نحوه ثبت اسناد انبار به چه صورت می باشد؟همدانی زاده

فرم سند انبار تعدادی، جهت ثبت و ویرایش اسناد انبار کاربرد دارد . هنگام زدن دکمه ثبت سند تعدادی ،لیست اسنادی که این کاربر مجاز به صدور آنها است ظاهر میشود و شما سند مورد نظر را برای صدور  انتخاب میکنید.

انواع اسناد در سیستم سیاق ، به غیر از موارد پیش فرض بنا به نیاز مشتری تعریف می شود . پس ممکن است  همه اسناد فوق در سیستم شما نباشند و یا بیشتر از فرم بالا باشند، اما نوع ثبت تمامی اسناد سیاق به یک شکل است که در ادامه یک نمونه آموزش داده خواهد شد.

توجه :

دقت داشته باشید اگر سال اول است که از سیستم انبار سیاق استفاده می کنید باید موجودی تعدادی انبار ها را به عنوان موجودی ابتدای دوره از  همین مسیر وارد سیستم نمایید.

با انتخاب هر کدام از انواع سندها فرم ورود سند به شکل ذیل باز میشود:

فرم ورود سند جزء پر کاربردترین و حجیم ترین فرمهای نرم افزار است و کنترلها و الزامات زیادی را به همراه دارد .

1-لیست اسناد

با انتخاب این گزینه می توانید اسنادی قبلی که در نوع سند جاری ثبت کردید مشاهده کنید 

برای مثال اگر در رسید خرید داخلی هستید در قسمت لیست اسناد رسید خرید داخلی های قبلی ثبت شده را می توانید مشاهده کنید و آن ها را پیگیری یا چاپ نمایید با انتخاب این گزینه فرم زیر را مشاهده خواهید کرد .

2-نوار ابزار

در قسمت بالایی سند یک نوار ابزار وجود دارد که کارایی هر کدام از کلید های موجود درادامه توضیح داده خواهد شد

2-1-سند جدید : با زدن دکمه سند جدید صفحه خالی شده و آماده ورود یک سند جدید میشود.

2-2-بازکردن سند : با انتخاب این گزینه لیست اسناد قبلی )فقط این نوع سند( باز شده و شما میتوانید با انتخاب یک سند ثبت شده قبلی در صورت امکان آن را ویرایش و دوبار ثبت کنید.

2-3-ثبت سند : اگر یک سند را وارد کرده باشید با این دکمه میتوانید تغییرات یا سند جدید خود را ثبت کنید . قبل از ثبت سند، اعتبار آن کنترل میشود و در صورت وجود خطا در ورود اطلاعات سیستم از ثبت سند خودداری میکند. چنانچه پس از ثبت سند پیغام آیا برای ثبت مطمئن هستید را گرفتید به معنی این است که سند شما صحیح است و با زدن دکمه بلی ثبت خواهد شد.

تمام اسنادی که پس از پیغام فوق ثبت میشوند بر روی دیتابیس منتقل میگردند و در صورت خاموش کردن سیستم یا قطع برق و یا هر اتفاقی اسناد مزبور مشکلی برایشان پیش نمی آید ولی چنانچه در حال وارد کردن سندی هستید و هنوز آنرا ثبت نکرده اید و اعتبار آن کنترل نشده است مثلا با قطع برق فقط تا آخرین ثبت دیتای شما معتبر است و اطلاعات ثبت نشده حین کار از بین خواهد رفت.

2-4-عاملگذاری:  دکمه عامل گذاری برای تعیین نحوه صدور سند حسابداری است که در بخش مدیریت انبار توضیح داده خواهد شد.

2-5-برگشت از تایید: اگر سند انتخاب شده تایید شده باشد)تایید و مفاهیم آن در بخش مدیریت انبار توضیح داده می شود( در صورت امکان می توانید از این قسمت آن را برگشت از تایید بزنید و ویرایش نمایید)ویرایش و برگشت از تایید یک سند انبار نکاتی دارد که در قسمت مدیریت انبار توضیح داده می شود

2-6-چاپ سند: دکمه چاپ سند ,سند ثبت شده را چاپ میکند. دقت فرمایید چنانچه سند را باز کنید و تغییراتی در آن بدهید چون هنوز تغییرات شما ثبت نشده است چاپ سند، سند اولیه را نمایش خواهد داد.

