معرفی انواع ماژول های سیستم ERP و کاربرد آن‌ها

امروزه بازار فعالیت کسب‌وکارها بسیار پیچیده‌تر و رقابتی‌تر از گذشته شده است و ماژول‌های ‏ERP مدیریت کردن امور مختلف سازمان‌ها را در چنین شرایطی بهینه می‌کنند. البته متناسب با چنین شرایطی قابلیت‌ها و امکانات سیستم ERP نیز هوشمندانه‌تر و پیشرفته‌تر شده‌اند. اما این سیستم دقیقاً چه کاری در سازمان انجام می‌دهد؟ امروزه چگونه انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP می‌توانند در زمینه تصمیم‌سازی به مدیران کسب‌وکارها کمک کنند.  در این مطلب قصد داریم کمی‌در چند و چون این سیستم دقیق شویم. پس با ما همراه باشید تا:

• به‌اختصار از انواع ماژول‌های ‏ERP و تأثیرشان بر تحقق اهداف سازمانی بگوییم
• امکانات ماژول‌های اصلی سیستم ERP را بررسی کنیم
• به نقش ماژول‌های ‏ERP در زمینه گردش روان اطلاعات در سراسر سازمان بپردازیم
• نگاهی دقیق‌تر به وجوه تمایز ماژول‌های سیستم ‏ERP و نوع تعامل آن‌ها بیندازیم. 

بیشتر بخوانید: نرم افزار ERP چیست؟

سیستم ERP چه اهمیتی برای سازمان‌ها دارد؟

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (‏ERP: Enterprise Resource Planning‏) پلتفرمی یکپارچه است که تقریباً تمامی‌جنبه‌های یک کسب‌وکار را مدیریت می‌کند. این سیستم بسیاری از فرایندهای کسب‌وکارها را به هم وصل و جریان داده‌ای را بین آن‌ها امکان‌‌پذیر می‌کند. در مقاله راهنمای خرید ERP ایرانی یا خارجی می‌توانید جزییات بیشتری از این نرم‌افزار را مطالعه بفرمایید. ERP‏ با جمع‌آوری داده‌های مشترک سازمان از منابع متعدد و جلوگیری کردن از تکثیر زاید آن‌ها، تمامی‌داده‌ها را در منبع اطلاعاتی متمرکزی یکپارچه می‌کند. این سیستم معمولاً نرم‌افزاری چندکاره است که برای جمع‌آوری و ‏سازماندهی اطلاعات کسب‌وکارها به کار می‌رود و ‏می‌تواند فرایندهایی نظیر حقوق و دستمزد، ‏صدور و پیگیری صورتحساب‌ها و مدیریت موجودی را خودکار کند.‏ بنابراین:

• ماژول‌های ‏ERP‏ باعث شکل‌گیری دیدگاهی منسجم و نظام‌مند بر اجزای فرایندی سازمان می‌شوند.
• کاربران مجازِ انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP می‌توانند به‌صورت آنی به اطلاعات آن‌ها دسترسی پیدا کنند؛ لذا تبادل بهینه و مؤثر داده‌های بخش‌های مختلف سازمان باعث ارتقای همکاری‌ها در سراسر آن می‌شود.
• این سیستم به مدیران کمک می‌کند تا فرایندهای اصلی و پشتیبان کسب‌وکارشان را بهینه و گردش‌های کاری سفارشی را با استفاده از داده‌هایی آنی اجرا کنند.
• به کمک انواع ماژول‌های ‏ERP کارهای تکراری را خودکار کنید و از این طریق، زمان بیشتری را در اختیار مدیران قرار دهید تا بر حل و فصل مسائل پیچیده‌تر تمرکز کنند.‏

انواع ماژول‌های ‏ERP کدامند و دقیقاً چه کاری انجام می‌دهند؟

انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP به کارکنان امکان می‌دهند تا به اطلاعات لازم برای انجام دادن وظایف فعلی و برنامه‌ریزی فعالیت‌های آتی دسترسی داشته باشند و حوزه‌های بهبود را شناسایی کنند. ماژول‌های ‏ERP ‏برای کارکردهای مختلف کسب‌وکار طراحی شده‌اند و هر کدام به سیستم ‏ERP‏ متصل می‌شوند تا منبع دقیق و متمرکز داده‌ای را در سازمان به وجود آورند. بنابراین، چنانچه کل سیستم ‏ERP‏ را ‏جعبه ابزاری در نظر بگیریم، ماژول‌ها ابزارهای داخل آن خواهند بود که هر یک کاربرد ‏خاصی دارند.‏ در ادامه به مهم‌ترین ماژول‌های این سیستم می‌پردازیم.

