صدور و ویرایش اسناد تعهدی

بعد از وارد کردن اطلاعات پایه باید شروع به ثبت سند نمایید ، در این قسمت شما گردش ها و بدهکاری و بستانکاری معین و تفصیلی های تعریف شده را انجام می دهید.

برای ثبت اسناد به قسمت صدور سند حسابداری تعهدی رفته ، سپس باید دراین قسمت نوع سند را با توجه به استاندارد در نظر گرفته شده انتخاب کنید که در شکل زیر نمایش داده شده است.

شکل -18- صدور سند حسابداری

بعد از انتخاب نوع سند برای ثبت آن نیاز میباشد اطلاعاتی تکمیل شود که درادامه توضیح داده میشود:

شکل -19- نحوه صدور سند حسابداری

ایجاد سند جدید : از این گزینه برای خالی کردن فرم سند حسابداری و ثبت یک سند جدید استفاده می شود.(شکل 19-20)

سند موقت: در صورتی که سند را موقت ثبت نمایید در سیستم گزارشات تاثیر خواهد داشت و به عنوان یک سند حسابداری موثر شماره می گیرد و ثبت می شود می توانید از آن روکش سند حسابداری تهیه کنید . (شکل 19-20)

ثبت سند یادداشت: این گزینه سند را به صورت یادداشت ثبت می کند ، دقت داشته باشید سند یادداشت تاثیری در گزارشات و مانده آن حساب ها ندارد. (شکل 19-20)

دکمه گزارش گیری : زمانیکه بخواهید سند حسابداری ثبت شده را چاپ بگیرید از این دکمه میتوانید استفاده کنید که در شکل زیر نشان داده شده است.(شکل 19-20)

شکل -24- چاپ اسناد حسابداری

در قسمت نام گزارش فیلدانتخابی را باز کرده و میتوانید نوع گزارش را انتخاب کنید سپس فرمت pdf را زده و گزارش مورد نظر نمایش داده میشود. (شکل 24)

اطلاعات عمومی سند:

در هر سند حسابداری مواردی وجود دارد که برای تمامی سطر های سند یکسان است مانند تاریخ ثبت آن یا شماره سند حسابداری در این قسمت این موارد تکمیل خواهید شد.

دقت داشته باشید در سیاق سطحی که برای آن سند ثبت می کنید معین میباشد.

: شماره عطف سند در سال مالی جاری شماره یکتایی است و بعد از ثبت آن سند تغییر نمی کند و همیشه ثابت می ماند تا زمانی که سند را حذف نمایید. (شکل 19-20)

: این گزینه تاریخ سند ثبت شده را نمایش می دهد به شکل پیش فرض تاریخ روز را نمایش می دهد و همچنین سال مالی کنار تاریخ ، سال مالی جاری سند است و باید تاریخ انتخاب شده در بازه تاریخی سال مالی باشد. (شکل 19-20)

: در این قسمت می توانید یک شرح اصلی برای سند وارد کنید با استفاده از این شرح می توانید قبل از ریز کردن سند دید کلی از عملیاتی که در آن اتفاق افتاده به دست آورید. (شکل 19-20)

: بهترین مفهومی که برای کد روزانه می توان گفت اولویت تاریخی است به این معنا که اگر چند سند در یک روز ثبت شده باشند مثلا 01/01/96 می توان با استفاده از این گزینه به سیستم گفت که اولویت شماره گرفتن برای کدام سند است. (شکل 19-20)

: نوع سند را در این قسمت می توانید مشاهده کنید از جمله سند افتتاحیه ،اختتامیه، بستن حسابها، سند عادی و ... (شکل 19-20)

: از طریق این دکمه میتوانید از اطلاعات سند خروجی و یا بارگذاری در فرمت xml داشته باشید .

ریز اسناد(آرتیکل ها):

این مورد مهم ترین قسمت سند است که اطلاعات را وارد می نمایید.

سطح ثبت سند در سیستم سطح معین است و سطح های ریزتر از معین که همان تفصیلی ها هستند.

برای ثبت سند روی قسمت معین کلیک کنید سه نقطه فعال شده را بزنید لیست معین های تعریف شده را مشاهده می کنید (همین کار رو با دکمه ترکیبی ctrl و مکان نمای پایین موجود در کیبورد می توانید انجام دهید) لیست که در این قسمت مشاهده می کنید 100 تا معین اول است و با جستجو کردن مقداری از نام معین و یا کد آن می توایند معین را پیدا کنید و با اینتر یا دبل کلیلک آن را انتخاب کنید.

شکل -25- انتخاب حساب معین در سند

بعد از انتخاب معین ، تفصیلی هایی که با حساب معین مورد نظر در ارتباط باشند برای شما فعال میشوند و با کلیک بر روی ستون تفصیلی

می توانید آن ها را نیز انتخاب نمایید.

شکل -26- انتخاب حساب تفصیل در سند

شرح ریز هر آرتیکل و مقدار بدهکار و بستانکار باید تکمیل شود.

جمع آرتیکل ها: همانطور که می دانید سند حسابداری باید تراز باشد در این قسمت می توانید این مورد را کنترل کنید.

در این فیلد جمع تمام بدهکار و بستانکارهای سند را نمایش داده میشود و همچنین در صورت تراز نبودن اختلاف تراز را نشان میدهد.

سندی که تراز نباشد قابل ثبت نیست مگر به صورت یادداشت ذخیره شود.

شکل -27- نمایش جمع آرتیکل

لازم به ذکر میباشد در این قسمت اگر بخواهید بلافاصله بعد از ثبت سند ، صفحه چاپ اسناد باز شود میتوانید تیک چاپ پس از تایید را بزنید.

و همچنین با زدن تیک بازماندن سند پس از ثبت ، بعد از اینکه سند را به صورت موقت ثبت کردید در همان صفحه باقی میماند.

کلیدهای میانبر:

همانطور که در شکل زیر نمایش داده شده است ، با کلیک راست کردن بر روی سطر میتوان به کلیدهای میانبر دسترسی پیدا کرد که توضیحات هریک در ادامه گفته خواهد شد.

: با انتخاب این گزینه و یا فشردن کلیدهای ترکیبی ins و ctrl میتوانید سطری جدیدایجاد کنید.

: با انتخاب این گزینه و یا فشردن کلیدهای ترکیبی ctrl + shift + ins میتوانید از سطر جاری با اطلاعاتش کپی بگیرید.

: با فشردن دکمه ترکیبی ctrl + del میتوانید سطر مورد نظر را حذف کرد.

: با استفاده از این کلید میتوانید زمانیکه در یک سند اختلاف مبلغی داتشته باشید بر روی هر سطری که بایستید با زدن دکمه f4 مقدار اختلاف به سطر مورد نظر اضافه و تراز میگردد.

: با زدن این دکمه میتوانید اطلاعاتی همچون شرح ، مقدار بدهکار و یا مقدار بستانکار را از سطر قبل کپی کنید.

: با استفاده از این دکمه میتوانید مقدار مبلغ وارده در ستون بدهکار یا بستانکار را باهم جابه جا کرد.

: با استفاده از دکمه 12f میتوان به گردش معین استفاده شده در سطر مورد نظر دسترسی پیدا کرد.