2-7 - import: گاهی اطلاعات اسناد مشابه است و شما می توانید با مقداری ویرایش آن ها را ثبت نمایید می توانید از اسناد در مدیریت انبار export بگیرید و در این قسمت آن ها را وارد سیستم کنید تغییرات را انجام دهید و سپس به عنوان سند جدیدی آن را ثبت نمایید

2-8-ویژگی ها: با این دکمه می توانید روی هر سطر ریز سندی که قرار گرفته اید ویژگی های آن ورود یا خروج را تعیین کنید. در خصوص ویژگی های کالا در قسمت کالاها توضیحات لازم داده شده است و در این قسمت چنانچه به کالای انتخاب شده در لیست ریز اسناد ویژگی اختصاص داده شده باشد با زدن این دکمه به فرم تعیین ویژگی ها میروید و ویژگی های آن را وارد میکنید .

توجه :

دقت فرمایید ویژگی یک کالا مشخصه ای است که در هنگام ورود و خروج یک کالا معنی دارد و نه به عنوان خاصیتی از یک کالا و اگر بتوان آنرا ثابت به یک کالا اختصاص داد لازم است روی خود کالا تعریف شود. به طور مثال رنگ یک کالا از نظر انبار باعث تفکیک کالا نمیشود و کالای رنگ آبی با رنگ قرمز یکی است و یکی شمرده میشود ولی اگر ما بخواهیم به انباردار بگوییم در این خروج خاص از رنگ آبی خارج کن، این نکته را میشود با ویژگی کالا گفت.

9-2-بارنامه: اطلاعات ماشین و نحوه حمل کالاهای موجود در سند جاری است  با انتخاب این گزینه فرم زیر را مشاهده می کنید

در این قسمت با پر کردن شماره و تاریخ و ماشین حمل کنننده م یتوانید بارنامه را ثبت نمایید

توجه :

نوع وسیله را میتوان هم در همین فرم به شکل دستی نوشته شود هم میتوانید در قسمت تنظیمات >پیکربندی سیستم ها>فروش > وسایل نقلیه حمل تعریف نمایید.

3-اطلاعات اصلی سند

3-1-نام انبار: اشاره به انباری است که ورود یا خروج کالا در آن انجام میشود .برچسب نام انبار ممکن است برای هر نوع سند متفاوت باشد مثلا در رسید خرید نام انبار وارد شونده و در حواله فروش نام انبار خارج شونده باشد اما ماهیتا نام انباری است که قرار است گردش این سند روی کالاهای آن اثر بگذارد.

3-2-طرف مقابل : نام شخصی یا مرکز هزینه یا ... است که ورود یا خروج به واسطه آن انجام میشود.

3-3-طرف حساب: از طرف حساب بنا به شرایط استفاده های زیادی می شود

مثلا می تواند مرکز هزینه اسناد انبار باشد و یا فرد دومی که ورود یا خروج به واسطه آن انجام شده است

3-4-توضیحات سند: توضیحات احتمالی است که میتواند روی سند نوشته شود.

3-5-تاریخ و سال مالی: اشاره به زمان ورود و خروج دارند و از نظر سیستم انبار بسیار مهم و الزاماتی را به لحاظ کنترل های موجودی و ... دارد. لازم است تاریخ سند در محدوده سال مالی اشاره شده باشد.

3-6-تیک چاپ پس از تایید باعث میشود فرم چاپ سند پس از ثبت آن اتوماتیک ظاهر شود و شما امکان چاپ سند ثبت شده را داشته باشید .

3-7-عطف: مشخصه عطف روی تمام اسناد تدارکات و فروش و انبار و تولید وجود دارد و به عنوان یک شماره یا کلمه و ... در اختیار کاربر است. در مبنا کشیدن اسناد از همدیگر عطفها کپی میشوند. به طور مثال در تدارکات میتواند شماره فاکتور فروشنده باشد تا در واخواهی اسناد انبار بر مبنای برگ ارسال تدارکات در رسید درج و کنترل شود.

