نحوه استفاده از فرم مدیریت اسناد انبار چگونه می باشد؟همدانی زاده

مدیریت اسناد انبار همانطور که از نام آن مشخص است قسمت کنترلی سیستم انبار است و تمام اسناد ثبت شده در سال مالی جاری سیستم در این قسمت قابل مشاهده است

دقت نمایید که مدیریت اسناد انبار از دو قسمت عملیات حسابداری انبار و عملیات تعدادی اسناد تشکیل شده است که در ادامه هر دو قسمت توضیح داده خواهد شد

1-عملیات حسابداری انبار

در قسمت سند انبار تعدادی شما صرفا تعداد ورود خروج را تعیین می نمایید اما برای ارسال سند به حسابداری و همچنین محاسبه قیمت تمام شده نیاز است که اسناد ریالی شوند و به حسابداری ارسال شوند تا بتوانید سود و زیان را محاسبه کنید 

ریالی کردن و ارسال سند حسابداری در انبار همانطور که در تصویر فوق مشاهده می کنید دارای مراحلی هستندکه به ترتیب شماره گزاری و توضیح داده خواهد شد

1-1-تایید سند: به معنی بررسی سند از لحاظ تعدادی و قفل شدن و عدم اجازه تغییر سند پس از تایید آن است. اسناد برای تایید شدن خصوصا در حالت خروج احتیاج به رعایت ترتیب جهت کنترل تعدادی دارند.

اسناد ورودی به راحتی تایید می شوند اما برای تایید اسناد خروجی باید از ابتدایی ترین تاریخ خروج در آن انبار شروع به تایید کنید به این منظور تا زمانی که اسناد خروجی دیروز تایید نشده باشند اسناد خروجی فعلی قابل تایید نیستند این روند برای آن است که در صورت وجود موجودی منفی آن را اصلاح نمایید

توجه :

تایید اسناد صرفا به موجودی فعلی حساس نیستند بلکه بر اساس تاریخ سند موجودی را چک می کنند و اگر در بین دوره هم موجودی منفی وجود داشته باشد نیاز به اصالح هست و تا زمان اصالح موجودی سند به هیچ عنوان تایید نمی شود

برای اصلاح و گزارش گیری از موجودی منفی باید به مرورو تحلیلی رفته و از آن کالا در آن انبار کاردکس بگیرید)نحوه کاردکس انبار گرفتن دربخش هفتم گزارشات به طور کامنل توضیح داده خواهید شد

 2-1-ریالی کردن:

مهم ترین قسمت ارسال سند حسابداری تعیین ریال آن است که در انتها منجر به محاسبه قیمت تمام شده کالا می شود 

در سیستم سیاق ریال ورود به روش دستی واز خود کاربر گرفته می شود و تمام خروجی ها بر اساس میانگبن قیمت ورود تا تاریخ سند و انبار جاری محاسبه می شود

انواع روش های ریالی:

با انتخاب دکمه ریالی کردن اسناد با منوی زیر مواجه می شوید که کارایی هرکدام در ادامه توضیح داده خو.اهی شد

1-2-1-قیمت گذاری صادره-اتوماتیک:

همانطور که می دانید خروجی های انبار بر اساس ورودی ها قیمت گذاری می شوند روش های متفتوتی برای قیمت گذاری وجود دارد lifo وfifoو قیمت گذاری میانگین که در حال حاضر بنا به قانون تمام قیمت های خروج باید بر اساس میانگین محاسبه شوند و در موارد خاص مانند انبار های لبنیاتی ورورد خروج تعدادی بر اساسlifoوfifo است و در انتها قیمت تمام شده باید بر اساس میانگین محاسبه شود

در سیستم سیاق نیز تمامی اسناد صادره که همان حواله های خروجی هستند چه با مبنا باشند و چه بدون مبنا به وسیله گزینه قسمت گذاری صادره اتوماتیک ریالی می شوند و میانگین ریال ایناد ورودی تا تاریخ سند جاری را می گیرند 

توجه :

به دلیل میانگبن بودن ریال اسناد صادره باید تمامی اسناد وارده قبل از سند صادره ریالی شونده ریال داشته باشند در غیر این صورت با خطا ’تعدادی از اسناد وارده قبل از این سند ریالی نشده است‘ مواجی می شوید

