وبلاگ نرم افزار BPMS چیست و چرا برای هر کسب و کاری ضروری است؟

نرم افزار BPMS چیست و چرا برای هر کسب و کاری ضروری است؟

1401/08/11

مدیریت فرایند کسب و کار به مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌هایی که هر سازمان و کسب و کاری برای بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف انجام می‌دهد، گفته می‌شود. مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) از روش‌هایی برای کشف، مدل‌سازی، اندازه‌گیری، تحلیل، بهبود، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده می‌کند. نکته کلیدی فرایندهای کسب و کار، تکرار شونده بودن آن است، زیرا فرایندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فرایندهای تکرار شونده‌ای هستند که برای رسیدن به اهداف کسب و کارتان به آن‌ها نیاز دارید.

شاید برایتان سوال باشد که راه حل کارآمدسازی این فرایندها چیست؟همانگونه که از عنوان مشخص است، نرم افزار BPMS ابزار و راه حلی است که برای مدیریت فرایند کسب و کار استفاده می‌شود.

در این مقاله توضیح می‌دهیم که نرم افزار BPMS چیست و چگونه استفاده می‌شود.

BPM چیست؟

معنای Business Process Management یا به اختصار BPM مدیریت فرایند کسب و کار و روشی برای کنترل و بررسی فرایندهایی است که در یک کسب و کار اجرا می‌شوند.

BPMS یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار به مجموعه‌ای از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی اطلاق می‌شود که برای چرخه PDCA (چرخه ی بهبود مستمر) بکار می‌رود.  BPMبه عنوان یک تکنیک، روش ساختاریافته و نظم و انضباط مورد استفاده برای ساده کردن عملیات و افزایش کارایی تعریف می‌شود. این تکنیک‌ها اغلب برای شناسایی، مدل‌سازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استانداردسازی فرایندهای کسب‌وکار با کمک اتوماسیون استفاده می‌شوند. مفهوم BPM برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، تجزیه، تحلیل و مدیریت فرایندهای عملیاتی کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد و وظیفه نظارت بر فرایندهای کسب و کار و بررسی و تغییر، شناسایی و پیشرفت بر عهده آن است.

چرا به کاری گیری نرم افزار BPMS امری ضروری است؟

در این دنیای فوق رقابتی، کسب و کارها برای پیشرفت و پایداری نیاز دارند که کارامد باشند؛ با توجه به تغییرات سریع و پیشرفت روز افزون سازمان‌ها، پاسخگویی به نیاز کسب و کارها به شیوه سنتی و غیرمکانیزه غیر ممکن خواهد بود. انجام امور به صورت دستی موجب اتلاف وقت و افزایش هزینه‌های اجرایی می‌شود. برای ریشه یابی و حل این مشکل، نرم افزار  BPMSبا صرف کم‌ترین زمان و هزینه و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی به کمک مکانیزه کردن کسب و کار شما می‌آید.

 

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب و کار خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود دهید. سیستم BPMS به شما امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرایندهای تجاری در کسب و کارتان و همچنین جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها را می‌دهد. با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار مدیریت کسب و کار نیز شکل جدید و پیشرفته ای به خود گرفته است. یک نرم افزار BPMS از بینش های عملی و سریع از اطلاعات عملیات برای بهبود هماهنگی فرایندهای تجاری قابل تطبیق استفاده می‌کند.

 

مزایای استفاده از نرم افزار BPMS

پیاده سازی نرم افزار BPMS از مزایای زیادی برخوردار است که برخی از آن‌ها عباراند از:

افزایش هوش عملیاتی و راندمان بیشتر:

نرم افزار BPMS با کاهش تسک‌های تکراری و پیش پا افتاده، باعث کاهش اتلاف وقت و بهبود فرایند کسب و کار شما می‌شود. همچنین BPMS با ایجاد چارچوب کاری محکم برای فرایندها، باعث رصد و بهینه سازی آن‌ها شده و بینشی را به شما ارائه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌ای برای حذف گلوگاه‌ها بگیرید و هوش عملیاتی را هدایت کنید.

 

چابکی بیشتر:

فرایندهای تجاری انعطاف ناپذیر باعث شکست شما در مقابل رقیبان می‌شود. چابکی عاملی است که باعث بقای کسب و کار شما می‌شودیک سیستم BPMS کارآمد به صاحبان کسب و کار این امکان را می‌دهد تا در فرایندهای تجاری خود بنا بر تقاضا و تغییرات بازار تامل کنند، تغییراتی اعمال کنند و دوباره آن را به عمل درآورند. سیستم BPMS به شما کمک می‌کند که سرعت عمل خود را برای ایجاد تغییرات با بینش عمیق‌تری افزایش دهید و تجربه بهتری را برای مشتریان به ارمغان بیاورید.

 

افزایش درامد و کاهش هزینه‌ها:

اجرای مناسب‌ترین نرم افزار BPMS می‌تواند هزینه های مرتبط با فرایندهای کسب و کار را کاهش دهد. این ابزار، گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و از بین می‌برد، هدر رفت را شناسایی می‌کند، بهره‌وری نیروی کار را افزایش می‌دهد، زمان فروش را کاهش دهد و دسترسی مشتری به محصولات و خدمات را آسان‌تر کند که همین امر در طولانی مدت می‌تواند باعث افزایش سوداوری سازمان شود.

                                            

بینشی بازتر و عمیق تر:

سیستم BPMS با نظارت لحظه‌ای بر معیارهای عملکردی کلیدی و فراهم کردن اتوماسیون، باعث شفافیت فرایندها شده و با نشان دادن عملکرد واقعی فرایندها به صاحبان کسب و کار امکان درک درست، مدیریت بهتر، اصلاح کارامد و پیگیری نتایج را فراهم می‌آورد.

 

افزایش تطبیق، مدیریت ریسک و امنیت:

روش‌های قابل اعتماد سیستم BPM به کارکنان کمک می‌کند تا از وظایف خود مطلع شوند. این روش‌ها می‌تواند شامل گزارش‌های مالی، رعایت قوانین کسب و کار و یا حتی قوانین دولتی باشد. یک نرم افزار BPMS جامع باعث تطابق کسب و کار با استانداردها و بروزرسانی قوانین می‌شود.

علاوه بر این، مدیریت فرایند کسب و کار توانایی ارتقای اقدامات امنیتی و ایمنی را نیز دارد. این کار با ثبت صحیح رویه‌ها و تسهیل انطباق انجام می‌شود. سیاست‌های سازمانی و کنترل داخلی نیز کارکنان را تشویق به حفظ اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در برابر خطرات احتمالی مانند سرقت می‌کند.

 

ویژگی های یک نرم افزار BPMS ایده‌آل:

هداف BPMS، اجرای اتوماسیونی کارامد در جهت منافع بلند مدت است. با این حال، نرم افزار BPMS با طراحی بد، می‌تواند بیشتر از دریافت سود برای کسب و کارها باعث ایجاد ضرر برای آن‌ها باشد.

یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

  • دارای رابط کاربری کاربرپسند
  • سیستم مدیریت محتوا برای ذخیره ایمن فایل ها
  • ذخیره سازی مبتنی بر نسخه ویندوز و وب
  • داشبورد و گزارش‌ساز قوی با قابلیت تنظیم و یکپارچه‌سازی
  • ایجاد ظرفیت دورکاری با وجود کارتابل کارها و نسخه موبایل
  • سرعت بالای بارگذاری صفحات بر بستر وب و ویندوز

لازم به ذکر است که ویژگی‌های نرم افزار های BPMS با توجه به تغییر نیاز مشتریان، در حال رشد و تکامل هستند.

bpms چیست؟

۱۰ نکته ای که قبل از اجرای BPMS باید به آن توجه کنید:

عامل اولیه‌ای که موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار به آن وابسطه است، پیاده سازی است؛ به همین دلیل قبل از اجرای نرم افزار BPMS این نکات را بررسی کنید:

  • انتخاب پلتفرم پیاده سازی
  • انتخاب فرایند
  • شناسایی مالک فرایند
  • تعیین معیارها
  • نمودار گردش کار
  • درگیر کردن ذینفعان
  • آزمایش گردش کار BPM خود
  • ادغام آسان اطلاعات
  • آموزش کاربران
  • اندازه گیری و بهینه سازی

 

نمونه هایی از فرایندهای تجاری مورد استفاده در BPMS

به طور کلی فرایندهای تجاری به چندین فناوری متکی هستند، طولانی و مستعد تغییر مکرر BPMS هستند و از قوانین خاصی پیروی می‌کنند. نمونه فرایندهایی که توانایی بهبود با نرم افزار BPMS را دارند عبارت اند از:

  • مدیریت حساب
  • پیگیری و مدیریت بودجه
  • مدیریت مطالبات
  • مدیریت انطباق
  • سفارشات مشتری
  • مدیریت موجودی‌ها
  • پردازش فاکتور
  • نظارت عملکرد
  • ردیابی پروژه و گردش کار

 

به طور کلی، سازمان‌ها پس از استفاده از نرم افزار BPMS متوجه این نکته می‌شوند که کسب و کارشان صرفا با شناسایی نحوه عملکرد فرایند کسب و کارها ظرفیت کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری را در بهترین شرایط به وجود می‌آورند؛ با این وجود، اجرای سیستم BPM نیازمند فکر و تلاش زیادی است و عجله در اجرای آن می‌تواند باعث ناکارامدی و آشفتگی ‌شود. اجرای سریع و بی‌برنامه نرم افزار BPMS می‌تواند باعث تاخیر پروژه‌ها، تداخل با سیستم‌های موجود و تضعیف منابع کسب و کار شما شود.

با توجه به اطلاعات ذکر شده در این مقاله، نوع نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار که مورد استفاده قرار می‌دهید بسیار حائز اهمیت است و باید در انتخاب آن دقیق و محتاط باشید.

برای دریافت مشاوره می‌توانید با مشاورین راهکاران نوین سیاق در ارتباط باشید.

سیستم نرم افزاری
مقالات مرتبط