مدیریت فرایند کسب و کار به مجموعهای از اقدامات و فعالیتهایی که هر سازمان و کسب و کاری برای بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف انجام میدهد، گفته میشود. مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) از روشهایی برای کشف، مدلسازی، اندازهگیری، تحلیل، بهبود، بهینهسازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده میکند. نکته کلیدی فرایندهای کسبوکار، تکرار شونده بودن آن است، زیرا فرایندهای کسب و کار مجموعهای از فرایندهای تکرار شوندهای هستند که برای رسیدن به اهداف کسب و کارتان به آنها نیاز دارید.
شاید برایتان سوال باشد که راه حل کارآمدسازی این فرایندها چیست؟ همانگونه که از عنوان مشخص است، نرم افزار BPMS ابزار و راه حلی است که برای مدیریت فرایند کسب و کار استفاده میشود. در این مقاله توضیح میدهیم که نرم افزار BPMS چیست و چگونه استفاده میشود.
BPM چیست؟
معنای Business Process Management یا به اختصار BPM مدیریت فرایند کسب و کار و روشی برای کنترل و بررسی فرایندهایی است که در یک کسبوکار اجرا میشوند.
BPMS یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار به مجموعهای از روشها، تکنیکها و ابزارهایی اطلاق میشود که برای چرخه PDCA (چرخه ی بهبود مستمر) بکار میرود. BPM به عنوان یک تکنیک، روش ساختاریافته و نظم و انضباط مورد استفاده برای ساده کردن عملیات و افزایش کارایی تعریف میشود. این تکنیکها اغلب برای شناسایی، مدلسازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استانداردسازی فرایندهای کسبوکار با کمک اتوماسیون استفاده میشوند. مفهوم BPM برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، تجزیه، تحلیل و مدیریت فرایندهای عملیاتی کسبوکار مورد استفاده قرار میگیرد و وظیفه نظارت بر فرایندهای کسبوکار و بررسی و تغییر، شناسایی و پیشرفت بر عهده آن است.
چرا بهکارگیری نرم افزار BPMS امری ضروری است؟
در این دنیای فوق رقابتی، کسبوکارها برای پیشرفت و پایداری نیاز دارند که کارامد باشند؛ با توجه به تغییرات سریع و پیشرفت روز افزون سازمانها، پاسخگویی به نیاز کسبوکارها به شیوه سنتی و غیرمکانیزه غیر ممکن خواهد بود. انجام امور به صورت دستی موجب اتلاف وقت و افزایش هزینههای اجرایی میشود. برای ریشه یابی و حل این مشکل، نرم افزار BPMS با صرف کمترین زمان و هزینه و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی به کمک مکانیزه کردن کسب و کار شما میآید.
نرم افزار BPMS چیست؟
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به سازمان شما کمک میکند تا فرایندهای کسب و کار خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود دهید. سیستم BPMS به شما امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرایندهای تجاری در کسب و کارتان و همچنین جمعآوری دادهها و تجزیه و تحلیل آنها را میدهد. با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار مدیریت کسب و کار نیز شکل جدید و پیشرفتهای به خود گرفته است. یک نرم افزار BPMS از بینشهای عملی و سریع از اطلاعات عملیات برای بهبود هماهنگی فرایندهای تجاری قابل تطبیق استفاده میکند.
نرم افزار BPMS چطور کار میکند؟
این نرمافزار در 4 مرحله کار میکند: ثبت، نقشهکشی، خودکارسازی و نظارت.
- ثبت: کاربران فرایندهای خود را ثبت میکنند و اقدامهای مناسب و کارآمد را مشخص میکنند که منجر به انجام وظایف میشود.
- نقشهکشی: آنها فرایندها را به شکل نمودار و فلوچارت رسم میکنند و مجموعهای از قوانین را برای مدلسازی فرایندهای منعطف تنظیم میکنند.
- خودکارسازی: در این مرحله کاربران فرایندها را با کنار هم گذاشتن اقدامات و ایجاد مدلهای فرایندهای کسبوکار، آنها را خودکارسازی میکنند تا رفتار هر فرایند و نتایج آن را شبیهسازی کنند.
- نظارت: با بررسی فرایندهای موجود موقعیتی فراهم میشود تا تغییرات و اصلاحیههای مورد نیاز اعمال شوند تا توانایی فرایندها برای رسیدن به نتایج مورد نظر کسبوکار بهبود پیدا کند.
ویژگیهای کلیدی نرم افزار BPMS
- خودکارسازی جریان کار
همانطور که پیش از این نیز به آن اشاره شد، سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار از قابلیت خودکارسازی برخوردار هستند که به کسبوکارها کمک میکند فرایندها و جریانهای رایج خود را تعریف، ترسیم و خودکارسازی کنند. آنها میتوانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه دهند و مجوزهایی برای فعالسازی خودکارسازی با حداقل نظارت را فراهم کنند. همچنین این سیستمها میتوانند به کسبوکارها کمک کنند با نظارت مداوم، گلوگاههای فرایندی را شناسایی و برطرف کنند.
- مدیریت داده
ابزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار از قابلیتهای جامع و قدرتمندی برای مدیریت داده برخوردار هستند و سازمانها به دلیل اینکه همواره حجم زیادی از اطلاعات را ایجاد میکنند به قابلیتهایی از این دست نیاز دارند.
نرم افزار BPMS اطلاعات مورد نیاز را جمعآوری و آنها را بهشکلی کارآمد مدیریت و تحلیل میکند. کاربران میتوانند عناصر گوناگون اطلاعات و روابط میان موجودیهای آن را تعریف و نگهداری کنند.
- مدلسازی بصری جریان کار
در صورتی که نرم افزار BPMS رابط کاربری سادهای داشته باشد، به کاربران اجازه خواهد داد بهراحتی یک نقشه از جریانهای کار سازمان خود رسم کنند. با این کار افراد میتوانند در یک نگاه تمام اطلاعات حیاتی را دریافت کنند و پیشرفت کار را در دنیای واقعی نیز مشاهده کنند. همچنین این سیستم به کاربران امکان میدهد فرمها و فرایندهای وب را بهآسانی مدلسازی کنند.
- گزارشسازی و تحلیل
ابزارهای BPM تحلیلهایی در مورد عملکرد فرایندها فراهم میکنند. گزارشها به شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) متصل هستند و از اقدامات، فرایندها، وظایف و اعضای دخیل در هر فرایند اطلاعات مجزا ارائه میدهند.
بخش گزارش و تحلیل به سازمانها کمک میکند فرایندهای موجود را بهبود ببخشند، انتظارات مشتریان را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیشبینی کنند و حاشیهی سود کلی را افزایش دهند.
- یکپارچهسازی
در هر سیستم چندین فرایند کسبوکار وجود دارد. بهطور مثال جذب یک مشتری جدید میتواند شامل ارائهی یک خدمت و دریافت پول نیز باشد. فناوری BPMS باید فرایند را بهشکلی هماهنگ در بخشهای گوناگون اجرا کند تا کارایی فرایند و رضایت مشتری افزایش و در عین حال هزینهها کاهش پیدا کنند.
همچنین این سیستم باید با نرمافزارهای CRM، HRM و بسترهای ERP یکپارچه باشد. این هماهنگی به فرایندها اجازه میدهد بهسادگی در این سیستمها آغاز شوند و با موفقیت به پایان برسند.
چرا یک سازمان به نرم افزار BPMS نیاز دارد؟
استفاده از نرم افزار BPMS مزایای فراوانی دارد که در بخشهای بعد به آن اشاره خواهیم کرد، اما 5 دلیل اصلی وجود دارد که سازمان شما میتواند از چنین سیستمی بیشترین بهره را ببرد.
- استانداردسازی فرایندها
چه سازمانهای متوسط و چه سازمانهای بزرگ میتوانند با استفاده از BPM، فرایندهای خود را استانداردسازی کنند تا به اهداف کسبوکار خود برسند. به طور مثال یک شرکت تولیدکننده میتواند با استفاده از این سیستم تضمین کند که تمام کالاهای تولیدشده از کیفیت مناسبی برخوردار هستند، صرف نظر از محلی که در آن تولید شدهاند، چرا که تمام فرایندها استاندارد هستند.
- کسب مزیت رقابتی
فراهم کردن اطلاعات واقعی برای سازمان، افراد را قادر میسازد تصمیمهای موثرتری بگیرند و سریعتر با شرایط متغیر بازار وفق پیدا کنند. مثلاً یک شرکت لجستیک میتواند با بهرهگیری از BPM، فرایندهای اصلی خود را بهینه کند و با کاهش هزینهها، بهبود زمان تحویل و افزایش رضایت مشتریان به یک مزیت رقابتی بزرگ دست پیدا کند.
همچنین بهرهگیری از چنین سیستمی با تحلیل و طراحی مجدد جریانهای کار، تجهیز به خودکارسازی و فناوریهای متنوع و بهبود بخشیدن زنجیرهی تامین همراه خواهد بود.
- توانمندسازی کارمندان
BPM تمام اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز را برای اینکه کارکنان با انگیزه، خلاقیت و نوآوری به کار خود ادامه دهند برای آنان فراهم خواهد کرد. مثلاً دادن اطلاعات بهروز به کارشناسان پشتیبانی و CRM به آنان کمک میکند نیازهای مشتریان را بهتر درک کنند و به سوالات و شکایات آنها پاسخهای مفیدتری دهند.
- دستیابی به نوآوری
امروزه نوآوری یکی از عوامل کلیدی موفقیت به شمار میرود. یک سازمان میتواند با استفادهی مستمر از نوآوری، فرایندهای فعلی خود را بهبود بخشد، نیازهای مشتریان را برطرف سازد و درآمد خود را افزایش دهد.
مثلاً یک شرکت تولیدی میتواند از فناوریهای جدید بهره بگیرد تا فرایندهای تولید خود را در لحظه نظارت کند و فرصتهای بهینهسازی را شناسایی کند.
- افزایش رضایت مشتریان
BPM به برندها کمک میکند تجربهی خوبی برای مشتریان رقم بزنند و با قادر ساختن آنها به ارسال سریعتر و دقیقتر محصولات و خدمات، به افزایش بهرهوری، بهبود تجربهی مشتری و سفارشهای بیشتر منجر خواهد شد.
در کل؛ BPM یک ابزار کلیدی برای سازمانهایی به شمار میرود که به دنبال بهینهسازی عملیاتهای کسبوکار و دستیابی به اهداف استراتژیک خود هستند.
خودکارسازی با BPMS
یک نرم افزار BPMS باکیفیت، طراحی و استقرار فرایندهای خودکار را بدون نیاز به حدس و گمان و بهشکلی قطعی انجام میدهد و برای شما الگوهایی راهنما فراهم میکند تا یک رویکرد گامبهگام را دنبال کنید. این نرمافزار به شما قابلیت میدهد تا:
- فرایندی که قصد خودکارسازی آن را دارید شناسایی و طراحی کنید
- منطق و مراحل جریان فرایند کسبوکار را مدلسازی کنید
- بهجای کدنویسی با استفاده از ابزارهای طراحی Point and Click خودکارسازی کنید
- خودکارسازیهای انجامشده را منتشر کرده و عملکرد آنها را بررسی کنید.
- فرصتهای بهبود هر فرایند را شناسایی و در صورت نیاز آنها را اصلاح کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS
پیاده سازی نرم افزار BPMS از مزایای زیادی برخوردار است که برخی از آنها عبارتند از:
- افزایش هوش عملیاتی و راندمان بیشتر
نرم افزار BPMS با کاهش تسکهای تکراری و پیش پا افتاده، باعث کاهش اتلاف وقت و بهبود فرایند کسبوکار شما میشود. همچنین BPMS با ایجاد چارچوب کاری محکم برای فرایندها، باعث رصد و بهینه سازی آنها شده و بینشی را به شما ارائه میدهد تا تصمیمات آگاهانهای برای حذف گلوگاهها بگیرید و هوش عملیاتی را هدایت کنید.
فرایندهای تجاری انعطاف ناپذیر باعث شکست شما در مقابل رقیبان میشود. چابکی عاملی است که باعث بقای کسبوکار شما میشود یک سیستم BPMS کارآمد به صاحبان کسب و کار این امکان را میدهد تا در فرایندهای تجاری خود بنا بر تقاضا و تغییرات بازار تامل کنند، تغییراتی اعمال کنند و دوباره آن را به عمل درآورند. سیستم BPMS به شما کمک میکند که سرعت عمل خود را برای ایجاد تغییرات با بینش عمیقتری افزایش دهید و تجربه بهتری را برای مشتریان به ارمغان بیاورید.
- افزایش درامد و کاهش هزینهها
اجرای مناسبترین نرم افزار BPMS میتواند هزینههای مرتبط با فرایندهای کسبوکار را کاهش دهد. این ابزار، گلوگاهها را شناسایی کرده و از بین میبرد، هدر رفت را شناسایی میکند، بهرهوری نیروی کار را افزایش میدهد، زمان فروش را کاهش دهد و دسترسی مشتری به محصولات و خدمات را آسانتر کند که همین امر در طولانی مدت میتواند باعث افزایش سوداوری سازمان شود.
سیستم BPMS با نظارت لحظهای بر معیارهای عملکردی کلیدی و فراهم کردن اتوماسیون، باعث شفافیت فرایندها شده و با نشان دادن عملکرد واقعی فرایندها به صاحبان کسبوکار امکان درک درست، مدیریت بهتر، اصلاح کارامد و پیگیری نتایج را فراهم میآورد.
- افزایش تطبیق، مدیریت ریسک و امنیت
روشهای قابل اعتماد سیستم BPM به کارکنان کمک میکند تا از وظایف خود مطلع شوند. این روشها میتواند شامل گزارشهای مالی، رعایت قوانین کسبوکار و یا حتی قوانین دولتی باشد. یک نرم افزار BPMS جامع باعث تطابق کسب و کار با استانداردها و بروزرسانی قوانین میشود.
علاوه بر این، مدیریت فرایند کسبوکار توانایی ارتقای اقدامات امنیتی و ایمنی را نیز دارد. این کار با ثبت صحیح رویهها و تسهیل انطباق انجام میشود. سیاستهای سازمانی و کنترل داخلی نیز کارکنان را تشویق به حفظ اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در برابر خطرات احتمالی مانند سرقت میکند.
ویژگی های یک نرم افزار BPMS ایدهآل
هداف BPMS، اجرای اتوماسیونی کارآمد در جهت منافع بلند مدت است. با این حال، نرم افزار BPMS با طراحی بد، میتواند بیشتر از دریافت سود برای کسب و کارها باعث ایجاد ضرر برای آنها باشد.
یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- دارای رابط کاربری کاربرپسند
- سیستم مدیریت محتوا برای ذخیره ایمن فایل ها
- ذخیره سازی مبتنی بر نسخه ویندوز و وب
- داشبورد و گزارشساز قوی با قابلیت تنظیم و یکپارچهسازی
- ایجاد ظرفیت دورکاری با وجود کارتابل کارها و نسخه موبایل
- سرعت بالای بارگذاری صفحات بر بستر وب و ویندوز
لازم به ذکر است که ویژگیهای نرم افزار های BPMS با توجه به تغییر نیاز مشتریان، در حال رشد و تکامل هستند.
۱۰ نکته ای که قبل از اجرای BPMS باید به آن توجه کنید
عامل اولیهای که موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار به آن وابسطه است، پیادهسازی است؛ به همین دلیل قبل از اجرای نرم افزار BPMS این نکات را بررسی کنید:
