مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی؛ فاکتورهای مهم برای انتخاب نرم‌ افزار حسابداری

مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی فراتر از متعادل کردن دفاتر مالی است و بسیاری از محصولات پیشرفته برای شرکت هایی که هنوز برای ERP کامل آماده نیستند، عالی هستند.

آیا شرکت شما نیاز به استقرار نرم افزار حسابداری شرکتی دارد؟ باتوجه به اینکه حسابداری یکی از مهم‌ترین کارکردهای کسب و کار است، سوال مهمی است. انتخاب برنامه مناسب برای برآورده کردن نیازهای شرکت، هم امروز و هم در آینده، به معنای تفاوت بین داشتن یک عملیات حسابداری خوب و پرداختن به یک آشفتگی مالی است.

بازار نرم افزار محصولات متنوعی را ارائه می‌دهد که از برنامه‌های حسابداری نسبتا ساده تا پلتفرم‌های حسابداری بزرگ را شامل می‌شود که با فرایندهای کسب‌وکار متعدد ادغام  می‌شوند.

به عنوان مثال، در بازار گسترده نرم‌افزاری، بسته‌های نرم افزار حسابداری قابل اعتماد اما نسبتا پیچید‌ه‌ای وجود دارند که معمولا برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط (SMBs) مناسب هستند اما نیازهای شرکت‌های بزرگ را برآورده نمی‌کنند. سطح بالاتر این نرم افزارها، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) کاملی هستند که مزایای نرم افزار حسابداری را به عنوان یک جز کلیدی دارند.

برای شرکت‌های رده میانی در حال رشد و شرکت‌های متوسط، مجموعه مدیریت مالی مستقل یا بسته‌های نرم افزاری حسابداری شرکتی وجود دارند که می‌توانند عملیات‌های حسابداری نسبتا پیچیده را مدیریت کنند، اما از قابلیت‌های کامل نرم‌افزارهای ERP محروم هستند.

عوامل تعیین کننده هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری

بهترین نوع نرم افزار حسابداری شرکتی کدام است؟ دامنه جغرافیایی برای پاسخ به این سوال یک عامل کلیدی محسوب می‌شود. یک شرکت با عملیات‌های جهانی و پایگاه مشتریان بین المللی باید نرم افزار حسابداری داشته باشد که از شرکت‌های تابعه بین المللی، مشتریان، نیروی کار و پیمانکاران، یا دیگر شرکای تجاری پشتیبانی کند؛ به این ترتیب، می‌تواند تجاراتی مانند تجارت الکترونیک را در سراسر جهان بدون بروز مشکلاتی از قبیل تفاوت‌های ارزی، موانع زبانی، محدودیت‌های نظارتی و... انجام دهد.

قوانین مالیاتی، انطباق و موجودی

هر کشور قوانین مالیاتی و الزامات گزارش‌دهی خاص خود را دارد، بنابراین نرم افزار حسابداری باید بتواند این موارد را ردیابی کند و با هر گونه تغییر گزارش‌دهی یا مقرراتی مطابقت داشته باشد.

علاوه بر عملیات‌های بین المللی، فرایندهای موجودی می‌توانند نیازهای نرم افزار حسابداری شرکت را تعیین کنند؛ بخصوص اگر شرکت مورد نظر موجودی‌هایی از جمله انبارها را در مناطق یا کشورهای مختلف توزیع کرده باشد.

از دیگر مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی،‌ قابلیت های مدیریت موجودی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا سطوح صحیح موجودی را برای بهینه سازی سود، صرفه جویی در هزینه‌های اضافی و کنترل هزینه‌های مرتبط با استهلاک موجودی حفظ کنند. این سیستم‌ها با ردیابی سطح محصولات، سفارشات، فروش و محموله‌ها اطلاعات موجودی را به روز نگه می‌دارند.

به طور کلی اصول حسابداری پذیرفته شده  (GAAP)از کمیسیون بورس و اوراق بهادار، روش‌های خاصی را برای شرکت ها مشخص کرده تا ارزش موجودی را برای توجه به استهلاک یا تغییرات دیگر گزارش دهند. نرم افزارهای حسابداری با قابلیت‌های مدیریت موجودی از اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی برای انجام این وظایف استفاده می کنند. اما لازم به ذکر است که برخی از شرکت ها برای دستیابی به این قابلیت‌ها باید از یک بسته نرم افزاری حسابداری مستقل به یک پلتفرم کامل ERP  ارتقا یابند یا نرم افزار مدیریت موجودی جداگانه خریداری کنند.

بخش ها و شرکت های تابعه

سیستم‌های حسابداری قوی‌تر سازمانی از چندین بخش یا زیرمجموعه، از جمله معاملات بین بخشی یا معاملات در کشورهای متعدد، در یک شرکت پشتیبانی می‌کنند.

برخی از کسب‌وکارهای کوچکتر نیز در چندین بخش متفاوت یا تحت نام تجاری جداگانه‌ای فعالیت می‌‎کنند، بنابراین نرم افزار حسابداری شرکتی باید دسترسی کارمندان به به حساب کاربری را در هر بخش یا نهاد به عنوان یک کسب‌وکار واحد ممکن سازد. در نتیجه، شرکت می‌‎تواند چندین کسب‌و‌کار یا بخش را در یک سیستم اداره کند و آن‌ها را به عنوان بخشی از یک حساب مدیریت کند.

