیریت پروژه می‌شود و در نگرش و روحیه کارکنان تاثیر دارد. این اطمینان و آگاهی که از طریق تکرار و تست نهایی موفقیت‌آمیز به وجود می‌آید، باعث موفقیت در اجرای نرم‌افزار ERP می‌شود.
پس از بررسی و پیاده سازی نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی زمان رسمی شروع فعالیت فرا می‌رسد. اجرای سیستم ERP یک رویداد یکباره نیست، بلکه فرایند مداومی است که صاحبان کسب‌وکار باید بر روی آن به صورت همیشگی نظارت داشته تا از انحراف یا نقص سیستم که ممکن است بر عملکرد نرم‌افزار ERP تاثیر بگذارد جلوگیری کنند.
و در آخر، به روزرسانی نرم‌افزار به صورت منظم یکی از الزامات پس از اتمام پیاده‌سازی است. همچنین، تعمیر و نگهداری به صورت دوره‌ای نیز می‌تواند راه حلی قابل اطمینان برای عملکرد صحیح نرم‌افزار باشد.
با وجود پیشرفت روز افزون نرم‌افزارهای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی، خرید نرم افزار ERP و استفاده از آن برای پیشرفت کسب‌وکارتان به امری ضروری تبدیل شده است. شما نیز می‌توانید در صورت علاقه به دریافت نسخه دمو نرم‌افزار با مشاورین ما تماس حاصل فرمایید.
نرم افزار ERP سیاق
