سیستم بهایابی برمبنای فعالیت (Activity Based Costing)
در وضعیت رقابتی موجود بین شرکت ها و نیز وضعیت نامناسب بودجه و کمبود منابع در سازمان های دولتی، یکی از عوامل مهم برتری نسبت به رقبا و نیز مدیریت منابع مالی و مدیریت وجوه نقد، کاهش و مدیریت بهای تمام شده محصولات و خدمات می باشد. این مهم با کاهش و مدیریت هزینهها در سازمان و استفاده بهینه از منابع و امکانات حاصل می شود. اما در حال حاضر، به دلیل ضعفهای موجود در سیستمهای به کارگرفته شده در سازمان ها، دسترسی به این اطلاعات ممکن نیست. طبق اصول و روشهای حسابداری مدیریت استراتژیک، یک سازمان نیازمند سیستمی است که اطلاعات مدیریت را فراهم سازد و علاوه بر عدم پیچیدگی، کم هزینه بوده و بیشترین اطلاعات از فرآیندها، فعالیتها وخدمات را به مدیران ارائه دهد.
از سوی دیگر مجلس شورای اسلامی در بند «ز» تبصره «یک» قانون بودجه سال 1381 و جزء 2 بند «ب» تبصره 4 قوانین بودجه سال های 1382 و 1383 و مواد 138 و 144 قانون توسعه برنامه چهارم و نیز مقررات دیگر، دولت را ملزم کرده است که برای اصلاح نظام بودجه ریزی از روش موجود به روش هدفمند و عملیاتی و به صورت قیمت تمام شده خدمات اقدام کند.
شرکت راهکار مدیریت منابع مانی با طراحی سیستم های بهایابی و بودجه ریزی عملیاتی در تحقق این مهم به یاری سازمانها و مراکز دولتی شتافته شده است. سیستم بهایابی مانی با کمک روش بهایابی ABC یا همان بهایابی برمبنای فعالیت، یا بهای تمام شده محصولات و خدمات سازمان را محاسبه می نماید. البته شرکت های خصوصی نیز به راحتی می توانند بهای تمام شده محصولات، خدمات و پروژه های خود را بوسیله ماژول بهایابی بر مبنای فعالیت محاسبه نمایند.
در سیستم بهایابی مانی، هزینهها از منابع به فعالیتها و از فعالیتها به اهداف عملکردی سازمان مانند محصولات و خدمات تخصیص می یابد. این سیستم از جمله سیستمهای مدرن بهایابی محصولات و خدمات است که نیاز شرکتها و سازمانها در جهت محاسبه دقیق و صحیح بهای تمام شده محصول، بهبود کیفیت فرایند تولید، حذف فعالیتهای زائد، شناسایی فعالیتهای ارزشمند و سنجههای هزینه و تعیین راهبردهای تجاری را تامین می نماید.
سیستم بهایابی مانی به شناسایی و حذف فعالیتهایی میپردازد که هزینه محصول را بالا میبرند، بدون آن که ارزش افزودهای برای محصول ایجاد نماید. هزینههای بدون ارزش افزوده، هزینه آن گروه از فعالیتهایی است که میتوان آن را حذف کرد، بدون آنکه در کیفیت عملکرد، خدمات یا ارزش آن تغییری ایجاد شود. سیستم بهایابی بر مبنای فعالیت، از لحاظ مفهومی دقت در تخصیص هزینههای غیرمستقیم یعنی هزینههای سربار را که مستقیماً قابل ردیابی به محصول نبوده اما قابل ردیابی به فعالیتهاست، را افزایش میدهد.