ماژول‌ مالی و حسابداری

سیستم‌های ‏ERP‏ معمولاً ماژولی را با عنوان حسابداری یا مالی برای مدیریت کردن امور مالی کسب‌وکار و ‏‏انجام دادن تحلیل‌های مربوطه دارند. از این ماژول می‌توانیم برای انجام دادن امور حقوق و دستمزد و مدیریت کردن انواع حساب‌ها استفاده کنیم.‏ سیستم مالی و حسابداری یکی از انواع ماژول‌های ‏ERP است که می‌تواند جنبه‌ای راهبردی برای کسب‌وکارتان داشته باشد؛ زیرا به مدیران کمک می‌کند تا وضعیت مالی فعلی و ‏‏‏چشم‌انداز آتی سازمان را بهتر درک کنند. از امکانات مهم این ماژول می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.

• رصد کردن حساب‌های ‏‏‏پرداختنی (‏AP: Accounts Payable‏) و دریافتنی ( Accounts Receivable‏AR:‏) و مدیریت کردن دفتر کل
• ایجاد و ذخیره‌سازی اسناد و گزارش‌های مهم حسابداری از جمله: ‏‏‏ترازنامه، رسیدهای پرداخت، صورت‌های مالیاتی، صورت‌های سود و زیان ‏(P&L: Profit and Loss Statement‏) و گزارش‌های هیئت مدیره
• خودکارسازی وظایف مربوط به صورتحساب‌ها، پرداخت‌های فروشندگان، مدیریت وجوه نقد، تطبیق ‏‏‏حساب‌ها و کمک کردن به بستن به‌هنگام حساب‌ها
• مدیریت کردن کل ورودی و خروجی پول یا سرمایه و تمامی‌تراکنش‌های مرتبط با ‏‏حساب‌ها.

ممکن است عرضه‌کنندگان راهکارهای سازمانی برخی انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP نظیر منابع انسانی، مدیریت و بازاریابی را نیز ذیل این ماژول تعریف کنند.

‏ماژول مدیریت ارتباط با مشتری

یکی از انواع ماژول‌های ‏ERP که تمامی‌اطلاعات مشتریان فعلی و بالقوه سازمان را ذخیره و نگهداری می‌کند، مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management‏CRM:‏) است. این ماژول می‌تواند سوابق تعامل سازمانتان با مشتریان را به‌صورت نظام‌مند ثبت و گزارش کند؛ از جمله: تاریخ و زمان تعاملات، راه‌های ارتباطی نظیر شماره تماس‌ها و ایمیل‌ها، جزئیات ‏‏خریدهای انجام شده توسط مشتریان و مدت قرارداد‏. با این ابزار می‌توانید:

• با دسترسی داشتن به اطلاعاتی روزآمد، کیفیت خدمات مشتریان را ارتقا دهید.
• سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش را شناسایی و به‌صورت کارآمد مدیریت کنید.
• فعالیت‌های بازاریابی و تبلیغات را هدفمندتر انجام دهید و مشوّق‌های فروش کالا یا ارائه خدماتتان را آگاهانه‌تر انتخاب کنید.
• بسته به انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP مورد استفاده، از تقسیم‌بندی بازار، مشتریان و مدیران ‏‏‏تماس و ابزارهای پیشرفته گزارش‌دهی به نفع کسب‌وکارتان کمک بگیرید و
• به داشبوردها و گزارش‌هایی جهت درک کردن روندهای ‏مشتریان یا بازار دسترسی داشته باشید.‏

‏ماژول مدیریت منابع انسانی

به این ماژول «مدیریت سرمایه انسانی (HCM: Human Capital Management)» نیز می‌گویند. ماژول مدیریت منابع انسانی در کنار انواع ماژول‌های ‏ERP، به تیم منابع انسانی سازمان کمک می‌کند تا امور این بخش را به‌صورت کارآمد مدیریت کند. از کارکردهای این ماژول عبارتند از:

• مدیریت اطلاعات و پیگیری کردن سوابق کارکنان از جمله ارزیابی عملکرد
• تعریف کردن اطلاعات و معیارهایی نظیر شرح شغل، ماتریس ‏‏‏مهارت و ...
• کنترل کردن حضور و غیاب کارکنان
• مدیریت کردن امور آموزش کارکنان
• رسیدگی به امور رفاهی نظیر هزینه‌های سفر و مأموریت؛ البته در صورتی‌که ماژول حقوق و دستمزد ذیل این ابزار تعریف شده باشد.
• رصد کردن ساعات کار، ‏‏‏زمان مرخصی یا استعلاجی و اطلاعات مزایا.

این ابزار اطلاعات تقریباً کاملی را درباره کارکنان کل سازمان در اختیارتان می‌گذارد و آن‌ها به‌صورت سیستمی‌در دسترس انواع ماژول‌های ‏ERP قرار می‌گیرند؛ لذا امکان ثبت شدن داده‌های تکراری یا نادرست در بخش‌های مختلف از بین می‌رود.

‏ماژول مدیریت انبار

سیستم مدیریت انبار  به کارکنان انبار کمک می‌کند تا تمامی‌فرایندهای انبار را بر اساس چیدمان، ‏تجهیزات، زمان تحویل کالاها، برنامه خروج اقلام، بسته‌بندی و حمل و نقل، به‌طور اثربخشی هماهنگ کنند. این ابزار باعث می‌شود تا بتوانیم کار را بر اساس حجم سفارش مورد انتظار برنامه‌ریزی کنیم. در صورت ادغام شدن این ماژول با سایر انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP  نظیر مدیریت موجودی و سفارش، کارکنان می‌توانند به سرعت اقلام سفارش داده شده را پیدا کنند و به‌موقع ترتیب خروجشان را از انبار بدهند. انجام شدن به‌هنگام و باکیفیت کار منجر به افزایش رضایتمندی مشتریان می‌شود.

‏ماژول تولید

امروزه سیستم‌های ERP عمدتاً به سیستم مدیریت تولید یا ‏‏اجرای تولید (‏MES: Manufacturing Execution System‏) مجهز هستند. این ماژول قابلیت‌هایی نظیر برنامه‌ریزی تولید، زمان‌بندی ماشین‌آلات، استفاده بهینه از مواد خام، پیگیری پیشرفت روزانه تولید و پیش‌بینی آن و گزارش‌دهی وضعیت تولید واقعی را در بر می‌گیرد.‏ این ابزار به کسب‌وکارهای تولیدی کمک می‌کند تا تولید را برنامه‌ریزی کنند و ‏‏مطمئن شوند که الزامات تولید برنامه‌ریزی شده را در اختیار دارند؛ مانند مواد خام و ظرفیت ‏‏ماشین‌آلات. این سیستم در تعامل با سایر انواع ماژول‌های ‏ERP:

• در طی فرایند تولید، می‌تواند وضعیت کالاهای در دست تولید را روزآمد ‏‏کند.
• اطلاعاتی آنی درباره اقلام در دست تولید و کالاهای نهایی فراهم می‌کند.
• می‌تواند میانگین زمان تولید یک کالا را محاسبه کند و سپس وضعیت عرضه را با تقاضای پیش‌بینی شده ‏‏در برنامه تولید محک بزند.

