رویکرد ERP در سیاق در اجرای پروژه‌های بزرگ نرم‌افزاری

تجربه سال‌های متمادی در استقرار نرم‌افزارها برای شرکت‌های بزرگ ایرانی، این شرکت را به روش اجرای خاصی از پروژه‌‌ها هدایت کرده است که اصطلاحا آن را رویکرد ERP می‌نامیم.

نکات و متغیر‌های پیش فرض که ما را به این روش اجرایی سوق داده اند موارد ذیل هستند:

با وجود مشخص بودن استانداردهای اجرای پروژه‌های ERP، تعاریف در بازار ایران برای آن‌ها کمی متفاوت‌تر تعیین و عرف شده است. تفاوت و کیفیت محصولات نرم‌افزاری به سادگی قابل احصا نیست و به همین دلیل، تصمیم‌گیری از نگاه مدیریتی از متغیرهایی مانند ادعا، قیمت (کم یا زیاد)، حجم و بزرگی شرکت ارائه دهنده، کیفیت ارائه و معرف تاثیر بیشتری می‌گیرد تا از کیفیت محصول و استانداردها.
استقرار نرم‌افزار در یک سازمان چالش‌های زیادی را در جریان کار سازمان ایجاد می‌کند. جنس چالش‌ها اکثرا اجبار به ایجاد نظم است که طبیعتا در بدنه سازمان نسبت به انجام آن مقاومت وجود خواهد داشت.
نرم‌افزارها در شرکت‌های بزرگ پس از انتخاب و خرید به سادگی قابل تعویض نیستند. داده‌های وارد شده در نرم‌افزار و چالش استقرار مجدد و کانورت داده‌ها و... باعث این پیچیدگی می‌شود.
معمولا تجربه‌های متعدد نه چندان موفق در تمام شرکت‌های بزرگ در خصوص نرم‌افزار اتفاق افتاده است که ذهنیت مدیران از آن‌ها تاثیر می‌گیرد.
اتصال واحدها به همدیگر و یکپارچگی در نرم‌افزارها به معنی کمتر کردن اختیارات و بیشتر شدن کنترل و قواعد در بین مدیریت میانی سازمان است. با وجود مزایای فراوان در برخی موارد مدیران میانی این محدودیت‌ها را در واحدهای خود ترجیح نمی‌دهند.
استفاده از ظرفیت‌های پروسه محوری مزایای زیادی دارد که سازمان‌ها دنبال آن هستند. ولی پیش‌نیاز BPMS استقرار درست سیستم‌های یکپارچه است. عدم رعایت این پیش‌نیاز در خیلی از پروژه‌ها اتفاق می‌افتد و باعث شکست پروژه‌هایBPMS می‌شود.

در رویکرد ERP سیاق

مکانیزاسیون نرم‌افزاری با نگاه به وضعیت و انتظار فعلی سازمان شروع و برنامه ریزی و اجرا می‌شود ولی ظرفیت ارتقا و توسعه در پله‌های بالاتر سازمانی در همین زیر ساخت با توجه به ارائه محصول بر بستر ERP سیاق به شکل جامع دیده می‌شود.

عطف به نکات فوق و الزامات و استانداردهای اجرای پروژه‌های ERP شرکت راهکار نوین سیاق روش اجرایی رویکرد ERP را به مشتریان خود پیشنهاد می‌دهد. در این روش:

معمولا جمع‌آوری ناگهانی نرم‌افزارهای قبلی سازمان و جایگزینی آن‌ها، هزینه و چالش‌های غیر قابل تحملی را به کسب و کارها تحمیل می‌کند. بر همین اساس، حرکت در مسیر مکانیزاسیون نرم‌افزاری در قالب یک پروژه جامع ولی به شکل پله پله تعریف می‌شود.
معمولا تمام حوزه‌های سازمان‌ها (مالی، اداری، صنعتی، لجستیک و...) در یک سطح نیستند. برنامه‌های عملیاتی سازمان‌ها در هر حوزه‌ای باید به نسبت وضعیت جاری آن حوزه تدوین گردد. مثلا ممکن است تجربه حوزه‌های اداری و گردش نامه به شکل پروسه محور موجود باشد ولی هیچ فعالیتی در حوزه صنعت و گردش کار تولید انجام نشده باشد. چینش پروژه نسخه ویژه‌ای بر اساس وضعیت همان سازمان است.

رعایت پیش نیازها و الزامات اولیه مهم و غیر قابل اغماض است: استقرار سیستم حسابداری به عنوان مغز این نظام، سیستم انبار قلب آن و سیستم تشکیلات جزو مهم‌ترین فازهای پروژه است. صحت استقرار و عملکرد این چند سیستم پیش نیاز ایجاد ساختار عملکرد درست بقیه سامانه‌ها است.

نظام گردش اطلاعات و استفاده از نرم‌افزار در کسب و کارها از نظر سیاق در سطوحی طبقه‌بندی می‌شود که در شکل ذیل آمده است. لازم به ذکر است حوزه‌های مختلف سازمان ممکن است در سطوح مختلفی باشند.

سازمان دستی
1. رویدادهای مالی و اداری سازمان در اسناد کاغذی ثبت و بایگانی می‌شود و مدیران سازمان در قالب گزارشات مدیران پایین دستی از وضعیت سازمان مطلع می‌شوند.