برخی از قابلیت های سیستم بهایابی
تعاریف پایه و ایجاد مدل های هزینه :
- تعریف اقلام هزینه و منابع (Resource)
- تعریف فرآیندها و فعالیتها (Activity)
- تعریف خدمات، برنامهها و /اهداف راهبردی (Cost Object)
- قابلیت تعریف ماژولهای بیشتر در جهت شخصی سازی مدل هزینه
- تعریف محرک منابع (Resource Driver)
- تعریف محرک فعالیت (Activity Driver)
- استفاده از ویرایشگر فرمول توسط کاربر جهت تعریف محرکهای محاسباتی
- تعریف سازمانها و واحدهای وابسته
- تعریف سناریوهای متنوع هزینهای
- تعریف دورههای زمانی مختلف جهت محاسبات مدل
- تعریف ویژگیهای فعالیتها، موضوعات هزینه و اقلام هزینه
انتساب ها
- انتساب منابع به فعالیتها
- انتساب فعالیتها به موضوعات هزینه
- انتساب فعالیتها به فعالیتهای دیگر
- انتساب هزینههای مستقیم به موضوعات هزینه
- انتساب فعالیتها به خدمات
- انتساب خدمات به برنامهها
- انتساب برنامهها به اهداف راهبردی
- انتساب مجدد منابع (Resource Reallocation)
- قابلیت انتساب هزینه بین سازمانها
- قابلیت انتساب هزینه بین ترکیبات هزینهای
موتورهای محاسباتی (Calculation Engine)
- محاسبه بهای تمام شده فعالیتها، خدمات، برنامهها و اهداف راهبردی
- محاسبه بهای تمام شده یک واحد خدمت ارائه شده/ یک واحد محصول تولید شده
- محاسبه هزینه سربار هر فعالیت
- محاسبه هزینه مستقیم هر فعالیت
- تسهیم هزینه ها با روش دوطرفه ریاضی – Reciprocal Allocation
- بخش مدیریت منابع درآمدی
- تعریف سرفصلهای درآمدی
- تعریف سناریوهای مختلف درآمدی
- محاسبه درآمد در سناریوهای مختلف و دورههای زمانی انتخاب شده
- قابلیت کپی یک سناریو به سناریوهای مختلف
- تحلیل سناریوهای مختلف با استفاده از روش What-If Analysis
- ارائه تحلیلهای ردیابی (Traceability)
- قابلیت طراحی و اجرای مدلهای مختلف هزینهیابی علاوه بر هزینهیابی بر مبنای فعالیت برای مواجهه با محیطهای مختلف کاری و تجاری
مراحل اجرای سیستم بهایابی
هنگام اجرای این سیستم باید سعی شود هزینههای مستقیم و غیرمستقیم مربوط به اهداف هزینه به صورت دقیق مشخص شود. اهداف هزینه همان هدف نهایی سیستم است که تعیین بهای تمام شده محصول، خدمت، مشتری و غیره میباشد. هزینههای مستقیم به تسهیم نیازی ندارند و مستقیما به اهداف هزینه اختصاص مییابند. اما هزینههای غیرمستقیم (سربار) باید به دقت بررسی و دسته بندی شوند و تا آنجا که ممکن است این هزینهها را از حالت کاملا غیرمستقیم به نسبتا مستقیم تبدیل نمود. باقیمانده هزینههای سربار که قابلیت تبدیل به هزینههای مستقیم را ندارند، باید در نهایت به اهداف هزینه تسهیم نمود.
این سیستم دارای مراحل زیر میباشد:
گام اول: تعیین هزینههای مستقیم
- شناسایی اهداف هزینه: موضوع هزینه عبارتست از آنچه که یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت در پی اندازهگیری آن میباشد. محصول، خدمت، مشتری و غیره
- شناسایی هزینههای مستقیم (مواد اولیه، کار مستقیم و غیره) مربوط به اهداف هزینه
گام دوم: تخصیص هزینه منابع به فعالیتها (تخصیص اولیه)
- شناسایی فعالیتهای مربوط: مجموعه کارهایی که در سازمان انجام میشود و شامل اقدامات، حرکات و جزییات کار است.
