بهترین نرم افزار ERP و راهنمای انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب‌وکار

انتخاب بهترین نرم افزار ERP همیشه برای کسب‌و‌کارها یک چالش بوده است. استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صنایع مختلف رایج است و کاربردهای مختلفی دارد. سیستم ERP برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ مفید است، این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد تا عملیات روزانه خود، از انطباق گرفته تا مدیریت پروژه را بسیار آسان‌تر مدیریت کنید. متاسفانه با وجود گزینه‌های بی‌شمار سیستم‌های نرم‌افزاری در بازار، انتخاب نرم افزار ERP مناسب برای کسب‌وکار شما می‌تواند کمی طاقت فرسا باشد.

 

بیشتر بخوانید: نرم افزار ERP چیست؟

 

اگرچه ممکن است تصور کنید که تمامی سیستم‌های ERP به صورت یکسان عمل می‌کنند، آن ها از نظر قیمت، ویژگی و کارکرد بسیار متفاوت هستند.

اگر قصد دارید که سیستم منتخبتان، فرایندهای کسب‌وکار را به طور موثر به هم متصل کند و به شما در رسیدن به اهداف کسب‌وکار منحصر به فردتان کمک کند، حتما موارد زیر را در ذهن داشته باشید تا بدانید چگونه بهترین نرم افزار ERP را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.

در ادامه، ده راهکار برای انتخاب و خرید نرم افزار ERP به شما معرفی می‌کنیم:

 

 

• هدف‌های خود را بشناسید

اولین کاری که باید برای انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب سازمانتان انجام دهید، بررسی کامل سازمان و فرایندها و در نهایت شناسایی اهدافتان است. همچنین، لازم است که گسترش و افزایش تنوع برنامه‌های آینده را نیز در نظر بگیرید.

بسته به نوع کسب‌وکاری که در حال اداره آن هستید، اهداف شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• افزایش سرعت تحویل کالا به مشتری
• کاهش هزینه‌های انبار
• بهینه‌سازی سطوح موجودی
• بهبود جریان نقدی
• افزایش رضایت مشتری

 در حین مشخص کردن اهداف کسب‌وکارتان، مشارکت کارمندان در این موضوع را فراموش نکنید.

نظرات ذی‌نفعان شما نه تنها برای انتخاب نرم افزار ERP مناسب بسیار مهم است، بلکه می‌تواند تاثیراتی در دستیابی به یک عملیات روان و راه اندازی سریع‌تر نرم افزار داشته باشد.

• نیازهای منحصر به فردی که با ERP قابل حل هستند را مشخص کنید

پس از مشخص کردن اهدافتان، وقت آن است که دلایل نیاز به بهترین نرم افزار ERP را مشخص کنید. اغلب کسب‌وکارها سیستم ERP را بر اساس قیمت، محبوبیت یا تبلیغات موجود در بازار انتخاب می‌کنند. با این حال، بهتر است تا حد ممکن از این رویکرد اجتناب کنید. معمولا اینگونه سیستم‌ها به دلیل سفارشی نبودن، مناسب کسب‌وکارتان نیستند. شما باید نرم افزاری با ویژگی‌های خاص را انتخاب کنید که با نیازهای کسب‌وکار شما مطابقت دارد. به این ترتیب، شما قادر به یافتن فرصت‌هایی برای کاهش هزینه‌های سربار، جمع‌آوری الزامات گزارش‌دهی، و افزایش بازده گردش کار خواهید بود. همچنین ممکن است این رویکرد به شما کمک کند تا از بازگشت سرمایه و دیگر مزایای بلندمدت بهره‌مند شوید.

• بودجه تعیین کنید

پیاده‌سازی نرم افزار ERP مناسب در کسب‌وکار شما نیاز به یک سرمایه‌گذاری بزرگ دارد. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه‌های صدور مجوز نرم‌افزار، سخت‌افزار، نگهداری و آموزش باشد.

با وجود این که سیستم ERP می‌تواند مزایای متعددی مانند بهبود رضایت مشتری، کاهش ضایعات، و افزایش کارایی را برای کسب‌وکار شما فراهم کند، تعیین بودجه برای این نوع سرمایه‌گذاری مسئله‌ای حیاتی است. تعریف اهداف و تعیین یک بودجه واقع‌بینانه به شما کمک خواهد کرد تا نرم افزار ERP مناسب را برای پیاده‌سازی در کسب‌وکار خود را پیدا کنید.

