هزینه یابی بر مبنای فعالیت چیست؟ در دوره‌ای که تغییرات رفتار بازار، شیوه‌های سنتی بهایابی را به‌کلی از رده خارج کرده است، چه روشی را می‌توان جایگزین آن کرد؟ و با توجه به رقابت روزافزون بازار، سیستم‌های هزینه‌یابی چگونه می‌توانند به تصمیم‌گیری قاطع مدیران و حفظ سودآوری کسب‌وکار کمک کنند؟ برای پاسخ به این سوالات، در ادامه‌ی این مقاله همراه راهکار نوین سیاق باشید.
هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) چیست؟
هزینه یابی بر مبنای فعالیت (Activity-Based Costing) یا به اختصار ABC، یک روش هزینه‌یابی است که در آن، هزینههای ثابت یا غیرمستقیم که در تولید کالا یا خدمات نقش داشته‌اند نیز محاسبه می‌شوند. در این روش پس از تشخیص فعالیت‌های مختلفی که در تولید محصولات و خدمات مورد استفاده قرار گرفته‌اند، هزینههای مربوط به هر فعالیت، براساس میزان استفاده از آن در فرایند تولید محصولات و خدمات محاسبه خواهند شد.
به بیان ساده‌تر، هزینه یابی بر مبنای فعالیت روشی است که براساس آن، هزینهی نهایی محصولات و خدمات به‌عنوان جمع هزینهی فعالیت‌هایی که برای ارائه آن‌ها انجام می‌شود، به‌دست می‌آید.
هدف هزینه یابی ABC ارائه‌ی چشم اندازی دقیق‌تر و روشن‌تر از هزینهی تولید محصولات و خدمات به شرکت‌ها برای تصمیم‌گیری به بهترین شکل در زمینه‌ی مدیریت هزینه است. به دلیل استفاده از مبنای تسهیم هزینهی متناسب با هر فعالیت، هزینه یابی ABC به سادگی قادر به محاسبه‌ی بهای تمام شده‌ی تولید و خدمات است و می‌تواند منجر به ارائه‌ی خدمات و محصولات بهتر و هزینهی کمتر شود.
تفاوت هزینه یابی بر مبنای فعالیت و هزینه یابی سنتی
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) در تخصیص هزینههای غیرمستقیم به محصولات یا خدمات، منطقی‌تر و دقیق‌تر از روش هزینه‌یابی سنتی عمل می‌کند. در هزینه‌یابی سنتی، هزینههای غیرمستقیم بر اساس عاملی که معمولاً ارتباطی با نوع و سطح تصرف ندارد، مثل هزینهی کار مستقیم، ساعت کار لازم برای تولید یک واحد محصول یا تعداد روزهای صرف‌شده برای تولید محصول، تخصیص می‌یابند.
با این وجود، این عوامل نمی‌توانند دلیل دقیق و کاملی برای هزینههای غیرمستقیم ارائه دهند. هزینه‌یابی سنتی بهترین استفاده را در صورتی دارد که هزینههای غیرمستقیم در مقایسه با هزینههای مستقیم تولید، پایین باشد. مشکل شیوه‌ی سنتی در آن است که تغییراتی که در مبنای تخصیص هزینه رخ می‌دهد با تغییرات تخصیص هزینه، منطبق نیست.
در هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC)، هزینههای غیرمستقیم براساس فعالیت‌هایی که برای تولید محصول یا ارائه‌ی خدمات لازم است، تخصیص داده می‌شود. به عبارت دیگر، ABC از تمام فعالیت‌هایی که برای تولید محصول یا ارائه خدمات لازم است، به‌عنوان مبنای تخصیص هزینه استفاده می‌کند. این روش باعث می‌شود که تخصیص هزینه به محصولات یا خدمات، دقیق‌تر و عادلانه‌تر باشد و مدیریت هزینهها بهتر از شیوه‌ی سنتی انجام شود.
