با 10 شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت منابع انسانی آشنا شوید

واحد منابع انسانی (Human Resources)، مسئول مدیریت مهم‌ترین دارایی یک سازمان، یعنی کارکنان آن است. موفقیت یک سازمان به‌شدت به عملکرد نیروی کار آن بستگی دارد و بخش منابع انسانی نقش مهمی در انگیزه، مشارکت و بهره‌وری کارکنان ایفا می‌کند.
یکی از راه‌هایی که مدیران منابع انسانی می‌توانند عملکرد بخش خود را ارزیابی کنند، اندازه‌گیری شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) است. HR KPIs یا شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی معیارهای خاصی هستند که برای اندازه‌گیری اثربخشی استراتژی‌های منابع انسانی سازمان استفاده می‌شوند. در این مقاله، با مهم‌ترین شاخص های کلیدی عملکرد در مدیریت منابع انسانی آشنا می‌شوید.
 

شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) معیارهای قابل سنجشی هستند که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، بخش یا فرد در دستیابی به اهداف خاص مورد استفاده قرار می گیرند. شاخص‌های کلیدی عملکرد به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا پیشرفت‌ها را ردیابی کنند، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند، و تصمیم‌های دقیق‌تری برای بهبود عملکرد کلی بگیرند.
 

چطور بهترین شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کنیم؟

ممکن است هر سازمان و هر مدیری، سیاست‌های خاص خود را برای تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد داشته باشد؛ با وجود این می‌توان از برخی روش‌های هدف‌گذاری استاندارد برای تعریف شاخص‌هایی استفاده کرد که بهترین نتیجه را به دنبال داشته باشند.

• تئوری هدف‌گذاری لاک و لاتام (Locke and Latham’s Goal Setting Theory)

تئوری هدف‌گذاری لاک و لاتام هم برای اهداف شخصی و هم برای اهداف سازمانی کاربرد دارد. به‌طور خلاصه، این تئوری بیان می‌کند که اهداف تعیین‌شده تنها در صورتی استاندارد و کاربردی خواهند بود که از شفافیت (Clarity)، چالش (Challenge)، تعهد (Commitment)، بازخورد (Feedback) و تناسب وظایف (Task Complexity) برخوردار باشند.

1. شفافیت: برای این‌که اهداف انگیزه‌بخش باشند، باید به‌وضوح بیان شوند. ابهام، درک اهداف را برای افراد دشوارتر می کند و باعث می‌شود آن‌ها انگیزه‌ی کمتری داشته باشند.
2. چالش: اهداف باید در سطح مناسبی چالش‌برانگیز باشند؛ با این کار، اعضای تیم احساس می‌کنند که دستیابی به اهدافشان یک دستاورد واقعی است. با این حال، اگر اهداف تعریف‌شده بیش‌ازحد دشوار باشد، بسیاری از کارکنان اشتیاقی برای تلاش کردن نخواهد داشت.
3. تعهد: وظایفی که برای رسیدن به اهداف تعریف می‌شوند، باید توسط تمام اعضای تیم تایید شوند. برای این کار می‌توان در تقسیم وظایف از اعضای تیم کمک گرفت؛ چرا که افراد معمولاً وظایفی را که به انتخاب خود قبول می‌کنند با اشتیاق بیش‌تری انجام خواهند داد.
4. بازخورد: برای این‌که اشخاص درک درستی از نحوه‌ی عملکرد خود در راستای رسیدن به اهداف تعریف‌شده داشته باشند، باید بازخورد به‌موقع و دقیقی از سوی مدیران مربوطه دریافت کنند.
5. تناسب وظایف با اهداف: اهداف و وظایف باید از نظر پیچیدگی تناسب داشته باشد. به‌طور مثال، اگر اهدافی بسیار ساده تعریف کنیم، اما وظایف مربوط به آن پیچیده و دشوار باشند، کارکنان نسبت به انجام آن‌ها رغبتی نشان نخواهند داد.

• روش هدف‌گذاری SMART

یکی دیگر از روش‌های رایج برای هدف‌گذاری، چارچوب SMART یا SMART Framework است. منظور از SMART بودن اهداف، هوشمند بودن آن‌ها نیست، بلکه هریک از حروف این کلمه به یک مفهوم مجزا اشاره دارند و مخفف کلمات Specific، Measurable، Achievable و Time bound هستند.

1. شفاف (Specific)
2. قابل اندازه‌گیری (Measurable)
3. قابل دستیابی (Achievable)
4. مرتبط (Relevant)
5. محدود به زمان (Time-bound)

10 مورد از مهم‌ترین شاخص های کلیدی عملکرد در مدیریت منابع انسانی

KPIهای زیادی وجود دارند که می‌توان از هریک کمک گرفت تا نحوه‌ی عملکرد کارشناسان منابع انسانی یک سازمان و وضعیت کلی کارکنان آن کسب‌وکار را سنجید. در ادامه، به 10 مورد از این شاخص‌ها اشاره شده است.

