در بحث مدیریت فرایندها و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، اصطلاحات فراوانی وجود دارند که دانستن هریک برای فهم بهتر این رویکرد ضروری است. BPM، BPMN و BPMS مهم‌ترین مباحثی هستند که باید در حوزه‌ی فرایندهای کسب‌وکار، به آن‌ها پرداخته شود. در این مقاله با تعریف هر یک از این اصطلاحات و تفاوت آن‌ها با یکدیگر آشنا خواهید شد.
مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (Business Process Management) رویکردی برای بهبود فرایندهای موجود در یک سازمان است. BPM از یک چرخه بهره می‌برد که به چرخه‌ی بهبود مستمر (Continuous Improvement Cycle) نیز شهرت دارد. در طی آن، 5 مرحله مدام در حال تکرار هستند. این 5 مرحله عبارتند از: طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی. با توجه به این‌که حداقل 10 % الی 40% زمان کارکنان یک سازمان، به انجام کارهای تکراری و کم‌تاثیر اختصاص یافته است، یک سازمان میتواند از رویکرد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار استفاده کند تا فرایندهای خود را با اهداف استراتژیک هماهنگ کند، بهره‌وری عملیاتی خود را بهبود بخشد و هزینه‌ها و ضایعات را کاهش دهد.
استفاده از BPM چه مزایایی دارد؟
بهره بردن از این رویکرد، برای مدیران امکانی فراهم می‌کند تا فرایندهای خود را بهینه‌سازی و گلوگاه‌ها را حذف کنند و با این کار، شاهد کاهش هزینه‌ها و ضایعات تولیدشده باشند. یکی از حوزه‌هایی که مدیریت فرایندهای کسب‌وکار روی آن تاکید دارد، منطبق کردن فرایندهای سازمان با نیازهای مشتریان است؛ به همین دلیل، استفاده‌ی صحیح از BPM میتواند به افزایش رضایت و ارتقای تجربه‌ی مشتری نیز منجر شود. علاوه‌بر این، در سال 2024 آماری منتشر شد که نشان می‌داد 40% از سازمان‌هایی که رویکرد BPM را پیاده‌سازی کرده‌اند، شاهد کاهش چشم‌گیری در خطاهای دستی بوده‌اند.
پیش از آن‌که به مبحث اصلی بپردازیم، لازم است درباره‌ی ABPMP که مخفف عبارت Association of Business Process Management Professionals است، بدانیم. ABPMP یک انجمن غیردولتی است که مسئولیت تبلیغ و گسترش BPM را برعهده دارد. این انجمن، در سال 2003 در آمریکا تاسیس شد و هدف اصلی آن، مطالعه‌ی تکامل و شیوه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار توسط متخصصان این حوزه بود. در حال حاضر، گواهی CBPP (Certified Business Process Professional) یکی از موثق‌ترین مدارکی است که متخصصان حوزه‌ی BPM می‌توانند آن را کسب کنند و این مدرک توسط انجمن متخصصان مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و پس از برگزاری یک آزمون جامع به پذیرفته‌شدگان داده می‌شود.
مدل و نشانه گذاری فرایندهای کسب و کار (BPMN) چیست؟
BPMN یک زبان مدل‌سازی بصری و مخفف عبارت Business Process Model & Notation است. این سیستم، ترکیبی از نمادها و سمبل‌هایی است که جریان فرایندها را نمایش می‌دهند و یکی از رایج‌ترین چهارچوب‌های مورد استفاده برای به تصویر درآوردن فرایندهای کسب‌وکار است. هدف اصلی تدوین چنین چهارچوبی، دست پیدا کردن به یک استاندارد ثابت برای فرایندهای موجود در سازمان بود. در گذر زمان، نسخه‌ی جدیدی از این استاندارد تحت عنوان BPMN2 منتشر شد که علاوه‌بر ارائه‌ی نمادهای بیش‌تر، قابلیت یکپارچگی با وب سرویس‌ها را برای افراد تیم فراهم و از فرایندهای پیچیده‌تر نیز پشتیبانی می‌کند.
آشنایی با BPMN چه مزایایی دارد؟
ساخت یک چهارچوب استاندارد برای ترسیم فرایندهای کسب‌وکار به‌جای نوشتن آن‌ها، به درک بهتر فرایندها، صرف نظر از دشواری و پیچیدگی آن‌ها کمک بسیاری کرده است. از آن‌جایی که BPMN حالا به یک زبان همگانی برای تجسم فرایندها تبدیل شده است، استفاده از این چهارچوب به استانداردسازی فرایندها و برقراری ارتباط موثر منجر خواهد شد. در ادامه، به چند مزیتی اشاره شده است که با استفاده از BPMN2 برای سندسازی فرایندها می‌توان به آن‌ها دست پیدا کرد.