تاریخچه هزینه یابی مبنی بر فعالیت ABC
هزینه یابی بر مبنای فعالیت در دهه‌ی ۱۹۸۰ میلادی برای اولین بار توسط رابین کوپر (Robin Cooper) و رابرت کاپلان (Robert Kaplan) در دانشکده‌ی مدیریت هاروارد مطرح شد. این روش به‌عنوان یک ابزار مدیریتی برای بهبود دقت در تخصیص هزینههای مختلف به محصولات و خدمات، توسعه پیدا کرد.
در دهه‌ی ۱۹۵۰ نیز شرکت‌های بزرگ صنعتی آمریکایی از این روش به‌صورت محدود استفاده می‌کردند، اما پژوهش‌های انجام‌شده توسط دانشمندان هاروارد، نقطه‌ی عطفی در پیشبرد روش هزینه یابی ABC به‌عنوان یکی از بهترین روش‌های بهایابی، ایجاد کرد.
رابرت کاپلان و رابین کوپر در مطالعات خود، به علت ناکارآمدی و عدم توانایی روش‌های سنتی بهایابی به‌خصوص برای ارزیابی مقدار واقعی هزینهی غیرمستقیم، این روش را پیشنهاد دادند. آن‌ها در پژوهش‌های خود، 3 عامل مستقل را شناسایی کردند که در اجرای روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت موثر بودند. این سه عامل عبارتند از:
واقعیت این است که ساختار هزینه در 50 سال گذشته به‌شکل قابل توجهی تغییر کرده است. در گذشته، هزینهی نیروی کار %50 از کل هزینهی محصولات را تشکیل می‌داد و پس از آن مواد اولیه 35% و هزینهی سربار 15% بود. امروزه غیرمعمول نیست که هزینه سربار %60 هزینهی محصول، مواد خام به‌طور متوسط %30 و هزینهی نیروی کار کمتر از %10 باشد؛ البته ممکن است در سازمان‌های خدماتی و دولتی هزینهی سربار حتی بیشتر هم باشد. به همین دلیل است که استفاده از تعداد ساعات کاری برای تخصیص هزینه تا اواسط قرن بیستم منطقی بود، اما امروزه با توجه به ساختار هزینهی فعلی کاربردی ندارد.
تعداد و کیفیت کار رقیبان کسب‌وکار در سال‌های اخیر به‌طور قابل توجهی تغییر کرده است. این امر باعث کاهش مارجین (حاشیه‌ی سود) هزینه در سال‌های پیاپی و افزایش اهمیت کنترل هزینه شده است. در این زمینه، اجرای روش هزینه یابی ABC توانایی کنترل بهتر هزینه را امکان پذیر می‌کند و رقابت‌پذیری را به دلیل پیش‌بینی بهتر سود افزایش می‌دهد.
به لطف پیشرفت‌ها و در دسترس بودن گسترده‌ی فناوری اطلاعات، هزینهی پیاده‌سازی و اندازه‌گیری سیستم هزینه یابی ABC به میزان قابل توجهی کاهش یافته است. در گذشته، هزینهی بالای پیاده‌سازی یک سیستم موثر ABC، آن را فقط برای شرکت‌های بزرگ امکان‌پذیر می‌کرد.
مزایای هزینه یابی بر مبنای فعالیت چیست؟
- با به‌کارگیری روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت می‌توانید به مزایایی از جمله محاسبه‌ی دقیق‌تر هزینهی محصولات، کنترل بهتر هزینهها، تصمیم‌گیری‌های کارآمدتر، افزایش شفافیت مالی، سود بیشتر و تخصیص بهتر منابع دست پیدا کنید.
- محاسبه‌ی دقیق‌تر هزینه محصول
- هزینه یابی بر مبنای فعالیت هزینهی غیرمستقیم را براساس فعالیت‌هایی که باعث ایجاد آن هزینه می‌شوند، به محصولات یا خدمات اختصاص می‌دهد که منجر به محاسبه‌ی دقیق‌تر هزینهی محصول می‌شود.
- کنترل بهتر هزینهها
- هزینه یابی ABC درک بهتری از هزینههای مرتبط با فعالیت‌های خاص را فراهم می‌کند و با شناسایی و حذف فعالیت‌های غیرضروری، کنترل هزینه را امکان‌پذیر می‌کند.
