بودجه ریزی عملیاتی

در سال های اخیر، مدیران اجرایی و روسای سازمان های بخش عمومی و دولتی به "بودجه ریزی عملیاتی" به عنوان یک نظام مدیریتی برای ارتقای کارایی و اثربخشی مصرف منابع سازمانی بیش از سایر روشهای بودجه ریزی توجه می کنند. زیرا نه مانند بودجه ریزی بر مبنای طرح و برنامه پیچیده است و نه مانند بودجه ریزی افزایشی، بی هدف و ناسازگار است که اجرای آن هیچ یک از اهداف سازمان را برآورده نکند.

در این نظام، اعتبارات بودجهای بر مبنای عملکرد واحدهای سازمانی در راستای تولید خروجیها (محصولات و خدمات) یا همان اهداف کوتاهمدت و یا دستیابی به پیامدها و یا همان اهداف بلندمدت، تخصیص مییابد و بدین ترتیب سازمان به سمت افزایش شفافیت در نحوه مصرف منابع برای انجام فعالیتها، تولید خروجیها و دستیابی به اهداف و استراتژیها و نیز پاسخگویی بیشتر سوق مییابد.

بودجه به عنوان بیان مالی عملیات اجرایی، مهمترین سند مالی است که دستگاههای اجرایی را در دستیابی به اهداف سند چشم انداز و انجام اثربخش وظایف خود یاری میکند. نظام بودجه ریزی عملیاتی با هدف نتیجه محوری سعی میکند تا با پیوند اعتبارات بودجهای به نتایج اقدامات به اهداف صرفه جویی، کارایی و اثربخشی بودجه دست یابد. هدف نهایی بودجهریزی عملیاتی مانی کمک به اتخاذ تصمیمات عقلایی درباره تخصیص و تعهد منابع دولتی یا بخش عمومی براساس پیامدهای قابل سنجش می باشد که نتایج قابل انتظار (عملکرد) دستگاه را در طول زمان منعکس می کند.

مجلس شورای اسلامی در بند ز تبصره یک قانون بودجه سال 1381 و جزء 2 بند ب تبصره 4 قوانین بودجه سال های 1382 و 1383 و مواد 138 و 144 قانون توسعه برنامه چهارم و نیز سایر مصوبات، دولت را ملزم کرده است که برای اصلاح نظام بودجه ریزی از روش موجود به روش هدفمند و عملیاتی و به صورت قیمت تمام شده خدمات اقدام کند.

بودجهریزی عملیاتی مانی نوعی سامانه برنامه ریزی، بودجه ریزی و ارزیابی است که بر رابطه بودجه هزینه شده و نتایج مورد انتظار تاکید میکند. بودجه عملیاتی محصول برنامه ریزی استراتژیک است که درآن تصمیمات مربوط به تخصیص بهینه منابع بر پایه نتایج پذیرفته شده و محکهای سازمانی مربوط به اهداف کلی، اختصاصی، استراتژی ها و برنامه های عملیاتی هر سازمان صورت می گیرد. بعد از تهیه برنامه استراتژیک، هر سازمانی که اعتبارات دولتی دریافت میکند، بودجه خود را طوری تهیه و تنظیم می کند که تصمیم گیری های دارای اولویت مربوط به برنامه استراتژیک خود را منعکس کند. پس تقاضای بودجه توسط سازمان، بیانگر نیازهای آن سازمان برای اجرای نتایج دارای اولویت در برنامه استراتژیک خود می باشد.

بودجهریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد سالانه و بودجه سالانه میباشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار را نشان میدهد. همچنین تائید میکند که یک هدف یا مجموعه ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینههای فعالیت، همه فعالیتهای (مستقیم و غیرمستقیم) مورد نیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریف و تعیین می کند. یک بودجه عملیاتی عبارت است از یک برنامه سالانه به همراه یک بودجه سالانه است که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان میدهد. این بدان معنی است که با میزان مشخصی از مخارج انجام شده در هر برنامه، میباید مجموعه معینی از اهداف تامین شود.