نشانه‌گذاری‌های استاندارد این امکان را برای سازمان فراهم می‌کنند تا با نشانه‌هایی شناخته‌شده فرایندهای خود را به تصویر بکشد و این مدل‌سازی تصویری توسط تمام اعضا قابل فهم خواهد بود. بنابراین، حتی با تغییر اعضای تیم و تعویض پست‌ها، باز هم مشکلی در درک فرایندهای سازمان به وجود نخواهد آمد.
نمودارهای BPMN این قابلیت را دارند تا حتی پیچیده‌ترین فرایندهای سازمان را به ساده‌ترین شکل ممکن نمایش دهند. از این طریق، حتی سهام‌داران و کارکنانی که تخصص فنی زیادی ندارند نیز می‌توانند فرایندها را درک کنند. به این روش، شفافیت در سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند.
مدل‌های BPMN برای تحلیل و شناسایی ظرفیت‌های موجود برای بهینه‌سازی فرایندهای موجود نیز به کار می‌روند.
اجزای BPMN2
در نمودارهای فرایندهای کسب‌وکار 4 نوع عنصر وجود دارند که توسط BPMN2 به تصویر کشیده می‌شوند. این عناصر عبارتند از:
اشیا جریان (Flow Objects): شامل رخدادها (Events)، فعالیت‌ها (Activities) و دروازه‌ها (Gateways) می‌شود.
اشیا متصل‌کننده (Connecting Objects): شامل جریان توالی (Sequence Flow)، جریان پیامی (Message Flow) و نماد انجمن (Association) می‌شود.
خطوط شناوری (Swimlanes): این عنصر به 2 بخش Pool و Lane تقسیم می‌شود.
مصنوعات (Artifacts): شامل اشیای داده (Data Objects)، گروه‌ها (Groups) و حاشیه‌نویسی‌ها (Annotations) می‌شوند.
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟
BPMS (Business Process Management System) پشتیبانی فنی و ابزارهای نرم‌افزاری مورد نیاز برای خودکارسازی و اجرای فرایندها را برعهده دارد. این سیستم‌ها به‌صورت مستقیم روی فعالیت‌های فعلی سازمان و فرایندهای آن کنترل و نظارت دارند و قابلیت‌های گوناگونی را برای کمک به سازمان‌ها در خودکارسازی و مدیریت فرایندهای تجاری خود فراهم می‌کنند.
استفاده از BPMS چه مزایایی دارد؟
با خودکارسازی فرایندها دیگر نیازی به انجام دستی بسیاری از فعالیت‌ها نخواهد بود و زمان نیروی کار سازمان آزاد خواهد شد. همچنین، با خودکار شدن فرایندها، احتمال وقوع خطا نیز به حداقل خواهد رسید. علاوه‌بر این، با پیاده‌سازی BPMS، سازمان راحت‌تر با تغییرات و قوانین جدید وفق پیدا می‌کند و میتواند عملکردی چابک‌تر از گذشته داشته باشد. با پشتیبانی از هر نوع فرایندی در هر سطحی از پیچیدگی، مدیران دیگر نگران ظرفیت‌های سازمان خود برای رشد نخواهند بود و می‌توانند در آینده فرایندهای خود را سطح دلخواه خودکارسازی کنند.
تفاوت BPM، BPMN و BPMS
با توجه به نکاتی که گفته شد می‌توان به یک جمع‌بندی از تفاوت BPM، BPMN و BPMS رسید. BPM یک رویکرد مدیریتی و کلی است که با در نظر گرفتن فرایندها، افراد و فناوری به محقق کردن اهداف سازمان کمک منجر می‌شود. BPMN مجموعه‌ای از نشانه‌های استانداردسازی‌شده است که از آن برای مدل‌سازی و نمایش فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. در حال حاضر استاندارد مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، BPMN2 است که یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی به شمار می‌رود که هنگام خرید نرم‌افزار BPMS باید به آن دقت کنید. BPMS نرم‌افزاری است که طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را امکان‌پذیر می‌کند. پس می‌توان گفت که BPM یک فلسفه‌ی مدیریتی است و BPMN2 وظیفه‌ی استانداردسازی و کمک به تصویرسازی این رویکرد را برعهده دارد و نرم‌افزار BPMS از این استاندارد بهره می‌برد تا BPM را اجرا کند.
تماس
درخواست دمو