قیمت و ROI نرم افزار حسابداری شرکتی

سایر ملاحظات عمدتا شامل قیمت و نرخ بازگشت سرمایه (ROI) است. مشخص کردن مزایای نرم افزارهای حسابداری می‎تواند برای یک شرکت‌هایی با رشد سریع یا شرکت‌هایی که در بازار بسیار فعال هستن یک چالش بزرگ باشد.

عواملی مانند صرفه‌جویی در زمان به دلیل ویژگی‌های اتوماسیون و کاهش خطا و هزینه‌‎های مرتبط با مسائل عدم انطباق بالقوه در این دسته قرار می‌گیرند؛ و در حالی که این بخشی از یک محاسبه رسمی و نرخ بازگشت سرمایه نیست، بهبود رضایت کارکنان با نرم‌افزار جدید مهم است. مانند هر خرید عمده دیگری در حوزه IT، شما باید یک مورد تجاری مناسب برای استقرار نرم افزارهای حسابداری شرکتی ایجاد کنید.

مزایای نرم افزارهای حسابداری

از جمله مزایای نرم افزار حسابداری که شرکت ها می‎توانند انتظار داشته باشند، سوابق مالی و گزارش‌دهی قابل اعتماد است. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری قدیمی‌تر یا محدودتر و شیوه‌های حسابداری دستی، شرکت‌ها باخطر خطاهایی که منجر به ارائه آمار و گزارش‌های مالی نادرست می‌شود مواجه هستند. این امر می‌تواند باعث بروز مشکلاتی در حسابرسی‌ها، مسائل قانونی و نظارتی، جریمه‌ها و همچنین اختلافات با مشتریان، تامین کنندگان و دیگر شرکای تجاری شود.

بسیاری از فروشندگان نرم افزارهای حسابداری، ویژگی‌های گزارش‌دهی پیچیده و مبتنی بر نقش را ارائه می‌دهند که مدیران را قادر می‌سازد تا به راحتی سوابق مانند سفارشات و پرداخت ها را در زمان واقعی مشاهده کنند. حسابداران، مدیران، مدیران موجودی، مدیران تدارکات و... نیز می‌توانند با استفاده از این ویژگی‌ها به سرعت سوابق مالی مرتبط را بررسی کنند.

دید بهبود یافته فرآیند کسب و کار در تمام معاملات حسابداری و سایر داده های مالی برای اجرای یک تجارت کارآمد و سودآور حیاتی است. پلتفرم های نرم افزاری حسابداری شرکتی امکان مشاهده کامل یک سازمان را فراهم می کنند، بنابراین مدیران و مدیران مجاز می توانند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و آن‌ها را بررسی کنند. در برخی بسته ها، دسترسی براساس نقش های از پیش پیکربندی شده است و معیارهای هوش تجاری به صورت گرافیکی روی داشبوردها نمایش داده می شوند. نظارت بر داده های حسابداری برای برآوردن الزامات انطباق مقرراتی بسیار مهم است.

یکی از مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی، گسترش قابلیت مشاهده عملکردهای کسب‌وکار است. نرم افزار حسابداری شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا عملکرد مالی را در برابر معیارهای مختلف اندازه‌گیری کنند و این داده‌ها را برای بررسی به مدیران ارائه دهند. کاربران می‌توانند معیارهایی مانند درآمد، وفاداری و حفظ مشتری، هزینه‌های تدارکات و حقوق و دست مزد را در طول زمان برای تعیین عملکرد شرکت ردیابی کنند. معیارهای دیگر ممکن است شامل نسبت سرمایه در گردش یا فروش محصول، منطقه یا کانال باشد.

بهبود پیش‌بینی یکی دیگر از مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی است. شرکت ها می‌توانند از این برنامه‌ها برای برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل مالی، براساس داده‌های سوابق حسابداری، مانند دفترکل عمومی، حساب‌های دریافتی و حساب‌های قابل پرداخت استفاده کنند.

درنهایت، می‌توان به کمک مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی تمام عملکردهای اصلی حسابداری را خودکار کرد. قابلیت‌های اتوماسیون برای گزارش‌دهی، تثبیت، پرداخت‌ها، مدیریت پول نقد و دیگر حوزه‌ها به معنای خطاهای کم‌تر در محاسبات، برآوردها و دیگر عملکردهای مالی ضروری برای حسابداری است. با سیستم‌های حسابداری کم‌تر پیشرفته یا فرایندهای دستی، سازمان ها زمان زیادی را برای تکمیل وظایفی مانند بستن دفاتر مالی صرف می‌کنند که باعث ایجاد مشکلی بزرگ در هنگام تلاش برای رسیدن به مهلت های مالیاتی و دیگر گزارش‌ها می‌شود.

کاربرد نرم افزار حسابداری شرکتی فقط برای شرکت های بزرگ نیست، کسب‌وکارهای متوسط و کوچک اما در حال رشد می‌توانند از این فناوری برای بهینه سازی فرایندهای حسابداری خود استفاده کنند و تا حد امکان کارآمد عمل کنند.

مزایای نرم افزار حسابداری می‌تواند جذاب باشد، بنابراین اگر شرکت شما هر یک از عوامل بالا را رعایت می‌کند، بررسی گزینه‌های موجود در بازار منطقی به نظر می‌رسد. در صورتی که در انتخاب نرم افزار حسابداری دچار تردید هستید، مقاله بهترین نرم افزار حسابداری را از دست ندهید.