صدور و ویرایش اسناد

بعد از وارد کردن اطلاعات پایه میتوان نسبت به ثبت سند اقدام نمود ، در این قسمت شما گردش‌های ، بدهکار و بستانکاری حسابهای معین و تفصیلی‌های تعریف شده را انجام می دهید.

برای ثبت اسناد از مسیر سیستم حسابداری > عملیات ، "فرم صدور سند حسابداری" را انتخاب می کنیم:

بعد از انتخاب نوع سند برای ثبت آن لازم است اطلاعاتی تکمیل شود که درادامه توضیح داده میشود:

  ایجاد سند جدید : از این گزینه برای خالی کردن فرم سند حسابداری و ثبت یک سند جدید استفاده می شود.

  ثبت بررسی نشده(سند موقت): اسنادی که به عنوان بررسی نشده ثبت شده‌اند در گزارشات سیستم تاثیر خواهند‌داشت و به عنوان یک سند حسابداری موثر شماره گرفته و ثبت می‌شوند و می توانید از آنها روکش سند حسابداری تهیه کنید.

 ثبت سند یادداشت: این گزینه سند را به صورت یادداشت ثبت می‌کند ، دقت داشته باشید که اسناد یادداشت تاثیری در گزارشات و مانده حساب‌ها ندارند.

 چاپ سند : برای چاپ سند حسابداری ثبت شده از این دکمه استفاده نمایید.

اطلاعات عمومی سند:

در هر سند حسابداری مواردی وجود دارد که برای تمامی سطر‌های سند یکسان است مانند تاریخ ثبت آن یا شماره سند حسابداری در این قسمت این موارد تکمیل میشود.

دقت داشته باشید در سیاق سطحی که برای آن سند ثبت می کنید از حساب معین شروع می‌شود.

: شماره عطف سند در سال مالی جاری ، شماره‌ای یکتا است و بعد از ثبت سند تغییر نمی کند و همیشه ثابت می ماند تا زمانی که سند را حذف نمایید.

: این گزینه تاریخ سند ثبت شده را نمایش می دهد و به شکل پیش فرض تاریخ روز را نمایش می دهد و تاریخ انتخاب شده باید در بازه  تاریخی سال مالی باشد.

: بهترین مفهومی که برای کد روزانه می توان عنوان کرد اولویت شماره گزاری اسناد است ، به این معنا که اگر چند سند در یک روز ثبت شده باشند مثلا 1404/10/08 با استفاده از این گزینه ، سیستم ، اسناد را به ترتیب کد روزانه شماره گزاری میکند.

 : این قسمت شعبه سند را نمایش می‌دهد 

: نوع سند را در این قسمت قابل مشاهده است از جمله سند افتتاحیه ،اختتامیه، بستن حسابها، سند عادی و ...
:  با کلیک بر روی این گزینه می‌توانید از طریق یکی از روش‌های نمایش‌داده‌شده دیتا وارد نمایید
 

1. خواندن از فایل متنی: دریافت سند از فایل اکسل
2. ورود از اسناد ثبت شده: از روی اسنادی که از قبل ثبت نموده اید انتخاب آرتیکل انجام دهید 

: با کلیک بر روی این دکمه در ابتدا تمامی بدهکاران و سپس تمامی بستانکاران قرار میگیرند.  

ریز اسناد (آرتیکل ها) :

این مورد مهم ترین قسمت سند است که اطلاعات را وارد می نمایید.

سطح ثبت سند در سیستم ، سطح معین و سطح های ریزتر از معین است که همان تفصیلی‌ها هستند.

برای ثبت سند روی قسمت معین کلیک کنید ، سه نقطه فعال شده را بزنید ، لیست معین های تعریف شده را مشاهده خواهیدکرد (همین کار را با دکمه ترکیبی ctrl و مکان نمای پایین در کیبورد می‌توانید انجام دهید) در لیست باز شده 100 معین اول را مشاهده می‌کنید و با جستجو کردن مقداری از نام معین و یا کد آن می‌توانید معین مورد نظرتان را پیدا کرده و با اینتر یا دبل کلیلک آن را انتخاب کنید.

انتخاب حساب معین در سند

بعد از انتخاب معین ، تفصیلی‌هایی که با حساب معین مورد نظر در ارتباط هستند در ردیف سند فعال می‌شوند و با کلیک بر روی ستون تفصیلی می توانید آن ها را نیز مشاهده و انتخاب نمایید.
 

انتخاب حساب تفصیل در سند

شرح ریز هر آرتیکل و مقدار بدهکار و بستانکار باید تکمیل شود.

جمع آرتیکل ها:

همانطور که می دانید سند حسابداری باید تراز باشد در این قسمت می توانید این مورد را کنترل کنید.

در این فیلد جمع کل بدهکار و بستانکارهای سند نمایش داده میشود و همچنین در صورت تراز نبودن اختلاف تراز را هم نشان میدهد.

سندی که تراز نباشد قابل ثبت نیست مگر به صورت یادداشت ذخیره شود.

نمایش جمع آرتیکل
 

لازم به ذکر است در این قسمت اگر بخواهید بلافاصله بعد از ثبت سند ، صفحه چاپ اسناد باز شود میتوانید تیک چاپ پس از تایید را بزنید.

و همچنین با زدن تیک بازماندن سند پس از ثبت ، بعد از اینکه سند را به صورت موقت ثبت کردید در همان صفحه باقی میماند.

کلیدهای میانبر:

با توجه به شکل زیر ، با کلیک کردن بر روی آیکن نشان داده شده در تصویر ، میتوان در هر سطر به کلیدهای میانبر دسترسی پیدا کرد، در ادامه توضیحات هر یک آمده است.

:  با استفاده از این کلید می‌توانید زمانیکه در یک سند اختلاف مبلغ داشته باشید بر روی هر سطری که بایستید با زدن دکمه f4 مقدار اختلاف به سطر مورد نظر اضافه و تراز میگردد.

:  با استفاده از این دکمه میتوانید مقدار مبلغ وارده در ستون بدهکار یا بستانکار را باهم جابه جا کرد.

:  با استفاده از دکمه 12f میتوان به گردش معین استفاده شده در سطر مورد نظر دسترسی پیدا کرد.

:  میتوان مانده حساب مورد نظر را در لحظه چک نمود.