2-2-1-قیمت گذاری وارده با مبنا-اتوماتیک:

اسناد وارده که همان رسید های ورود به انبار هستند ریال خود را به صورت دستی از کاربر می گیرن اما در مواردی که سند وارده دارای مبنا باشد برای مثال شرکت هایی که تدارکات دارند رسید های ورود خود را از مبنا درخواست ورود تدارکات وارد می کنند و زمان ریالی کردن رسید از گزینه وارده با مبنا استفاده می کنند تا ریال مبنا در این قسما ثبت شود

همچنین هرانتقال بین انبار ی یک رسید دارد در این حالت نیز برای آن که رسید انتقال بین انبار ریال حواله را بگیرد از گزینه قیمت گذاری وارده با مبنا-اتوماتیک استفاده می شود

در حالت کلی تمامی اسناد وارده که به نحوی از مبنای دیگری ثبت شده و از نظر ریالی به سند دیگری وابسته هستند با این گزینه ریال می گیرند این توضیحات برای رسید برگشت از فروش در صورتی که از زیر سیستم فروش ثبت شوند و مبنا داشته باشند صدق می کند

توجه : بدیهی است برای با موفقیت انجام شدن ریال وارده اتوماتیک باید مبنا آن بر اساس یکی از روش های ریالی ریال گرفته باشد در غیر این صورت با  خطا عدم امکام ریالی کردن اتوماتیک کالا با کد.. مواجه خواهید شد

3-2-1-قیمت گذاری وارده بدون مبنا-دستی:

اسناد وارده که در سیستم بدون مبنا ثبت می شوند ریال رو به صورت دستی از کاربر می گیرند با انتخاب این گزینه فرم زیر را مشاهده می کنید در این فرم با ثبت فی هر کالا می توانید آن را ثبت نمایید همچنین اگر در رسید خرید خود تخفیف یا ارزش افزوده دارید می توانید در فیلدهای افزانده و کاهنده ثبت کنید این دو فیلد به طور جداگانه در معین تعیید شده از جانب شما در زمان استقرار به حسابداری انتقال پیدا می کند

توجه : موارد وارد شده در عوامل افزاینده و کاهنده تاثیری در قیمت تمام شده ندارد در صورتی که تخفیف یا عامل دیگری قرار است روی قیمت تکمام شده اثر بگذارد باید روی فی کاال تقسیم شود

4-2-1(قیمت گذاری وارده بدون مبنا-آخرین قیمت ورود:

در بعضی موارد قیمت کالاهای خرید از آخرین فاکتور تا فاکتور فعلی تغییر نکردند در این حالت می توانید از این گزینه برای وارد کردن آخرین قیمت ورود قبلی استفاده نمایید

5-2-1(قیمت گذاری وارده بدون مبنا –میانگین قیمت ورود:

در مواردی که سند برگشت از فروش به شکل دستی در سیستم ثبت شوند شما برای محاسبه صحیح ریال می توانید از وارده های میانگین استفاده کنید همچنین این گزینه برای سند کسری انبار گردانی نیز استفاده می شود و با انتخاب این گزینه رسید مقابل شما ریال میانگین ورود را تا آن تاریخ می گیرد

 6-2-1(قیمت گذاری وارده بدون مبنا-برگ ارسال تدارکات:

در صورتی که شما زیر سیستم تدارکات داخلی سیاق را داشته باشید رسید ریال خود را از تدارمات داخلی می گیرد و شما با استفاده از این گزینه می توانید اسناد خود را ریالی کنید

7-2-1(قیمت گذاری وارده بدون مبنا-سند حمل داخلی:

در صورتی که همزمان از سیستم تدارکات خارجی سیاق نیز استفاده می کنید می توانید ریال اسناد وارده را از تدارکات خارجی بگیرید و با انتخاب این گزینه سیستم ریال حمل داخلی تدارکات خارجی را می گیرد

8-2-1(قیمت گذاری استاندارد کالاهای استاندارد پذیر:

در مواردی که قیمت کالاهای خرید در یک بازه زمانی مشخص یکسان است شما می توایند لیست قیمت استاندارد خرید تعریف کنید و از آن برای ریالی کردن اسناد وارده استفاده کنید 

با استفاده از این گزینه رسید ریال لیست قیمت خرید را می گیرد

9-2-1(قیمت گذاری وارده بدون مبنا-حواله ارسال سیستم تولید:

در صورتی که همزمان با سیستم انبار از زیر سیستم تولید سیاق نیز استفاده می کنید با این گزینه سند رسید انبرا ریال حواله ارسال به تولید زیر سیستم تولید را می گیرد

10-2-1(ویرایش تعدادی انبار:

از این گزینه برای تغییر معین و تفصیل سند همچنین ویرایش و نمایش موارد جزئی تر سند در فرم مدیریت اسناد انبار استفاده می شود

توجه: دقت داشته باشید از هر کدام از موارد فوق که استفاده کنید ریالی کردن اسناد از ترتیب تاریخی پیروی می کند به این معنا که اگر قرار است سندی ریالی شود ابتدا باید اسناد وارده و صادره قبل از تاریخ و ساعت آن سند نیز ریالی شده باشند لطفا به غیر از تاریخ به ساعت اسناد نیز دقت نمایید

1-3-عامل گذاری سند:

تعیین تکلیف سند از این جهت که معلوم شود باید به چه معین و چه تفصیلهایی سند بخورندرا عامل گذاری می نامند در واقع عامل گذاری بنا به تنظیمات همکارهای استقرار و خواسته شرکت سمت بدهکار و بستانکار انواع اسناد انبار را مشخص می کند

 سند حسابداری صادره برای سند انبار دو سمت دارد. سمت اول از روی طبقات کالا و تنظیمات و نوع سند و استانداردها و ... مشخص میشود و غالبا سمت موجودی کالا است و سمت دوم اصطلاحا عامل گذاری میشود. به طور مثال تعیین میشود که سند خروج فروش به حساب قیمت تمام شده کالای فروش رفته بخورد و سند خروج اموالی به حساب دارایی ها و ... . این تعیین کردن ها قابلیت تعیین دستی را دارند ولی به دلیل شباهت و تعداد زیاد اسناد انبار به صورت دستی کاری بسیار وقت گیر خواهد بود. به همین جهت در پیکربندی سیستم انبار قواعد عامل گذاری اتوماتیک تعیین میشود )و بطور مثال میگوییم اگر خارج کننده کالا یکی از مراکز هزینه تولیدی بود عامل گذاری را از سطح معین روی کالاهای در جریان ساخت و از سطح 5 روی مرکز هزینه تولیدی قرار بده ( و اسناد با قابلیت انتخاب جمعی یک جا بر اساس قواعد تعریف شده عامل گذاری اتوماتیک میشوند.

1-4-صدور سند حسابداری:

بعد از ریالی کردن اسناد و همچنین تعیین تکلیف بدهکار بستانکار سند برای تاثیر در گردش حساب های حسابداری باید اسناد انبار را ارسال سند حسابداری کنید با انتخاب این گزینه شما صفحه زیر را مشاهده می کنید

در این فرم شما سند حسابداری و حساب هایی که سند فوق بر آن تاثیر دارد را مشاهده می کنید در صورت تایید می توایند با انتخاب دکمه قبول این سند را به حسابداری ارسال کنید 

تاریخ سند به شکل پیش فرض تاریخ سند انباری که برای آن صدور سند حسابداری کرده اید نمایش می دهدو در سیستم حسابداری با این تاریخ ثبت می شود و آن را مشاهده می کنید اما تاریخ ثبت نوعی پیگیری است برای مدیریت سیستم تا بتوانید مشاهده کنید سند فوق در چه روزی ارسال شده و با هربار ویرایش این تاریخ نیز به روز می شودو قابل پیگیری است

تاریخ فوق تاثیری در گردش حسابداری ندارد و به شکل پیش فرض تاریخ روز را می آورد با تیک امکان ویرایش شما قادر هستید موارد موجود در سند را ویرایش نمایید

با انتخاب هر سطر سند نام معین و تفصیل آن در قسمت پایینی فرم نمایش داده می شود

در این فرم گزینه به نام فشرده سازی سند وجود دارد با انتخاب این گزینه می توانید سطر هایی که معین و تفصیل یکسانی دارند را به یک سطر با مجموع مبلغ بدهکاری یا بستانکاری انتقال دهید

توجه :

گاهی با وجود یکی بودن معین و سطح تفصیلی ها سطر فشرده سازی نمی شود دقت داشته باشید باید شرح سطر ها نیز مشابه باشند تا قابلیت فشرده سازی وجود داشته باشد