سازمان جزیره‌ای در ماژول‌ها
1. بخش‌های پرکار سازمان مانند واحد حسابداری و فروش و... نرم‌افزارهایی را عملیاتی و استفاده می‌کنند ولی رابطه بین واحدهای سازمانی باز هم با ثبت و ضبط و گزارشات کاغذی است.

سازمان جزیره‌ای در حوزه‌ها
1. در حوزه مالی، حوزه اداری و حوزه نیازهای خاص چند ماژول نرم‌افزاری به شکل یکپارچه عملیاتی شده است ولی به طور مثال ارتباطی بین حوزه اداری و احکام با حوزه مالی و فیش حقوقی و سایر نرم‌افزارهای کاربردی وجود ندارد.

سازمان یکپارچه - MIS
1. همه نیازهای سازمان به شکل یکپارچه، در دل یک نرم‌افزار جامع عملیاتی و در حال استفاده است.

سازمان فرایند محور - BPMS
1. سازمان یاد گرفته است به جای اینکه به نرم‌افزار به عنوان یک ابزار ثبت و نگهداری و گزارش گیری داده‌ها نگاه کند از نرم‌افزار در جهت مدیریت بهتر جریان کارها و نگاه فرایندی به کسب و کار انتظار داشته باشد و در جهت سادگی و سرعت و دقت از ابزار BPMS استفاده کند.

سازمان بهره ور - ERP
1. علاوه بر انتظار گردش سهل و درست، انتظار انطباق نرم‌افزار با نیازهای سازمان به نحوی که تغییرات و جریان‌های نرم‌افزاری در جهت کمک به بهره‌وری و انجام کم هزینه جریان کارها و ایجاد ظرفیت توسعه باشد وجود دارد.

سازمان هوشمند
1. نرم‌افزار یاد گیرنده که نظام‌های گردش اطلاعات و پروسه‌های سازمانی را رصد کرده، یاد گرفته و ارتقا و ایجاد روال‌های بهره‌ور تر را در سازمان پیشنهاد می‌دهد.

لازم به ذکر است که نرم‌افزار ماهیتاً برای جریان کار جاری و جریان کار سال‌های آتی سازمان خریداری و مستقر شده و داده‌های سازمان بر روی آن منتقل می‌شود. بی نیازی سازمان از قابلیت‌ها یا تکنیکی از نرم‌افزارها در حال حاضر به معنای بی‌نیازی سازمان در آینده نیست.

ارتقا سازمان به هر یک از سطوح ذکر شده در طبقه‌بندی فوق، در مدت کوتاهی باعث ایجاد انتظار از قابلیت‌ها و مزایای سطوح بالاتر خواهد شد. لذا لازم است نرم‌افزار انتخابی در یک سازمان رو به رشد امکان ارائه تمام قابلیت‌ها و نیازهای سطوح فوق را داشته باشد.

نرم‌افزار سیاق قابلیت اجرا و ابزارهای نرم‌افزاری لازم برای ارتقا سازمان شما تا لایه سازمان بهره‌ور را داراست و آن‌ را به شما پیشنهاد می‌کند.

جریان انجام کار در رویکرد ERP سیاق

در قدم اول گروه نرم‌افزاری سیاق با بررسی وضعیت جاری مشتری و تهیه پروپوزال مناسب در کنار سازمان شما قرار گرفته و برای حرکت پله به پله در مسیر طبقه‌بندی شده فوق، پیشنهاد اجرایی ارائه می‌کند.
تصویر کلی از مسیر حرکت پروژه و هدف گذاری‌ها و دستاوردها تدوین و با مدیران سازمان مورد بررسی و تایید قرار می‌گیرد.
تیم‌های استقرار و تیم‌های توسعه بسته به چینش پروژه در بخش‌های مختلف سازمان کار عملیاتی را شروع می‌کنند.
کمیتهERP در محل مشتری شکل می‌گیرد که تعیین اولویت‌های کسب و کار، نظارت بر انجام، تعامل با مدیران میانی سازمان و ارجاع بازخوردها و نظریات به کارشناسان سیاق دور یک میز مدیریت می‌شود.
هر پله‌ای در هر بخشی از سازمان پس از انجام، مدتی را برای راهبری، ته نشین شدن تجربه و ایجاد فرهنگ سازمانی تخصیص می‌دهد.
جریان استقرار ماژول‌ها، ایجاد پروسه‌ها و سپس بومی سازی و اختصاصی سازی، در صورت لزوم در بخش‌های مختلف سازمان به صورت موازی حرکت می‌کنند. این جریان‌ها در هر مسیری که به نقطه دلخواه کارفرما می‌رسند تحویل و پس از آن نگهداری می‌شوند.

حتی در صورت ارائه یک پکیج یکپارچه نرم‌افزاری فقط در یک حوزه قابلیت ارتقا نرم‌افزار شما را در آینده به کارکردهای BPMS و ERP و بومی سازی بدون تحمیل هزینه‌های مضاعف، تغییر نرم‌افزار، کانورت داده و... در سامانه‌های سیاق در نظر گرفته شده است.