‏ماژول مدیریت زنجیره تأمین

مدیریت زنجیره تأمین (SCM: Supply Chain Managemen) از انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP است که هر مرحله جابجایی کالاهای ارسالی یا مرجوعی را در سراسر زنجیره تأمین ردیابی ‏‏می‌کند؛ از تأمین‌کنندگان فرعی تا اصلی و از تولیدکنندگان تا توزیع‌کنندگان و خرده‌فروشان یا مصرف‌کنندگان. این ابزار به بخش‌های مختلفی مربوط است؛ از جمله: تدارکات، ‏‏مدیریت موجودی، مدیریت سفارش و مدیریت انبار. البته کم‌وکیف زیربخش‌های آن به نوع سیستم ERP بستگی دارد.

ماژول خرید و تدارکات

‏ماژول خرید یا تدارکات از طریق تبادل اطلاعات با سایر انواع ماژول‌های ‏ERP، تمامی‌فرایندهای مربوط به تهیه کردن اقلام یا مواد ‏اولیه مورد نیاز سازمان را انجام ‏می‌دهد. مهم‌ترین کارکردهای این ماژول عبارتند از:

• ثبت و نگهداری کردن فهرست تأمین‌‏کنندگان یا فروشندگان
• تعیین کردن ارتباط بین تأمین‌کنندگان و کالاها با تکیه بر اطلاعات قبلی
• ارسال درخواست‌های قیمت به فروشندگان
• تهیه کردن ‏سفارش‌های خرید
• ردیابی کردن اقلام خرید
• روزآمدسازی موجودی ‏
• گزارش‌دهی

ماژول فروش و بازاریابی

‏ فرایندهایی مانند استعلامات فروش و تحلیل آن‌ها، ‏‏‏تهیه پیش‌نویس قیمت، پذیرش سفارش‌های فروش، تهیه پیش‌نویس صورتحساب‌های فروش، ‏‏‏ارسال مواد یا ارائه خدمات و ردیابی کردن سفارش‌های فروش به‌وسیله ‏‏‏ماژول فروش ‏ERP‏ مدیریت می‌شوند. البته اطلاعات و نتایج کارکرد سایر انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP نیز در این بخش به کار می‌روند. از سوی دیگر، ‏‏‏ماژول بازاریابی کمپین‌های بازاریابی را در سنترها اعم از ایمیل، وب، رسانه‌های اجتماعی و ‏‏‏پیامک مدیریت می‌کند.

البته در اینجا باید به این نکته توجه کنید که موارد فوق ماژول‌های اصلی این سیستم هستند و سایر انواع ماژول‌های ‏ERP را نیز می‌توانیم به‌صورت سفارشی در سازمان به کار بگیریم؛ از جمله:

• مدیریت موجودی
• مدیریت سفارش
• اتوماسیون خدمات حرفه‌ای (PSA: Professional Services Automation) یا مدیریت منابع خدمات
• تجارت الکترونیک
• مدیریت پروژه
• مدیریت ریسک و انطباق ‏

ماژول‌های ‏ERP ابزارهایی نرم‌افزاری هستند که به عملکردها و فرایندهای تجاری خاصی اختصاص می‌یابند. انواع ماژول‌های سیستم ‏ERP  با پایگاه مرکزی داده این سیستم ‏ERP‏ یکپارچه می‌شوند و منبع اطلاعاتی واحدی متشکل از داده‌های دقیق و روزآمد را به وجود می‌آورند. ‏‏‏لذا به کمک ماژول‌های سیستم ERP کارآمد و کاربرپسندی نظیر سیستم ERP شرکت نرم‌افزاری راهکار نوین سیاق، به‌اشتراک‌گذاری داده‌های بین‌بخشی در سازمانتان آسان می‌شود.

طراحی ماژول‌های ‏ERP‏ باعث می‌شود تا این سیستم بتواند به نیازمندی‌های متحوّل کسب‌وکارتان ‏پاسخ دهد. این قابلیت کمک می‌کند تا سازمان صرفاً انواع ماژول‌های ‏ERP‏ متناسب با ‏مدل کسب‌وکار، ‏عملیات و چالش‌های اصلی‌اش را تهیه کند و برای ‏رفع نیازها یا چالش‌های جدید آتی، ماژول‌های جدیدی را ‏به آن‌ها بیفزاید.