• نوع نرم افزار ERP که باید در نظر بگیرید را بشناسید

این روزها انواع مختلفی از راهکارهای ERP در بازار موجود است. اگر نمی‌دانید چه چیزی برای کسب‌وکار شما بهتر است، در اینجا برخی از گزینه‌هایی که می‌توانید از بین آن‌ها انتخاب کنید ذکر شده است.

• نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS): نرم افزار Software as a Service یا به اختصار (SaaS)، راهی برای ارائه برنامه‌های کاربردی از طریق اینترنت به عنوان یک سرویس است. با یک اتصال اینترنت پایدار، این راهکار ERP می‌تواند در هر کجا و هر زمان که بخواهید قابل دسترسی باشد.
• نرم افزار میزبان:  شما باید این نرم افزار ERP را بر روی سرورهایی که ممکن است مالکشان باشید یا اجاره‌ای باشند، نگهداری کنید. شما می‌توانید این نمونه از نرم‌افزار را به اینترنت متصل کنید تا به راحتی همه چیز را تحت نظر داشته باشید.
• نرم افزار تحت وب On-Premise: این نوع نرم افزار، در سخت‌افزار مکان فیزیکی خود کنترل و نصب و معمولا توسط فروشندگان پشتیبانی می‌شود.

• روی ارائه‌دهندگان نرم‌افزار ERP تحقیق کنید

در حال حاضر، فروشندگان متعددی وجود دارند که می‌توانید به آن‌ها اعتماد کنید؛ با این حال ممکن است همه آن‌ها به کار شما نیایند. بنابراین حتما فروشندگان مورد نظر خود را فیلتر کنید تا از تماس‌های تلفنی بی‌پایان و بروشورهای آنلاین در امان بمانید.

خوشبختانه، چندین نکته کلیدی وجود دارد که به شما اجازه می‌دهد محدوده انتخابتان را کوچکتر کنید و زمان انتخاب فروشنده بهترین نرم افزار ERP را برای خود کاهش دهید.

تجربه صنعت: سابقه فروشنده مورد نظر خود را بررسی کنید. اینکه چند سال در صنعت سابقه دارند و یا در چه سطحی فعالیت می‌کردند را در نظر بگیرید. اگرچه کار کردن با یک فروشنده ERP جدید مشکل آنچنانی ندارد، اما کنار آمدن با قابل اعتمادترین و باتجربه ترین فروشندگان همیشه عاقلانه‌تر است. شرکت راهکار نوین سیاق، با بیش از ۲۵ سال سابقه در زمینه تولید و طراحی و تولید نرم‌افزار در کنار شما است.

شهرت: مطمئن شوید که فروشنده سیستم ERP منتخب شما، از اعتبار و کیفیت بالایی برخوردار است. برای اینکه بدانید یک فروشنده معتبر است یا خیر، حتما نظرات آنلاین درباره آن‌ها را بخوانید. چنین بررسی‌هایی به شما دید بازتری از کیفیت خدمات و دیگر تجربه‌های مشتریان می‌دهد.

تکنولوژی: وقتی صحبت از انتخاب بهترین نرم افزار ERP می شود، انتخاب یک ارائه دهنده با فناوری‌های پیشرفته بسیار مهم است. در دنیای تجارت امروز، فناوری پیشرفته می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک زیادی کند. بنابراین، اگر فروشنده مورد نظر شما همچنان از فناوری‌های قدیمی استفاده می‌کند، بهتر است با فروشنده‌ای که از فناوری به‌روز استفاده می‌کند توافق کنید.

• قیمت ها  را مقایسه کنید

پس از انتخاب بهترین نرم افزار ERP ممکن، وقت آن است که تصمیم نهایی خود را در مورد بودجه‌ای که تعیین کرده‌اید بگیرید و از قیمت نرم افزارها مطلع شوید. به یاد داشته باشید که اطلاعاتی دقیق از مشخصات آموزش، پیاده‌‌سازی، تعداد کاربر همزمان، مجوز نرم افزار و هزینه‌های جانبی را از ارائه دهنده نرم افزار درخواست کنید. تفکیک هزینه باید در قرارداد لایسنس نرم افزار لحاظ شود. از کمک‌های دولتی نیز خبر داشته باشید تا فرصت‌ها را برای کسب‌وکارتان از دست ندهید. خبر خوب این است که راهکار نوین سیاق برای کمک به کسب و کارها سه ماه پشتیبانی رایگان ارائه می‌دهد.