- بهبود تصمیم‌گیری
- اطلاعات دقیق از هزینههای محصول تولیدشده توسط هزینه یابی بر مبنای ABC به تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد قیمت‌گذاری، اجزای تشکیل‌دهنده‌ی محصول و فرایند تولید کمک می‌کند.
- افزایش شفافیت
- هزینه یابی ABC شفافیت بیشتری را در تخصیص هزینه فراهم می‌کند و به شناسایی فرایندهای قابل تغییر برای کاهش هزینهی تولید کمک می‌کند.
- بهبود سودآوری
- هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC، با ارائه‌ی اطلاعات دقیق‌تری از هزینهی تولید و شناسایی محصولات یا خدمات سودآور و حذف محصولات زیان‌آور به افزایش بهره‌وری کسبوکارها کمک می‌کند.
- تخصیص بهتر منابع
- هزینه یابی ABC درک بهتری از استفاده از منابع فراهم می‌کند و تصمیم‌گیری‌های تخصیص بهتر منابع را برای مدیران تولید ممکن می‌سازد.
به طور کلی، هزینه یابی ABC اطلاعات دقیق‌تر و مرتبط‌تری را برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند که منجر به بهبود کارایی، بهره‌وری و رقابت‌پذیری برای کسبوکارها می‌شود.
معایب هزینه یابی بر مبنای فعالیت چیست؟
درست است که هزینه یابی بر مبنای فعالیت دید دقیق‌تری از هزینهی واقعی محصولات، خدمات و فعالیت‌ها ارائه می‌دهد. با این حال، مانند هر روش بهایابی دیگری، ABC نیز محدودیت‌های خود را دارد. این محدودیت‌ها عبارتند از:
- پیچیدگی
- پیاده‌سازی هزینه یابی ABC می‌تواند فرایندی پیچیده و زمان‌بر باشد که نیاز به تلاش قابل توجهی از سوی سازمان دارد. این کار شامل شناسایی تمام فعالیت‌ها در یک فرایند، تعیین سنجه‌های هزینهی آن‌ها و تخصیص هزینه براساس آن است که چالش‌های خاص خود را دارد.
- هزینهی پیاده‌سازی
- پیاده سازی سیستم ABC می‌تواند گران باشد، به‌خصوص برای مشاغل کوچک و متوسط. فرایند پیاده‌سازی نیازمند نرم‌افزار خاص و آموزش‌های تخصصی برای کارکنان است.
- دشواری در شناسایی فعالیت‌ها
- شناسایی تمامی فعالیت‌ها و هزینههای مرتبط با آن‌ها، به‌ویژه در فرایندهای تولید پیچیده، مشکل است. تعیین اینکه کدام فعالیت‌ها ضروری هستند و کدام فرایندها قابلیت حذف شدن دارند، ممکن است دشوار باشد.
- دقت در جمع‌آوری داده‌ها
- سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای تأمین اختصاص صحیح هزینهها نیاز به جمع‌آوری دقیق داده‌ها دارد. داده‌های نادرست می‌تواند منجر به تخصیص هزینهی نادرست شود، در نتیجه ممکن است تصمیمات قیمت‌گذاری اشتباهی را به دنبال داشته باشد.
- زمان‌بر بودن
- بهایابی به روش ABC می‌تواند زمان‌بر باشد، زیرا تخصیص هزینه به فعالیت‌ها به بررسی منظم نیاز دارد. این موضوع به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که تعداد زیادی محصول یا خدمات دارند، چالش‌برانگیز است.
- مقاومت در برابر تغییر
- هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC می‌تواند با مقاومت کارمندانی مواجه شود که به روش‌های سنتی بهایابی عادت دارند. متقاعد کردن آن‌ها به مزایای سیستم جدید و آموزش آن‌ها برای استفاده از آن، مشکلات خاص خود را خواهد داشت.
