میز کار الکترونیک سیاق و فلسفه offixe automation به معنی ارتقا سطح کاربری نرم افزار در یک سازمان است به نحوی که تمام کارهای مربوط به یک پست سازمانی با کمک کارتابل قابل انجام باشد.

مفهوم Offixe Automation

در چند سال گذشته تجربه Office Automation به معنی گردش نامه‌ها بدون استفاده از کاغذ (Letter Less) و به صورت الکترونیکی در سازمانها وجود دارد. در مقابل سیاق مفهوم جدیدی به نام “میز کار الکترونیک” ارایه کرده است که به معنای گردش هر نوع ماهیت اعم از نامه ، جریان های کاری و فرم های موجود در ماژول های مختلف نرم افزار ، در سازمان می باشد ؛ به نحوی که برای انجام امور مختلف در سطح سازمان ضمن امکان کنترل سطوح دسترسی و امنیتی وظایف و کارهای هر پست سازمانی در کارتابل و میز کار الکترونیک مرتبط با آن انجام و نیاز به استفاده از کاغذ وجود نداشته و به سمت سازمان بدون کاغذ یا (Paper Less) سوق پیدا کنیم.

اجرای BPMS به معنی نگاه فرآیند محور به جریان کار و گردش اطلاعات در سازمان است. نکته مهم این است که در این نگاه الزام وجود سیستم های یکپارچه و گردش اطلاعات سازمان به شکل MIS یک پیش نیاز است و اجرای پروسه ها بر بستر workflow engine سیاق در حقیقت از سرویس های نرم افزارهای پایه ای و موجود در MIS سازمان استفاده کرده و بر روی آنها جریان کار را شکل می دهد.

مزیت میز کار الکترونیک وقتی محقق میشود که :

روندهای کاری در سازمان تدوین و اجرایی شود.

هر گونه نیاز به ثبت، تایید، ارایه نظر و یا دستور، تصمیم گیری یا اطلاع از هر ماهیتی به واسطه کارتابل کاری؛ در یک پست سازمانی انجام شود.

گردش ماهیت در OffiXe Automation

چند نمونه از ماهیتهایی که میتوانند توسط سیستم OffiXe Automation سیاق در سازمان گردش داشته باشند

مدیریت مالی

تایید صدور اسناد مالی
استعلام مغایرت یا اصلاح حساب
خزانه و دریافت و پرداخت
درخواستهای پرداخت وجه یا صدرو چک
جریان ثبت و تایید اسناد تنخواه

بودجه

درخواست تامین یا تصویب یا پرداخت اعتبار
استعلام و اخذ تاییدهای مربوط به بودجه

مدیریت تامین (خرید یا برونسپاری)

پیاده سازی جریان درخواست کالا دستور خرید و خرید و برگ ارسال انبار و …
استعلامهای خرید و جریانهای برگذاری مناقصات
دستورات شارژ انبار

مدیریت سرمایه های انسانی

صدور احکام و حکم متمم و ارتقا رتبه و مدرک تحصیلی و تعداد فرزند و…
کنترلهای تردد و ابلاغ حکم و حقوق و وضعیت کارکرد طی ماه
جریانهای خدمات رفاهی و وام و تخصیص و…
جریانهای جذب و استخدام و آموزش و…
درخواستهای ماموریت و مرخصی و ...

مدیریت قرادادها

عقد قرارداد و تایید ضمانت نامه و پیش پرداخت و…
جریانهای صورت وضعیتهای پیمانکارها

مدیریت انبار

درخواست های شارژ انبار و تامین کالا های مصرفی
جریانهای انبارش کالا و تاییدات ورود و خروج کالاها

نمونه‌ای از گردش کار درخواست وجه

عطف به قرارداد پیمانکاری درخواست پرداخت وجه از مدیر مربوطه انجام می شود. مدیر مربوطه ضمن دریافت این درخواست در کارتابل خود قابلیت های ذیل را در کارتابل در اختیار دارد :

اطلاع از وضعیت بودجه و تامین اعتبار قرارداد مذبور
اطلاعات از وضعیت انجام کار و گزارشات پیمانکار یا ناظر و مشاور و…
اطلاع از وضعیت بدهکاری و بستانکاری پیمانکار مربوطه
امکان تایید و ارسال یا عدم تایید و ثبت هامش و استعلام و ارجاعات

نمونه گردش مدارک مرکز اسناد

به طور مثال یک سند در مرکز اسناد تولید نسخه شده است و برای مسئول مربوطه جهت تایید ارجاع شده است. مسئول مربوطه ضمن اطلاع از ایجاد این موضوع ، در کارتابل روی فرم مربوطه کلیک کرده و فرم مدارک سیستم مرکز اسناد برای وی باز شده و قابلیت های ذیل را در اختیار دارد بدون نیاز به مراجعه به سیستم مرکز اسناد.

مشاهده سند جدید و امکان دسترسی به فایل سند
مشاهده نسخه های قدیمی یا ورژنهای قبلی سند
مشاهده تمام جریان رهگیری و تایید و هامش گذاری سند
وجود دکمه تایید یا عدم تایید یا برگشت دادن سند با هامش مشخص و…

نمونه گردش درخواست تامین کالا

کاربری درخواست تامین کالای مصرفی یا غیر مصرفی از واحد تدارکات را دارد. مسئول مربوطه در واحد تدارکات در کارتابل خود درخواست رسیده را مشاهده و با دابل کلیک فرم تایید درخواست را مشاهده می نماید. قابلیت های ذیل در این فرم در دسترس وی خواهند بود :

اطلاع از موجودی انبار
مشاهده وضعیت گردش کار و نظر بقیه افراد روی این درخواست
اطلاع از سفارشات در جریان خرید کلای درخواست شده
امکان تایید و ارجاع درخواست به انبار یا مسئول خرید یا عودت آن

OffiXe Automation از حرف تا عمل

سوال : تا چه حد این راهکار در سازمان ها و شرکت های ایرانی قابلیت عملیاتی شدن را دارا است؟

جواب : در سازمانهای دولتی و خصوصی بسته به نوع ماهیت و دیدگاه مدیران متفاوت بوده ولی در عین حال هر زمان مدیری قصد ایجاد بهره وری در سازمان را داشته باشد این رویکرد مناسب ترین انتخاب در حوزه گردش اطلاعات و انجام وظایف در سازمان خواهد بود. نکته امید بخش تجربه مکانیزاسیون گردش نامه در سازمانها می باشد که بستر مناسبی را برای رسیدن به سطوح بالاتر بهره وری مهیا کرده است.

مشکلات در مسیر پیاده سازی این رویکرد