1. هزینه‌ی هر استخدام (Cost Per Hire)

این شاخص، میانگین هزینه‌های استخدام یک کارمند جدید، از جمله هزینه‌های مصاحبه، آموزش و پذیرش (Onboarding) او را دنبال می‌کند. در نظر گرفتن این KPI، تاثیر بسزایی در بهینه‌سازی فرایندهای استخدام و کاهش هزینه های غیرضروری خواهد داشت.

2. زمان استخدام (Time To Hire)

KPI زمان استخدام، فاصله‌ی زمانی بین اعلام نیاز سازمان تا قبول شدن پیشنهاد همکاری را اندازه‌گیری می‌کند. با کمک این شاخص می‌توان میزان کارایی فرایند استخدام سازمان را سنجید تا افراد مناسب برای سمت‌های حیاتی سریع‌تر استخدام شوند و بهره‌وری سازمان حفظ شود.

3. نرخ جابجایی کارکنان (Employee Turnover Rate)

محاسبه‌ی درصد خروج و استعفای کارکنان از سازمان در یک دوره‌ی زمانی مشخص، می‌تواند نشان‌دهنده‌ی میزان رضایت شغلی، وضعیت فرهنگ سازمانی و شیوه‌های مدیریت باشد. برنامه‌ریزی برای کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان، امری ضروری برای داشتن نیروهای کار باتجربه و متخصص به شمار می‌رود.

4. مشارکت کارکنان (Employee Engagement)

یکی دیگر از مهم ترین شاخص های کلیدی عملکرد در منابع انسانی، میزان تعهد و انگیزه کارکنان نسبت به کار خود و سازمان است. بالا بودن نرخ تعامل کار با افزایش بهره‌وری، ارائه‌ی خدمات بهتر به مشتریان و کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان مرتبط است. معمولاً برای اندازه‌گیری این شاخص، از ابزارهای ارزیابی و نظرسنجی استفاده می‌شود.

5. میزان غیبت (Absenteeism Rate)

غیبت بیش از حد کارکنان می‌تواند نشانه‌ی وجود مشکلاتی مانند استرس در محل کار، مشکلات سلامتی یا پایین بودن انگیزه و روحیه باشد. با بررسی نرخ غیبت کارکنان می‌توان بهره‌وری کلی و رفاه کارکنان را بهبود بخشید.

6. آموزش و توسعه (Training & Development)

این KPI در مدیریت منابع انسانی، به ارزیابی ساعات آموزش به‌ازای هر کارکن می‌پردازد. سرمایه‌گذاری در توسعه‌ی مهارت‌های کارکنان، باعث تقویت روحیه‌ی آنان می‌شود و همچنین، اعضای سازمان را برای پذیرش نقش‌های آینده آماده می‌کند.

7. تنوع (Diversity)

این شاخص به بررسی تنوع کارکنان از نظر قشر و جنسیت می‌پردازد. فراهم کردن یک محیط کار متنوع که شامل اقشار، جنسیت‌ها و قومیت‌های گوناگون باشد به افزایش نوآوری و رضایت کارکنان منجر خواهد شد و شهرت شرکت را از نظر توجه به تعادل و حق و حقوق افراد افزایش خواهد داد.

8. رضایت کارکنان (Employee Satisfaction)

این شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت منابع انسانی، می‌سنجد که هر عضو سازمان تا چه اندازه از نقش خود، محیط کار و نحوه‌ی مدیریت آن رضایت دارد. بالا بودن نرخ رضایت کارکنان از این موارد، برای این‌که استعدادهای جدید جذب سازمان شوند و یک فرهنگ سازمانی مثبت در محل کار نهادینه شود ضروری خواهد بود.

9. عملکرد و بهره‌وری (Performance and Productivity)

شاخص دیگری که در مدیریت منابع انسانی اهمیت دارد، سنجیدن خروجی‌ها و کارایی است. معیارهای این شاخص، معمولاً فروش به‌ازای هر کارمند، نرخ تکمیل پروژه‌ها، عملکرد فردی هر شخص و مواردی از این قبیل است.
داشتن عملکرد مناسب و بهره‌وری بالا، نشان‌دهنده‌ی این است که واحد منابع انسانی از استراتژی‌های مناسبی استفاده می‌کند و پایین بودن آن، هشداری برای تغییر یا اصلاح این برنامه‌ها به شمار می‌رود.

10. نرخ نگهداری (Retention Rate)

نرخ نگهداری، نشان‌دهنده‌ی درصد کارکنانی است که در یک دوره‌ی خاص در شرکت می‌مانند و به همکاری با سازمان ادامه می‌دهند. نرخ‌های حفظ بالا در واقع به پیاده‌سازی موفق استراتژی‌هایی اشاره دارد که برای افزایش مشارکت و رضایت کارکنان و کاهش هزینه‌ها و مشکلات مربوط به تعویض کارکنان و استخدام نیروهای جدید به کار می‌روند.
دانستن و در نظر داشتن این 10 شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت منابع انسانی، می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران سازمان قرار دهد. همچنین، می‌توان از این KPIها برای شناسایی زمینه‌های بهبود و پیاده‌سازی استراتژی‌هایی برای بهبود عملکرد کلی سازمان استفاده کرد.