- شناسایی منابع مربوط به هر فعالیت: منابع سازههای اقتصادی هستند که برای انجام فعالیتها مصرف میشوند.
- شناسایی سنجههای هزینه منابع: سنجه هزینه معیاری است که بوسیله آن منابع مصرف شده بابت هر فعالیت تعیین میشود.
- تخصیص هزینه غیرمستقیم منابع به فعالیتهای شناسایی شده: بر اساس سنجههای هزینه انجام میشود.
گام سوم: تخصیص هزینه فعالیتها به اهداف هزینه (تخصیص ثانویه)
- تشکیل مخزن فعالیت: از تجمع چند مرکز فعالیت که معمولا دارای فعالیت همگن هستند بدست میآید.
- تعیین سنجه هزینه مربوط به فعالیتها: این سنجههای هزینه چگونگی افزایش هزینههای مرتبط با اهداف هزینه را بر اثر تغییر فعالیتها اندازهگیری میکند.
- تسهیم هزینه به عنوان فعالیت به اهداف هزینه: با کمک سنجههای بالا صورت میپذیرد.
گام چهارم:
- محاسبه نرخ سربار هر واحد از اهداف هزینه
- محاسبه هزینههای مستقیم و غیرمستقیم اهداف هزینه
گام پنجم:
- محاسبه بهای تمام شده محصول/خدمت به تفکیک
- استخراج انواع گزارشات مورد نیاز
مزایای سیستم بهایابی
- شناسایی و محاسبه دقیق بهای تمام شده و در نتیجه سود ناخالص هر محصول/خدمت
- تفکیک فعالیتهای دارای ارزش افزوده از فعالیتهای فاقد ارزش افزوده، در نتیجه امکان حذف فعالیتهای بیفایده که با این کار میتوان برنامههای سازمان را به سمت محصولات و خدمات سودآور گسترش داد.
- امکان تهیه و ارائه بودجههای صحیح
- این سیستم با استفاده از ردیابی هزینههای عملیاتی به فعالیتهای خدماتی و پشتیبانی، اطلاعات اقتصادی مهم و حیاتی را جهت تصمیمگیری مدیران فراهم میکند.
- سیستم بهایابی مانی بر اندازهگیری هزینههای ناشی از ظرفیت تاکید دارد، سیستمهای سنتی نه تنها در اندازهگیری هزینههای ظرفیت بلا استفاده ناتوان است بلکه در واقع این هزینهها را از مدیران پنهان میکنند.
- با استفاده از سیستم بهایابی مانی کارایی و اثربخشی ناشی از ترکیب بهتر محصولات/خدمات و تاکید بر پیشرفت و ترقی آنها به دست میآید.
- امکان کنترل دقیق عملیات کنونی شرکت و برنامهریزی موثر برای آینده
- امکان ارزیابی صحیحتر عملکرد مالی و عملیاتی مدیران
- بهبود مستمر سازمان
اهداف سیستم بهایابی
- فراهم کردن اطلاعات درباره فعالیتها با هدف حذف فعالیتهای اضافی
- فراهم کردن اطلاعات درباره فعالیتهای بدون ارزش افزوده و کاهش هزینهها از طریق حذف این فعالیتها (در صورت امکان)
- فراهم کردن اطلاعات برای کارشناسان طراح به منظور انتخاب طرح محصول/خدمت با بالاترین کیفیت و پایینترین هزینه
- فراهم کردن اطلاعات درباره انتخاب بازار
- فراهم کردن اطلاعات به منظور تدوین راهبرد قیمت گذاری
- فراهم کردن اطلاعات و محاسبه دقیقتر هزینه و سودآوری محصولات/خدمات
- محاسبه بهای تمام شده محصولات و خدمات سازمان ها و شرکت ها بر اساس آخرین روش های جهانی شناخته شده
- فراهم کردن انواع گزارشات بهایابی مورد نیاز مدیریت
چند نمونه از تصاویر نرم افزار بهایابی