با استفاده از نگه داشتن کنترل روی صفحه کلید و کلیک روی اسناد می توانید چند سند را با هم انتخاب کرده و ارسال سند کنید مثلا سند های یک روز رو با هم در یک سند حسابداری ثبت نمایید

1-5-فیلتر های فرم عملیات حسابداری:

1-5-1وارده و صادره: برا ی جدا کردن ورود ها از خروج ها کارایی دارد

1-5-2-موثر و بی تاثیر: اسنادی در انبار وجود دارند که به شکل درخواست هستند و در موجودی انبار تاثیری ندارد به دلیل آن که فقط اسنادموثر ریالی شده و به حسابداری انتقال پیدا می کنند لازم است تفکیکی بین این نوع اسناد وجود داشته باشد با انتخاب این گزینه شما می توانید اسناد موثریا بی تاثیر را فیلتر نمایید

3-5-1-با مبنا و بدون مبنا: در این فیلتر شما می توانید اسنادی که مبنا دارند یا مبنا ندارند را تعیین کنید برا یزمانی که م یخواهید ریال یکنید کارای دارد تا شما بتوانید به راحتی اسناد بدون مبنا را تشخیص داده و دستی به آن ها ریال دهید

4-5-1-همه انبارها: فیلتر برای جداسازی اسناد انبار های مختلف از همدیگر است

5-5-1-همه انواع اسناد: در این قسسمت می توانید سند ها را فیلتر کنید برای مثال فقط رسید خرید داخلی را نمایش دهد و یا هر نوع سند دیگر که نیاز دارید

6-5-1-تایید شده و نشده: می توانید با استفاده از این فیلتر اسناد تایید شده و نشده را از هم تفکیک کنید

7-5-1-عامل گذاری شده و نشده:  با استفاده از این فیلترمی توانید اسناد عامل گذاری شده و نشده را از هم تفکیک کنید

8-5-1-ریالی شده و نشده: با استفاده از این فیلتر می توانید ریالی شده ها را از نشده ها تفکیک نمایید

9-5-1-سند صادر شده و نشده: با این فیلتر می توانید اسناد انبار ی که برای آن هنوز سند حسابداری صادر نشده را از صادر شده ها تفکیک کنید 

10-5-1-فیلتر های پیش فرض: این فیلتربرای راحتی کار کاربر است با استفاده از آن می توانید اسناد قابل ویرایش برگشت از نایید و یا قابل حذف را از هم تشخیص دهید

11-5-1-فیلتر تاریخ: با استفاده از این فیلتر می توانید اسناد یک محدوده خاص را مشاهده کنید

12-5-1-فیلتر کد سند: با استفاده از این گزینه می توایند اسناد موجود در یک محدوده را ببینید

13-5-1-فیلتر محدوده: در این قسمت می توانید فیلتر کنید در هر صفحه بندی مدیریت برای چه مدت را نمایش دهد

14-5-1-فیلتر ستون: همانطور که در تمام فرم های سیاق این نوار زرد رنگ وجود دارد شما می توانید به وسیله آن در تمامی ستون ها جستجو نمایید

15-5-1-ستاره فرم اسناد:

با انتخاب ستاره کنار فرم شما می توانید فیلد های بیشتری به فرم مدیریت اسناد اضافه کنید برای مشال می توانید ساعت ثبت سند را نیز اضافه کنبد همچنین با تیک دارد کردن دو گزینه انتهایی فرم می توانید فیلد های اضافه شده را بعد از هر بار باز کردن مدیریت مشاهده کنیدو از فرم جاری خروجی به exell و یا pdf و.. بگیرید همچنین می توانید از لیست جاری چاپ کنید

 6-1-تعدیل انبار:

در سیستم انبار گاهی بنا به دلایلی ریال رسید خرید تغییر می کند و به دلیل آن که تمام اسناد انبار به هم مرتبط هستند امکان حذف ریال و ریالی کردن مجدد وجود ندارد در این هنگام انبار را تعدیل می کنند به این معنا که ریال جدید را به رسید می دهند و خروجی ها را مجددا ریالی می کنند و تفاوت قیمت ثانوی با اولی را به حسابداری ارسال می کنند در سیستم سیاق نیز شما قادر به تعدیل هستید به این روش که

