نحوه صدور و ویرایش سند در حسابداری تعهدی چگونه است؟

صدور و ویرایش اسناد تعهدی :

بعد از وارد کردن اطلاعات پایه باید شروع به ثبت سند نمایید در این قسمت شما گردش ها و بدهکاری و بستانکاری معین و تفصیلی های تعریف شده را انجام می دهید

برای ثبت اسناد به حسابداری فرم صدور و ویرایش اسناد تعهدی بروید

دقت داشته باشید در سیاق سطحی که برای آن سند ثبت می کنید معین است

قبل از ورود به برنامه ابتدا نوع سند حسابداری خود را مشخص نمایید

1)نوار ابزار

کارایی هرکدام از گزینه های پیش رو در ادامه توضیح داده خواهد شد

  سند جدید: از این گزینه برای خالی کردن فرم سند حسابداری و ثبت یک سند جدید استفاده می شود(ctrl+n)

  باز کردن سند: با انتخاب این گزینه می توانید اسنادی که قبلا ثبت کرده9 اید را انتخاب کنید و ریز آن را مشاهده کنید(ctrl+o)

دقت داشته باشید در این فرم به شکل پیش فرض صرفا 100 تا از اسناد ثبت شده نمایش داده می شود و برای نمایش بیشتر آن سند را در یکی از ستون ها جستجو نمایید

  ثبت سند یادداشت: این گزینه سند را به صورت یادداشت ثبت می کند(f8)

دقت داشته باشید سند یادداشت تاثیری در گزارشات و مانده آن حساب ها ندارد

  سند موقت: در صورتی که سندرا موقت ثبت نمایید در سیستم گزارشات تاثیر خواهد داشت و به عنوان یک سند حسابداری موثر شماره می گیرد و ثبت می شود می توانید از آن روکش سند حسابداری تهیه کنید(ctrl+f9)

 الحاقات سند: این گزینه برای الحاق کردن یک فایل به سند استفاده می شود مثلا کپی از ییک چک یا یک فاکتور

 مرتب سازی: با استفاده از این گزینه بدهکار ها و بستانکار ها از هم جدا شده و بدهکار را ابتدا می آورد و بستانکار را بعد از آن نمایش می دهد

 گردش حساب: رو ی هر سطری که این گزینه را بزنید گردش آن معین و تفصیل را برای شما نمایش می دهد(همین امر با دکمه f12 نیز انجام می شود)

 بازخوانی مجدد سند: این گزینه تمام تغییرات ثبت نشده را حذف می کند و سند را به حالت ثبت شده خود در سیستم نمایش می دهد

 شرح استاندارد  : با استفاده از این گزینه شما میتواتید از شرح های استاندارد  از پیش تعریف شده استفاده کنید

 ثبت الگو : با استفاده از این گزینه شما میتواتید سندی را که ثبت کردید به عنوان الگو دخیره کنید و برای دفعات بعدی در صورت تکراری بودن ثبت از آن استفاده کنید

2)اطلاعات عمومی  سند:

در هر سند حسابداری مواردی وجود دارد که برای تمامی سطر های  سند یکسان است ماننده تاریخ ثبت آن یا شماره سند حسابداری در این قسمت این موارد تکمیل خواهید شد

 شماره سند اتوماتیک همانطورکه از نام آن مشخص است به شکل اتوماتیک به هر سند اختصاص داده می شود این شماره بر اساس تاریخ مرتب سازی می شود به این معنا که اگر  سند شماره 1 برای تاریخ 02/01/94 باشد و سند شماره2 برای تاریخ 04/01/94 باشد و ما یک سند جدیدی که داریم ثبت می کنیم  برای تاریخ 03/01/94 باشد ترتیب شماره اسناد اتوماتیک به شکل زیر تبدیل می شود

02/01/94 شماره اتوماتیک=1

03/01/94 شماره اتوماتیک =2

04/01/94 شماره اتوماتیک =3

همانطور که مشاهده می کنید شماره سند 2 به 3 تبدیل شد و اسناد بر اساس تاریخ مرتب سازی شد