مباحث کلیدی در هزینه یابی ABC:
- جدا از مراحل و مزایا و معایب هزینه یابی بر مبنای فعالیت، نکات دیگری نیز وجود دارند که بهتر است در خصوص هزینه یابی ABC بدانید. این مباحث عبارتند از: محرک‌های هزینه، همگن بودن فعالیت‌ها، ساختار سلسله‌مراتبی، هزینه یابی ABC زمان‌محور، هزینه‌یابی چرخه‌ی عمر و یکپارچگی با روش تولید ناب.
- سنجه‌های هزینه
- سنجه‌های هزینه در هزینه یابی ABC عواملی هستند که باعث وقوع هزینه در سازمان می‌شوند. در واقع، هر فعالیت در یک سازمان ممکن است به‌عنوان یک سنجه یا محرک بها شناخته شود. هنگام انتخاب سنجه‌ی بهای مناسب، 3 عامل حائز اهمیت هستند: میزان همبستگی، هزینهی اندازه‌گیری و آثار رفتاری.
- همگن بودن فعالیت‌ها
- همگن بودن فعالیت‌ها به این معنا است که اقلامی از هزینهی سربار در یک گروه گردآوری شوند که تقریباً به نسبتی یکسان توسط هر یک از محصولات به مصرف برسند. در هزینه یابی ABC، هر فعالیت به‌صورت جداگانه بررسی می‌شود و هزینهی هر فعالیت به محصولاتی که از آن فعالیت بهره می‌برند، تخصیص داده می‌شود. به این ترتیب، با تخصیص دقیق‌تر هزینه، قابلیت بهبود کیفیت و کاهش هزینه در فرایند تولید بیشتر می‌شود.
- ساختار سلسله‌مراتبی هزینه یابی بر مبنای فعالیت
- در بیشتر مواقع، هزینه یابی ABC یک ساختار سلسله‌مراتبی را ایجاد می‌کند تا به فعالیت‌ها نظم ببخشد. فعالیت‌ها به سطوح اولیه، ثانویه و سوم تقسیم می‌شوند. این نظام به فهم بهتر رابطه‌ی انواع گوناگون فعالیت‌ها و تاثیری که بر هزینهها دارند کمک خواهد کرد.
- هزینه یابی ABC زمان‌محور (TDABC)
- این مدل (Time driven activity based costing) در واقع افزونه‌ای برای هزینه یابی بر مبنای فعالیت است که فرایند اجرای این روش را آسان‌تر می‌کند. در این روش، زمان مورد نیاز برای انجام هر عملیات حدس زده می‌شود و با استفاده از این حدس و گمان‌ها، هزینهها تخصیص داده می‌شوند. روش TDASC بیش از همه در موقعیت‌هایی کاربرد دارد که اطلاعات جزئی مورد نیاز برای هزینه یابی ABC آماده یا در دسترس نیستند.
- هزینه‌یابی چرخه‌ی عمر محصول
- هزینه یابی بر مبنای فعالیت می‌تواند به حدی توسعه پیدا کند که هزینههای مربوط به محصول یا خدمت، در تمام طول مدت عمر آن ردیابی شوند. یعنی تمام هزینههای مربوط به کالا یا خدمات، از تحقیقات و توسعه‌ی محصول گرفته تا تولید، توزیع و دفع آن به‌صورت کامل مشخص می‌شوند.
- یکپارچه با روش تولید ناب
- تولید ناب یا Lean production یکی از سیستم‌های برنامه‌ریزی تولید است و هدف اصلی آن جلوگیری از ایجاد ضایعات تا حد ممکن است. هزینه یابی بر مبنای فعالیت می‌تواند با این سیستم یکپارچه شود و ضایعات غیرعادی را شناسایی و حذف کند. با فهمیدن هزینههای سهیم در فعالیت‌های بدون ارزش افزوده، سازمان‌ها می‌توانند فرصت‌های پیشرفت و افزایش بهره‌وری را شناسایی کنند.
- تعیین زمان طراحی و اجرای سیستم ABC
به‌طور خلاصه، فرایند اجرای هزینه یابی ABC شامل مراحل زیر می‌شود:
- شناسایی و طبقه‌بندی فعالیت‌های مورد نیاز برای تولید محصولات یا ارائه‌ی خدمات
- تخصیص تمام هزینهی مرتبط با هر فعالیت به آن فعالیت
- محاسبه‌ی کل هزینهی هر فعالیت از جمله هزینهی مستقیم و سربار
- تعیین سنجه‌ی بها مانند ساعت کاری یا حجم تولید که باعث بروز هزینه می‌شوند
- تخصیص هزینهی هر فعالیت براساس مقدار سنجه‌ی بهای مربوط به آن فعالیت
- محاسبه‌ی نرخ سنجه‌ی بهای هر فعالیت با تقسیم کل هزینهی فعالیت بر تعداد سنجه‌ی بهای مربوط به آن
- ضرب تعداد سنجه‌ی هزینهی هر محصول یا خدمت در نرخ سنجه‌ی بهای مربوط به آن فعالیت برای محاسبه هزینه واقعی مربوط به تولید هر محصول یا خدمت
مراحل تخصیص هزینه در سیستم ABC چگونه است؟
ممکن است پیاده‌سازی یک سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) پیچیده به‌نظر برسد و بسته به اندازه و پیچیدگی فعالیت‌ها، محصولات و خدمات هر شرکت تا حدودی متفاوت باشد، اما برای ساده‌سازی فرایند و پیاده‌سازی روش ABC به شیوه‌ای کارآمد، می‌توانید از فهرست مراحل زیر به‌عنوان مرجع استفاده کنید.
- تعریف ابزار پیاده‌سازی
بهایابی فرایندهای پیچیده، نیازمند نرم افزار هزینه یابی ABC خاص خود است. برای شروع می‌توانید نرم افزار ERP خود را سفارشی سازی کنید و ماژول هزینه‌یابی را به آن اضافه کنید.
- شناسایی فعالیت‌ها
اولین قدم پس از انتخاب نرم‌افزار، شناسایی تمام فعالیت‌هایی است که در تولید یک محصول یا خدمات دخیل هستند. ممکن است این فعالیت‌ها شامل مراحل تولید، مونتاژ، آزمایش، بسته‌بندی، حمل‌ونقل، خدمات مشتری و... باشند. علاوه‌بر این، نکته‌ی مهم دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، ایجاد یک دستور کار اجرایی با تعاریف روشن از جزئیات مورد پذیرش، معیارهای احتمالی، نقاط عطف و ایده‌های اجرایی است.
- تعیین سنجه‌های هزینه
برای هر فعالیت، سنجه یا محرک هزینه را تعیین کنید. سنجه‌ی هزینه عاملی است که بیش‌ترین تاثیر را بر هزینهی فعالیت دارد. به‌عنوان مثال، سنجه‌ی هزینه برای تولید ممکن است تعداد ساعات کار باشد، در حالی که سنجه‌ی هزینه برای حمل‌ونقل ممکن است وزن محصول باشد. به این ترتیب فرایند محاسبه‌ی هزینه منسجم‌تر خواهد بود، زیرا یک رابطه علت و معلولی بین منبع هزینه و مقصد را نشان می‌دهد.
- تخصیص هزینه به فعالیت‌ها
پس از شناسایی سنجه‌های هزینه، هزینهی مرتبط با هر فعالیت محاسبه می‌شود که شامل هزینههای مستقیم مانند نیروی کار و مواد و هزینههای غیرمستقیم مانند هزینهی سربار و اداری است.
- تخصیص هزینه به محصولات یا خدمات
در مرحله‌ی بعد، هزینهی مربوط به هر فعالیت را می‌توان به محصولات یا خدماتی که به آن فعالیت‌ها مرتبط هستند تخصیص داد. این مرحله ممکن است شامل تخصیص هزینه براساس تعداد واحدهای تولید شده، زمان لازم برای انجام فعالیت و عوامل دیگر باشد.
- تجزیه و تحلیل نتایج
در نهایت، نتایج تجزیه و تحلیل ABC ارائه‌شده توسط نرم‌افزار را می‌توان برای شناسایی فرایندهایی با قابلیت کاهش هزینه و درک دقیق‌تر از هزینهی مرتبط با هر محصول مورد استفاده قرار داد.