• قبل از خرید نرم افزار حتما نسخه دمو را امتحان کنید

انتخاب نرم افزار ERP مناسب پس از مشاهده نسخه دمو بسیار آسان‌تر است. با استفاده از نسخه‌های دمو، متوجه خواهید شد که ERP مورد نظرتان چگونه کار می‌کند و رابط کاربری آن چقدر آسان است.

بهره مندی از نسخه‌های دمو به شما این امکان را می‌دهد تا با نماینده فروشنده برای اجرای نرم افزار ملاقات کنید. این می‌تواند شانس شما برای پرسیدن سوالات خاص‌تر و ملاقات با تیمی باشد که در طولانی مدت با آن ها همکاری نزدیکی خواهید داشت.

• ویژگی‌ها و عملکردهای نرم‌افزار را در نظر بگیرید

هنگام انتخاب بهترین نرم افزار ERP، نکته دیگری که باید به آن توجه کنید، ویژگی‌ها و ماژول‌هایی است که کسب‌وکار شما نیاز دارد. بسیاری از سیستم‌های ERP می‌توانند کارهای مختلفی انجام دهند، بنابراین اطمینان حاصل کنید سیستمی که انتخاب می‌کنید به خوبی برای عملکرد مورد نیاز شما بهینه سازی شده باشد. به عنوان مثال، اگر خدمات مالی خود را در اولویت قرار داده‌اید، اطمینان حاصل کنید که ERP شما دارای ماژول‌های حسابداری قوی، مانند نرم افزار صورت‌های مالی و نرم افزار اموال و داریی ثابت است. برخی از ماژول‌ها برای جنبه هایی مانند مدیریت زنجیره تامین و موجودی عالی هستند، اما تنها در صورتی که نرم افزار نیازهای حیاتی شرکت شما را برآورده کند.

مقایسه ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم ERP یکی از راه‌های دستیابی به ایده بهتر از بازگشت سرمایه است. این فرآیند همچنین ممکن است به شما کمک کند تا مزایا و معایب هر سیستمی را شناسایی کنید. علاوه بر این، مطلع می‌شوید که آن‌ها چه ارزشی می‌توانند به کسب‌وکار شما بیفزایند و چه کاری می‌توانند برای بهبود سازمان شما انجام دهند.

• سازگاری و یکپارچگی با سیستم فعلی خود را بررسی کنید

نرم افزار ERP از یک پلتفرم واحد برای ساده‌سازی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کند. به همین دلیل، یا باید نرم افزار ERP مورد نظر خود را در سیستم فعلی خود ادغام کنید یا به‌طور کلی آن را برای جریان داده بهتر جایگزین کنید. به عنوان مثال، سیستم یکپارچه ERP و CRM می‌تواند معجزه‌ای در کسب‌وکار شما باشد.

اگر نرم افزار ERP انتخابی شما با سیستم‌های دیگر ادغام نشود، می‌تواند باعث مشکلاتی از قبیل افزایش هزینه‌های نیروی کار، انتقال داده ها و موانع در فرایندهای کسب‌وکار شود.

• به جز هزینه ها،‌ بازگشت سرمایه (ROI) را نیز در نظر بگیرید

در هنگام انتخاب بهترین نرم افزار ERP، تنها نباید قیمت و سرمایه گذاری را در نظر بگیرید. همیشه به یاد داشته باشید که بهترین و جامع‌ترین سیستم ERP  باعث کارایی و سود کسب‌وکار می‌شود. ممکن است در صورت انتخاب نرم افزارهای ERP ارزان‌تر و اقتصادی‌تر متحمل هزینه‌های بیشتری در کسب‌وکارتان شوید.

• تیم ماهری را برای پیاده سازی انتخاب کنید

با در نظر گرفتن این موضوع، ممکن است بخواهید با ارائه دهندگان خدمات مدیریت شده قابل اعتماد همکاری کنید تا در فرایند پیاده‌سازی سیستم ERP خود به شما کمک کنند. این ارائه دهندگان با ارسال یک تیم ماهر در شروع کار با نرم‌افزار ERP به شما کمک خواهند کرد.

 

با دنبال کردن مراحل بالا، نه تنها در انتخاب بهترین نرم افزار ERP مشکلی نخواهید داشت، بلکه نرم‌افزاری را خواهید یافت که در بلند مدت به رشد کسب‌وکار شما کمک خواهند کرد. حتی اگر انتخاب نرم افزار ERP مناسب فرایندی دلهره‌آور باشد، زمان، تلاش و سرمایه‌گذاری شما همگی ارزشش را خواهند داشت. برای اطلاع از مناسب‌ترین نرم افزار ERP، با مشاورین سیاق در ارتباط باشید.