ویژگی های بودجه ریزی عملیاتی

انتظارات مشتری را با منابع قابل دسترسی سازمان تطبیق می دهد.
به جای تاکید بر یک الگو برداری اختیاری، مثل بودجه سال گذشته، بر بودجه هایی تاکید دارد که به بازده سرمایه گذاری ها توجه دارند.
یک بودجه انعظا‌ف‌پذیر را بر مبنای حجم فعالیت توسعه می دهد.
از برنامه‌ریزی پیوسته و دائمی حمایت می کند.
فعالیت های زائد و بی ارزش را در بودجه شناسائی می کند و برنامه های عملی برای حذف آنها را ارائه می دهد.
کلیه فعالیت های سازمان را با استراتژی های کسب و کار مشتری منطبق می سازد.
از اینکه درباره ایده های مشتری قضاوت و اولویت بر اساس آنها تعیین شود، پیشگیری می گردد.
فعالیت های دارای ارزش افزوده را مشخص می کند تا در سازمان برای تقویت آنها کوشش شود.
سرمایه و وقت لازم برای سرمایه‌گذاری های بحرانی در داخل سازمان را اختصاص میدهد.
نرخ ها و قیمت هایی که عادلانه،قابل دفاع و مقایسه پذیرند تعیین می کند.
درآمد ها را پیش بینی می کند.
مدیریت ظرفیت های تولید سازمانی، به ویژه ظرفیت های استفاده نشده را دنبال می کند.

استقرار سیستم بودجه ریزی عملیاتی

استقرار نظام بودجهریزی عملیاتی در هر سازمان مستلزم گردآوری اطلاعات مالی و غیرمالی فراوانی است، که نیازمند سیستم نرم افزاری مناسبی می باشد. سیستم نرم افزار بودجهریزی عملیاتی شرکت راهکار مدیریت منابع مانی وظیفه تدوین بودجه در سازمان را بر عهده دارد. این شرکت با سابقه یک ربع قرن تجربه موفق گروه نرم افزاری سیاق در ارائه راهکارهای گوناگون و محصولات به سازمان‌های مختلف، قدم در این راه گذاشته است.

در سیستم بودجه ریزی عملیاتی شرکت راهکار مدیریت منابع مانی برنامه عملیاتی سازمان را به چشم انداز، اهداف و برنامه دسته بندی کرده و برای هر برنامه می توان سناریوهای مختلفی را که شامل محصولات و خدمات متنوعی است، طراحی نمود. ارقام پیشبینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامهها و عملیات و نیز بهای آنها باشد که این مهم با کمک سیستم بهایابی مانی حاصل می شود. برای مثال در بودجه عملیاتی مشخص شود که بهای تمام شده یک دانشجوی کارشناسی رشته حسابداری چقدر باید باشد و افزایش ظرفیت این رشته چقدر هزینه و زمان نیاز دارد.

مزایای بودجه‌ ریزی عملیاتی:

به جای تاکید بر یک الگوبرداری اختیاری، مثل بودجه سال گذشته، بر بودجه هایی تاکید دارد که به بازده بهینه منابع توجه دارند.
یک بودجه انعظا‌ف‌پذیر را بر مبنای حجم فعالیت توسعه می دهد.
از برنامه‌ریزی پیوسته و دائمی حمایت می کند.
فعالیت های زائد و بی ارزش را در بودجه شناسائی می کند و برنامه های عملی برای حذف آنها را ارائه می دهد.
فعالیت های دارای ارزش افزوده را مشخص می کند تا در سازمان برای تقویت آنها کوشش شود.
سرمایه و وقت لازم برای سرمایه‌گذاری های بهینه منابع در داخل سازمان را برای تقویت آنها تخصیص می دهد.
نرخ ها و قیمت هایی که عادلانه، قابل دفاع و مقایسه پذیرند تعیین می کند.
درآمدها را پیش بینی می کند.
مدیریت ظرفیت های تولید سازمانی، به ویژه ظرفیت های استفاده نشده را دنبال می کند.
کلیه فعالیت های سازمان را با استراتژی های کسب و کار مشتری منطبق می سازد.
انتظارات مشتری را با منابع قابل دسترسی سازمان تطبیق می دهد.

سیستم بهایابی و بودجه ریزی عملیاتی از محصولات جدید شرکت راهکار مدیریت مانی است که در حال حاضر با کیفیت بالا، صحت محاسبات و امکانات نمونه مشابهی در ایران ندارد. این شرکت مفتخر است که سیستم های خود را در سازمان های مهمی به مرحله اجرا رسانده است.

چند نمونه تصویر از محیط نرم افزار: