پیاده‌سازی نرم افزار BPMS و 10 موردی که باید از آن اطلاع داشت
نرم افزار BPMS دارای مزایای فراوانی برای مشاغلی است که می‌خواهند استراتژی‌های تجاری خود را سازماندهی کنند و گردش کار را به حداکثر برسانند. وظیفه اصلی مدیران فرایند اجرا و راه‌اندازی این نرم‌افزار است. اجرای بهینه نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار نیازمند فکر و تلاش بسیاری است؛ زیرا اجرای عجله‌ای سیستم BPMS می‌تواند باعث تداخل با سیستم‌های دیگر کسب و کار شود، پروژه‌هارا به تاخیر بیاندازد و منابع شرکت را تضعیف کند.
در این مقاله با سیاق همراه باشید تا برای کاهش ریسک نرخ پایین پذیرش، ناکارامدی و آشفتگی عمومی سازمان به ده مرحله ضروری قبل از اجرای سیستم BPMS بپردازیم.
نرم افزار BPMS بستری است که تمامی فرایندهای شما بر روی آن پایه گذاری می‌شود، پس قبل از شروع ایجاد فرایندها، از بستر مناسب اطمینان حاصل فرمایید. بازار سازمانی از ابزارهای مدیریت فرایند که فرایندها را به صورت خودکار انجام می‌دهند و یا حتی فرایندهای شکست خورده را یافته و اصلاح می‌کنند اشباع شده است. پس قبل از هر تصمیمی، انتخاب ابزار مدیریت فرایندی که تمامی ویژگی‌های مورد نیاز شرکت شما را داشته باشد مهم‌ترین کار است. خوشبختانه نرم افزار BPMS سیاق به عنوان یک ابزار ایرانی با لیسانس معتبر، یکی از مناسب‌ترین انتخاب‌ها برای مدیریت فرایند کسب و کار شما است.
برخی از سیستم‌های BPMS بیشتر برای ارائه قابلیت‌های توسعه برنامه طراحی شده‌اند، در حالی که بسیاری دیگر برای مشاهده و ردیابی فرایندها ساخته شده‌اند. نرم افزاری را انتخاب کنید که همه کاربران، از جمله کاربران تجاری غیرفنی، توانایی استفاده از آن را داشته باشند. انتخاب سیستم BPMS با کاربری آسان از استخدام مشاوران گران قیمت برای عیب‌یابی مسائل یکپارچه سازی و عملیاتی جلوگیری می‌کند.
در ابتدا ممکن است انتخاب فرایندی که بیشترین خرابی در کسب‌وکار را به وجود می‌آورد برای خودکارسازی وسوسه کننده به نظر برسد، ولی بهتر است اولین فرایندی که برای خودکارسازی با اجرای راه حل BPM انتخاب می‌کنید، مدیریت آسان‌تر و خطرات کمتری داشته باشد.
تا زمانی که کارکنان شرکت شما با نرم افزار BPMS راحت نیستند، از اجرای آن در فرایندهای حیاتی و مهم کسب‌وکارتان خودداری کنید و ابتدا آن را روی فرایندهای ساده‌ای مانند سفارش‌های خرید، بازپرداخت هزینه سفر یا سایر پروژه‌هایی که مدیریت آسان‌تری دارند آزمایش کنید.
ممکن است گاهی اوقات در هنگام پیاده‌سازی سیستم BPMS جدید بر سر یک فرایند مناقشه‌ای سر بگیرد. اگر کسی برای مدیریت فرایند و عملیاتی کردن BPMS ماموریتی نداشته باشد، افراد مشکلات را تقصیر یکدیگر می‌دانند و در نهایت نیز همه تقصیرات به گردن ارائه‌دهنده سیستم BPMS خواهد افتاد.
برای پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، ضروری است که مالک هر فرایند را شناسایی کنید. مالک فرایند مسئول عملکرد صحیح و سازماندهی داده‌ها و فرایندها است و به همین دلیل، بهتر است راه حل نرم افزاری BPM با محوریت انسان انتخاب کنید تا کارکنان همه بخش‌های کسب‌وکارتان ارتباط راحت‌تری با آن برقرار کنند.
در صورتی که هیچ هدف و معیاری در رابطه با پیاده‌سازی نرم افزار BPMS نداشته باشید، این امر چیزی جز اتلاف وقت و از دست رفتن منابع نخواهد بود. لازم است که قبل از اجرای هرگونه فرایند در BPMSبه دنبال دلیل آن باشید. ممکن است دلیل شما کاهش زمان و هزینه طراحی، ردیابی بهتر فرایندها و یا حتی کمتر شدن کاغذ بازی سازمان باشد؛ در هر حالتی، درک دلیل اهمیت بسیار زیادی دارد.
درک اولویت پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، امکان تمرکز بر یک هدف مهم به جای تلاش برای دستیابی هم‌زمان به چندین معیار بیهوده را به شما می‌دهد. بهتر است یک جریان کار را به هدف خاصی که قصد انجام آن را دارید و در یک بازه زمانی که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید، گره بزنید. با درک داده‌ها و اطلاعات فرایندهای قبلی شروع کنید، مثلا: ایمیل، تماس‌های تلفنی یا حتی چت با مشتری. زمان بهینه برای اتمام هر فرایند را شفافسازی کنید و از این اطلاعات جهت تعیین اهداف معقول برای نرم افزار BPMS استفاده کنید.
یکی از نکات کلیدی در اجرای هر نرم افزار BPMS رسم نمودار گردش کار است. فرایند ایده‌آل و نحوه اجرای آن را تصور کرده و سپس نموداری از آن را ترسیم کنید.
با سایر اعضای تیم درباره نحوه مدیریت فرایندها در گذشته صحبت کنید. درک تاریخچه یک فرایند و تغییرات بزرگی که طی کرده، اهمیت بسیاری دارد. با بحث و گفتگو می‌توانید از تجربیات گذشته آگاه شوید و از آن‌ها در مسیر داشتن عملکردی بهتر و کارامدتر استفاده کنید.
روند فرایند را به حداقل برسانید تا دردسرهای فرایندهای دستی باعث ایجاد اختلالی در سیستم نشود؛ هرچه مسیر فرایند کوتاه‌تر باشد، شانس موفقیت نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار بیشتر است.
نرم افزار BPMS معمولا توسط دو گروه اداره می‌شود:
مدیران فنی که از چگونگی استفاده از سیستم BPMS آگاه هستند.
صاحبان کسب‌وکارها که می‌دانند فرایند چگونه باید اجرا شود.
برای تشویق همکاری در سیستم BPMS جدید، از همان ابتدا همه اعضای تیم خود را درگیر کنید. با همه ملاقات کنید و با آن‌ها صحبت کنید تا برای درک مشکلات و آنچه نیاز دارند بازخورد دریافت کنید.
بهترین راه برای درک تأثیر نرم افزار BPMS بر فرایند کسب و کار خود بدون ایجاد تداخل در فرایندهای جاری، اجرای آن به صورت آزمایشی است. می‌توانید از این فرصت برای آموزش کاربران یا آزمایش بدون ریسک قابلیت‌های نرم افزار استفاده کنید.
یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار هنگام اجرا باید بخش عمده‌ای از داده‌های کسب‌وکار را بررسی کند و آزمایش ابزار می‌تواند به شما کمک کند تا زمان اجرای واقعی نرم افزار، پهنای باند لازم برای رسیدگی به فرایندهای پربار، چابکی و خروجی را مشخص کنید. پس از موفقیت آزمایش اولیه، می‌توان پروژه‌های بزرگ‌تر که نیاز به کنترل بیشتری دارند را مورد آزمایش قرار داد.
به طور سنتی، مدیریت فرایند کسب و کار به شدت بر ساختار و استحکام سیستم تمرکز دارد و به همین دلیل است که فقط متخصصان حوزه IT قادر به ایجاد تغییراتی در آن هستند.
امروزه یکپارچه‌سازی نرم افزار BPMS با سایر سیستم‌های جزیره‌ای یا تخصصی سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است؛ در نتیجه بهتر است که سیستم BPMS سازگار و منعطف با دیگر سیستم‌ها را انتخاب کنید که ارزش بیشتری به فرایندهای جاری شما بیافزاید.
موفقیت اجرای سیستم BPMS شما تا حد زیادی به نحوه تعامل کاربران با سیستم بستگی دارد. هر کاربر و شرکت کننده باید نسبت به فرایندهای انجام شده پاسخگو باشد و بهترین راه برای دستیابی به این هدف، آموزش کارکنان است. پیشنهاد می‌کنیم که یک کارگاه آموزشی در زمینه نرم افزار BPMS، منطق پشت اجرای فرایندها، خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار برگزار کنید.
اگر نرخ بازگشت سرمایه (RIO) را اندازه گیری نکنید و معیاری برای اندازه‌گیری بهبود ایجاد شده با پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار نداشته باشید، هرگز متوجه تاثیر مثبت یا منفی این نرم افزار در کسب‌وکارتان نخواهید شد. اندازه‌گیری و نظارت بر بهبود فرایند، عنصر کلیدی اجرای موفق سیستم BPMS است.
معمولاً اندازه‌گیری راه‌حل‌های سیستم BPMS دشوار است، زیرا داده‌های آن در مقایسه با منابع دیگر در یک کسب‌وکار مبهم‌تر است. اما اگر قصد بررسی نوع خاصی از داده‌هارا داشته باشید، می‌توانید از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای تجزیه و بهبود آن‌ها استفاده کنید.
لازم به ذکر است که مدتی طول می‌کشد تا نرم افزار BPMS تکامل یابد و با فرایندهای سازمانی سازگار شود. تا آن موقع، سیستم را به صورت مداوم بررسی و فرایندها را تکرار کنید تا حداکثر بهره‌وری از نرم افزار را داشته باشید.
همانطور که می‌دانید، با استفاده از نرم افزار BPMS و امکانات آن می‌توان فرایندهای موجود را تحلیل و بررسی و بر مبنای آن گزارشات مختلف آماری تهیه کرد، گلوگاه‌ها و موانع را شناسایی کرد و در راستای بهبود وضعیت کسب‌وکار، اهداف استراتژی سازمان را هماهنگ کرد. امیدواریم این مقاله دیدگاه جامعی برای آشنایی با مراحل قبل از اجرای نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به شما داده باشد.
مقالات برتر
تماس
درخواست دمو