توجه :

در تمام باکسهایی که کنار آنها فلش کوچک سبز رنگ رو به پایین قرار دارد چنانچه با موس فلش را بزنید یا از دکمه ctrl+Down استفاده کنید سیستم ابزارهایی را برای جستجو و انتخاب در اختیار شما قرار میدهد. این کمک در باکس نام انبار، لیست انبارها و در باکس طرف مقابل، لیست طرف مقابلهای معتبر برای این نوع سند؛ در باکس توضیحات، توضیحات قبلی وارد شده؛ در باکس شماره سند، شماره سندهای بعدی قابل تخصیص )هنگام کار همزمان چند کاربر روی شبکه به کار می آید(؛ در باکس عطف، شماره عطفهای خالی و در باکس تاریخ، تقویم خواهد بود.

4-نوع مبنا

اسناد از نظر مبنا می توانند دو حالت داشته باشند

بدون مبنا

این نوع سند تمام اطلاعات باکس های 3 ,4 و 5 را به شکل دستی خود کاربر وارد می کند 

گاهی بعضی اسناد برای ثبت نیاز به کنترل یک کاربر دیگر یا مدیریت دارند در این موارد اسناد را با مبنا ثبت کرده و دسترسی ثبت بدون مبنا را از آن نوع اسناد گرفته می شود

 با مبنا

مبنا به این مفهوم است که یک سند از اطلاعات موجود یک سند دیگر ثبت شود و بیشتر حالت کنترلی دارد مثلا قرار است خریدی انجام شود در انبار ابتدا درخواست خرید ثبت می شود و مدیریت این درخواست را تایید می کند و از روی درخواست رسید خرید ثبت می شود و وارد سیستم می شود

دقت داشته باشید این که یک سند مبنا داشته باشد یا خیر بنا به نیاز شما و هماهنگی با قسمت استقرار سیستم انجام می شود و توسط خود کاربر قابل تنظیم نیست

برای روشن شدن مطلب به یک مثال توجه فرمایید:

ما میتوانیم یک نوع سند درخواست خروج کالا برای تولید را در سیستم انبار به صورت یک درخواست خروج غیرموثر در موجودی تعریف کنیم و اجازه صدور این نوع سند را به کاربر 1 بدهیم. از طرفی سند خروج کالا برای تولید را به شکل سند خروج موثر در موجودی تعریف کنیم که بدون مبنا قابلیت صدور نداشته باشد و بر مبنای درخواست خروج کالا برای تولید بتواند صادر شود و امکان صدور آن فقط برای کاربر 2 فراهم باشد. در این تنظیم کاربر 2 نخواهد توانست سند خروجی ثبت کند مگر اینکه کاربر 1 قبلا طی درخواست ثبت شده این اجازه را به وی داده باشد و از طرفی مثلا اگر کاربر 1 درخواست 111 قلم کرده باشد کاربر 2 به اندازه کمتر یا مساوی این مقدار اجازه خروج دارد و چنانچه دفعه اول 31 عدد خارج کند برای دفعات بعدی مانده 71 عدد را مشاهده خواهد کرد و میتواند یک درخواست را چندین بار به اندازه جمع آنها خارج کند.

چنانچه یک نوع مبنا را انتخاب کنیم و دکمه روبری آن انتخاب اقلام ریز سند را بزنیم سیستم به صورت اتوماتیک لیست تمام اسناد آن مبنا را که قبلا صادر شده و هنوز بر مبنای آنها سندی کشیده نشده را می آورد و ما قابلیت انتخاب تکی یا گروهی بین آنها را داریم:

اگر در سمت راست تصویر از کلید کنترل و کلیک روی اسناد استفاده کنید می توانید چند اسناد را با هم انتخاب کنید و در سمت چپ کالا های ثبت شده در آن اسناد را مشاهده می کنید

اگر کلید انتخاب همه اقلام ریز سند را بزنید تمام کالاهای سند منتخب به سند جاری انتقال پیدا می کند اگر از کلید انتخاب اقلام منتخب ریز سند استفاده نمایید صرفا کالاهایی که با کنترل در سمت چپ انتخاب کردید انتقال پیدا می کند و شما در سند جاری آن را مشاهده می کنید

توجه :

 چنانچه در قسمت باالی سند یک انبار را انتخاب کنید و دکمه انتخاب ریز اقالم را بزنید سیستم به صورت هوشمند فقط اسناد مربوط به آن انبار را در لیست می آورد. اگر طرف حساب را هم انتخاب کنید همین قاعده برای طرف حساب وجود دارد و هر دو باهم هر دو شرط را اعمال میکند.

5-اطلاعات ریز سند :

هر سطر از این جدول بیانگر یک ردیف ورود یا خروج از انبار است و با کمک دکمه Tab و موس قابلیت جابجایی را در بین آنها دارید.

15--کد ریز مبنا: ستون کد ریز مبنا موقعی ظاهر میشود که شما بخواهید این سند را بر مبنای سند دیگری صادر کنید که اگر با دکمه CTRL+Down  آنرا باز کنید لیست ریز اسنادی که آماده مبنا شدن برای این سند میباشند را نمایش میدهد.

5-2-کد کالا: در ستون کد کالا  کد کالای مورد نظر را نوشته و دکمه Enter را بزنید در صورتی که روی این ستون دکمهCTRL+Down  را بزنید لیستی از کالاهای قابل انتخاب ظاهر میشود که زدن نام یا کد و شماره فنی و ... قابلیت جستجو و انتخاب بین آنها را دارید.

3-5-نام کالا: ستون نام کالا بر اساس کد کالا بصورت اتوماتیک پر میشود و کاربر نمی تواند آنها را دستکاری کند. لیست کالاهای ظاهر شده در این ستون به انبار انتخاب شده و در صورت مبنا بودن سند به وجود این کالا در مبنا بستگی دارد.

4--5مقدار: ستون مقدار برای وارد کردن مقدار ورود و خروج است و اگر بر مبنا داریم سند میزنیم باید از مانده مبنایی کمتر باشد و چنانچه کنترل موجودی در هنگام صدور سند انبار در قسمت پیکربندی فعال باشد از مانده کالا در انبار نیز باید کمتر یا مساوی شود .

5--5نام واحد: ستون نام واحد اگر کالا چند واحده باشد لیست واحدهای این کالا را نمایش داده و قابلیت انتخاب خواهیم داشت و ستون

6--5ضریب تبدیل : ضریب تبدیل واحد انتخاب شده با واحد اصلی را بیان میکند. چنانچه موقع تعریف ضریب دوم این کالا تیک قابل تغییر را زده باشیم، ستون ضریب تبدیل قابلیت تغییر خواهد داشت و این موضوع کاربری های خاصی را دارد.

7--5کد پیگیری :ستون کد پیگیری میتواند کد یا کلمه ای باشد که بعدا برای جستجو  یا ثبت این ورود یا خروج لازم داریم. به طور مثال شماره سریال کالای ورودی یا خروجی و ... و ستون توضیحات برای ثبت توضیحات روی این ورود یا خروج میتواند کاربرد داشته باشد.

پس از پر کردن سطر اگر Enter کنیم سطر جدید برای ورود اطلاعات در اختیار قرار میگیرد. در حالتی که ما با انتخاب اقلام کار میکنیم در حقیقت سطر ها اتوماتیک پر میشوند.

چنانچه روی یکی از سطر ها رایت کلیک کنید پنجره کمکی ذیل ظاهر میشود:

A-گزینه سطر جدید باعث ایجاد یک سطر جدید در ذیل ردیف جاری میشود .

B-گزینه ویرایش کالا می توانید نام کالا را ویرایش نمایید

C-گزینه حذف سطر باعث حذف سطر جاری میشود.

D-در صورتی که برای یک کالا اجزای کالا تعریف شده باشد با گزینه اجزای کالا به میزان تعداد وارد شده اجزای کالای مورد نظر درج میشود.

E-ورود از اجزای کالا – تمام کالاها لیستی را از اجزای تمام اجزای کالاهای تعریف شده در اختیار شما قرار میدهد که قابلیت انتخاب و انتقال به این فرم را دارند.

F-گزینه نمایش ویژگی های کالا مانند دکمه ویژگی های کالای بالای صفحه ویژگی های قابل انتساب به این کالا را جهت پر کردن یا تغییر در اختیار قرار میدهد .

G-گزینه نمایش کاردکس کالا اطلاعات کاملی را از وضعیت کالا مطابق فرم ذیل نمایش میدهد.

H-گزینه کالای مشابه نیز اگر برای این کالا مشابهی تعریف شده باشد با ضریب تبدیل مربوطه قابلیت تعویض ردیف با مشابه را به کاربر میدهد.

6-اطلاعات تکمیلی  

در پایین فرم نیز اطلاعات تکمیلی و کمکی بسته به چیزی که در بالا انتخاب کرده ایم در اختیار کاربر است.