ابتدا رسید را انتخاب کنید و دوباره ریالی کردن وارده بدون مبنا دستی را بزنید ریال کالا را تغییر دهید ثبت کنید و تمامی خروجی های بعد از تاریخ آن رسید را انتخاب کنید و ریالی کردن صادره اتوماتیک را بزنید و بعد از آن اسناد حسابداری صادر نشده را فیلتر نماییدو با استفاده از دکمه ترکیبی ctrl+a سند های تعدیل شده را انتخاب کنید و ارسال سند حسابداری را بزنید تا تعدیل قیمت ورودی و خروجی آن انبار به وسیله یک سند حسابداری به سیستم حسابداری ارسال شود

دقت داشته باشید تعدیل صرفا ریالی است و اگر شما می خواهید تعدادی تغییری بدهید در رسید باید تمام اسناد خروجی بعد از آن رسید را حذف حسابداری ریالی و تایید کنید و خود رسید را نیز حسابداری و ریالی و تایید آن  را حذف کنید سپس قادر به ویرایش تعدادی آن هستید

2-عملیات تعدادی انبار:

2-1-حذف سند انبار: با استفاده می توانید اسناد انباری که تایید , ریالی و سند حسابداری برای آن ها ارسال نشده است را حذف نمایید

2-2-گزارش: با استفاده از این گزینه می توانید از اطلاعات موجود در مدیریت اسناد انبار پرینت تهیه نمایید

2-3-چاپ اسناد انبار: در این قسمت می توانید از اسناد انبار خود همراه با تمام جزئیات چاپ بگیرید

2-4-پیگیری سند: این گزینه برای اسناد با مینا استفاده می شود و به وسیله آن می توانید اسنادی که سند جاری از روی آن ها ثبت شده است را مشاهده کنید و پیگیری نمایید با انتخاب این گزینه فرم زیر را مشاهدی می کنید

در مثال فوق حواله فروش از زیر سیستم فروش ثبت شده است و یک درخواست ارسال شده است به انبار و حواله کالای فروش رفته با مبنای درخواست خروج ثبت شده است و پیگیری آن به شکل بالا است

2-5- export: در این قسمت می توانید از اسناد انبار خود یک فایل بک آپ یا کپی ایجاد کنید و آن را در سند انبار تعدادی import نمایید

2-6-ابطال مانده مبنایی: مانده مبنایی مانده تعدادی درخواست هایی هست که آن را به رسید  یا حواله تبدیل نکردید

برای مثال درخواست خروج کالا با 5 عدد از یک کالا ارسال می شود به انبار اما انباردار به دلیل کمبود موجودی یا دلایل دیگر صرفا 3 عدد از این درخواست را خروج می زند و 2 تای آن مانده مبنایی نام دارد

هربار که وارد سند خروج شوید آن مانده را مشاهده می کنید با زدن دکمه ابطال مانده مبنایی کاربر مانده اسنادی که نخواهد را مشاهده نمی کند و اشتباه کاربر کاهش پیدا می کند

2-7-برگشت ابطال مانده مبنایی: در صورتی که کاربر بخواهد از مانده مبنایی هایی که قبلا ابطال کرده است استفاده کند باید سند را انتخاب کنید و این گزینه را بزند و از آن بعد مانده مبنایی آن سند را مشاهده خواهیدکرد و می توانید از آن استفاده نمایید

2-8-ویرایش مشخصات سند: با استفاده از این گزینه می توانید ریز اسناد را ببینید و مشخصات غیر اصلی بالای سند را ویرایش کنید)مانند شرح(

دقت داشته باشید در این قسمت فقط موارد غیر الزامی را می توانید ویرایش کنید و برا ی ویرایش جزئیات باید به سند انبار تعدادی رفته و آن سند را انتخاب کنید ویرایش را انجام دهید

2-9-(الحاقات سند: با استفاده از این گزینه می توانید یک فایل را به سند الحاق کنید و هر بار که نیاز داشتید برای پیگیری آن را مشاهده کنید

2-10-( مشاهده سند حسابداری: اگر برای سند جاری سند حسابداری ارسال کرده اید می توانید ریز سند حسابداری همراه با حسابهای درگیر شده برای این سند را در این قسمت مشاهده کنید و روکش حسابداری از آن تهیه نمایید