 شماره عطف سند: شماره عطف سند در سال مالی جاری  شماره یکتایی است و بعد از ثبت آن سند تغییر نمی کند و همیشه ثابت می ماند تا زمانی که سند را حذف نمایید

شماره عطف سند به شکل پیش فرض و اتوماتیک پیشنهاد داده می شود اما توسط کاربر قابل تغییر است

  تاریخ سند: این گزینه تاریخ سند ثبت شده را نمایش می دهد به شکل پیش فرض تاریخ روز را نمایش می دهد و همچنین سال مالی کنار تاریخ سال مالی جاری سند است و شما باید تاریخ انتخاب شده در بازه  تاریخی سال مالی باشد

شرح سند: در این قسمت می توانید یک شرح اصلی برای سند وارد کنید با استفاده از این شرح می توانید قبل لز ریز کردن سند یم دید کلی از عملیاتی که در ان اتفاق افتاده به دست آورید

 کد روزانه:بهتریت مفهومی که برای کد روزانه می توان گفت اولویت تاریخی است به این معنا که اگر چند سند در یک روز ثبت شده باشند مثلا 01/01/94 می توان با استفاده از این گزینه به سیستم گفت که اولویت شماره گرفتن برای کدوم سند است

 نوع سند: نوع سند را در این قسمت می توانید مشاهده کنید در این قسمت می توانید مشاهده کنید سند افتتاحیه ،اختتامیه، بستن حسابها و یا سند عادی است

3)ریز اسناد(آرتیکل ها)

این قسمت مهمترین مورد سند است که اطلاعات را وارد می نمایید

سطح ثبت سند در سیستم سطح معین است و سطح های ریزتز از معین که همان تفصیلی ها هستند

برای ثبت سند روی قسمت معین کلیک کنید سه نقطه فعال شده را بزنید لیست معین های تعریف شده را مشاهده می کنید (همین کار رو با دکمه ترکیبی ctrl و مکان نمای پایین موجود در کیبورد می توانید انجام دهید) لیست که در این قسمت مشاهده می کنید 100 تا معین اول است و با جستجو کردن مقداری از نام معین و یا کد آن می توایند معین را پیدا کنید و با اینتر یا دبل کلیلک آن را انتخاب کنید

بعد از انتخاب معین سطح هایی که برای آن معین تعریف کرده اید فعال می شود و می توانید آن ها را نیز انتخاب نمایید

شرح ریز هر آرتیکل باید تکمیل شود این شرح را هم می توانید به شکل دستی وارد کنید هم می توانید از شرح های استاندارد تعریف شده استفاده نمایید

تعریف شرح استاندارد

برای این منظور به قسمت پیکربندی>حسابداری>شرح استاندارد رفته

با انتخاب این گزینه می توانید برا ی یک معین خاص یک شرط تعریف کنید

در فرم زیر اگر معینی انتخاب نکنید شرح تعریف شده عمومی بوده و برای تمامی معین ها قابل استفاده است

بعد از تعریف شرح مقدار بدهکار و بستانکار را تکمیل کنید

جمع آرتیکل ها:  همانطور که می دانید سند حسابداری باید تراز باد در این قسمت می توانید این مورد را کنترل کنید

در این فیلد جمع تمام بدهکار و بستانکارها ی سند را نمایش می دهد و همچنین در صورت تراز نبودن اختلاف تراز را نمایش می دهد

سندی که تراز نباشد قابل ثبت نیست مگر به صورت یادداشت ذخیره شود

4) لیست اسناد: با انتخاب این گزینه تمامی اسنادی که قبلا ثبت کرده اید به شما نمایش داده می شود و می توانید در صورت بررسی نشده بودن سند آن ها را ویرایش کنید

دقت داشته باشید به شکل پیش فرض لیست اسناد روی تاریخ روز فیلتر هست

 کلیدهای کمکی صدور و ویرایش اسناد

در صدور و ویرایش اسناد اگر روی ستون شرح کلیک راست نمایید لیست کلید های میانبر موجود در سیاق را به شما نمایش می دهد

 .