تفاوت اصلی هزینه یابی در شرکت‌های تولیدی و شرکت‌های بازرگانی
تفاوت اصلی بین هزینه یابی در شرکت‌های تولیدی و شرکت‌های بازرگانی در نحوه‌ی اندازه‌گیری و تخصیص هزینهها است. در هزینه یابی برای تولید محصول، هزینهها برای تولید هر واحد محصول به‌صورت جداگانه محاسبه می‌شود و سپس به‌طور مستقیم به هر واحد تخصیص داده می‌شود. در هزینه یابی برای ارائه‌ی خدمات، هزینهها براساس فرایند ارائه‌ی خدمات، به دسته‌هایی مانند پشتیبانی، تعمیر و نگهداری، برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه و... تقسیم می‌شوند. سپس هزینهی هر دسته براساس معیاری مانند ساعت کار، تعداد کارکنان مورد نیاز و... به هر پروژه یا مشتری اختصاص داده می‌شود.
به‌طور کلی، در هزینه یابی برای تولید محصول، هزینهها بیشتر متمرکز بر مواد اولیه، کارگران و ماشین‌آلات هستند، در حالی که در هزینه یابی برای ارائه‌ی خدمات، هزینهها بیشتر متمرکز بر منابع انسانی، نرم‌افزارها و زیرساخت‌ها هستند. هزینه یابی برای ارائه‌ی خدمات، نیازمند روش‌های دقیق‌تری از تخصیص هزینهها و معیارهای اندازه‌گیری است تا درک بهتری از هزینههای مربوط به هر پروژه و مشتری حاصل شود
نرم افزار هزینه چگونه به کسبوکارها کمک می‌کند؟
نرم‌افزار هزینه یابی ABC با خودکارسازی فرایند تخصیص هزینه، باعث کاهش خطاهای ممکن، صرفه‌جویی در زمان، کاهش حجم کار تیم مالی و ارائه‌ی داده‌های دقیق‌تر و قابل اعتمادتر می‌شود و به کسبوکارها در تصمیم‌گیری درباره قیمت‌گذاری، ترکیب محصول و تخصیص منابع کمک می‌کند.
نرم افزار هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا عملکرد مالی خود را با ارائه‌ی داده‌های دقیق هزینه، بهبود تصمیم‌گیری و شناسایی مناطقی که هزینه در آن‌ها کاهش می‌یابد، بهبود بخشند.
نرم افزار هزینه یابی ABC سیاق برای چه کسب‌وکارهایی مناسب‌تر است؟
- کسب‌وکارهایی که تولیدکننده‌ی محصولات یا ارائه‌دهنده‌ی خدمات بسیار پیچیده‌ای هستند
- کسب‌وکارهایی که دارای فعالیت‌های پیچیده و متعددی برای تولید کالا یا ارائه‌ی خدمات هستند
- کسب‌وکارهایی که در آن‌ها هزینهی سربار بیش از ۲۰٪ کل هزینهها را تشکیل می‌دهد
- کسب‌وکارهایی که محصولات یا خدمات بسیار متنوعی را ارائه می‌دهند
- شرکت‌هایی که به دنبال دقت بیشتر در هزینههای محصول و خدمات خود هستند
- شرکت‌هایی که نیاز به اطلاعات بیشتر برای قیمت‌گذاری و مدیریت هزینه دارند
هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) با تمرکز بر محاسبه‌ی هزینهی مرتبط با هر فعالیت، به کسبوکارها در شناسایی و بهبود کارآیی و کاهش هزینهی غیرضروری کمک می‌کند. با استفاده از سیستم هزینه یابی ABC، کسبوکارها می‌توانند از داده‌های دقیق و قابل اعتماد هزینه استفاده کنند تا تصمیمات مهمی مانند تعیین قیمت، ترکیب محصولات و تخصیص منابع را بگیرند و باعث افزایش سودآوری و رقابت‌پذیری کسب‌وکارهای خود شوند. در نتیجه، می توان گفت که نرم افزار هزینه یابی ABC برای کسبوکارها یک ابزار موثر جهت بهبود عملکرد مالی و مدیریت هزینه محسوب می‌شود.
تماس
درخواست دمو