از میان تمام راه‌هایی که برای پیشرفت عملکرد یک سازمان وجود دارد، مدیریت مبتنی بر اهداف یا MBO جزو پرکاربردترین آن‌ها به شمار می‌رود. این مدل، فرایندی است که طی آن، اهداف سازمان تعریف شده و سپس به تایید اعضای تیم‌ها می‌رسند. در این مقاله، پس از پاسخ دادن به سوال MBO چیست، به توضیح چرخه و مزایا و معایب این مدل مدیریت پرداخته شده است.
MBO چیست؟
مدیریت مبتنی بر اهداف یا MBO (Management By Objectives) یک مدل برای مدیریت استراتژیک تیم‌ها و سازمان‌ها به شمار می‌رود. هدف اصلی این مدل، پیشرفت عملکرد یک کسب‌وکار از طرف تعریف دقیق و شفاف اهدافی است که هم از سوی مدیریت و هم از سوی کارکنان مورد تایید قرار گرفته‌اند. براساس این فرضیه، زمانی که کارمندان یک سازمان و اعضای یک تیم در تعریف اهداف و برنامه‌ریزی برای دستیابی به آن‌ها نقش داشته باشند، انگیزه و تعهد بیش‌تری برای انجام وظایف خود خواهند داشت. این روش، یکی از راه‌های پرکاربرد برای هماهنگ کردن کارکنان در راستای رسیدن به یک هدف مشترک است.
هدف اصلی MBO چیست؟
مدیریت براساس اهداف (MBO) از مجموعه‌ای از استانداردهای قابل سنجش یا عینی استفاده می‌کند تا براساس آن، عملکرد یک شرکت و کارکنان آن را اندازه‌گیری کند. با مقایسه‌ی بهره‌وری واقعی با مجموعه‌ای از استانداردها که از قبل تعریف شده‌اند، مدیران می‌توانند حوزه‌هایی را شناسایی کنند که به اصلاح یا تغییر نیاز دارند و به این ترتیب، کارایی کسب‌وکار خود را بهبود بخشند. در این مدل، هم مدیریت و هم کارکنان سازمان، از این استانداردها و اهداف آن‌ها اطلاع دارند و با آن‌ها موافق هستند.
مثالی از مدل مدیریت مبتنی بر اهداف
فرض کنید که مدیر یک سازمان، با استفاده از این روش، تصمیم می‌گیرد در بخش مرکز تماس (Call Center)، رضایت مشتریان را تا 10 درصد افزایش دهد و زمان مکالمات را 1 دقیقه کاهش دهد. پس از تعریف این هدف، حالا قدم بعدی پیدا کردن راه‌هایی برای محقق کردن آن است. زمانی که مدیران بتوانند راه مناسب برای رسیدن به این هدف را پیدا کنند، باید آن را به اطلاع کارمندان خود برسانند، رضایت آنان را جلب کنند و عملکرد آن‌ها را ارزیابی کنند. به‌طور مثال، یک سازمان ممکن است تصمیم بر برگزاری دوره‌های آموزشی بگیرد تا کارکنان مرکز تماس با مهارت بیش‌تری کار خود را انجام دهند، یا ممکن است از یک سیستم مخصوص استفاده کنند تا هر تماس، به شخص مسئول آن برسد. همان‌طور که می‌بینید، در این مثال، تاکید تنها بر عملکرد کارکنان نیز و از عوامل دیگر نیز بهره گرفته شده است.
مزایای مدیریت با مدل MBO چیست؟
مدیریت مبتنی بر اهداف می‌تواند مزایای فراوانی را برای مدیران یک سازمان به همراه داشته باشد که در ادامه، به مهم‌ترین موارد آن اشاره شده است.
مدل MBO به کارکنان نشان می‌دهد که وظایف و موقعیت شغلی آن‌ها چه نقشی در رشد کسب‌وکار دارد و به آن‌ها کمک می‌کند قدر مسئولیت‌های خود را بیش‌تر بدانند.
اهداف تعریف‌شده، بر مهارت‌ها و علایق کارکنان تمرکز دارد و به رشد فردی و حرفه‌ای آن‌ها منجر می‌شود. رشد اعضای تیم در گذر زمان، به رشد سازمان و بهره‌مند شدن آن از نیروی کار متخصص منجر خواهد شد.
با تعریف اهداف مشخص و شفاف، کار نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان برای مدیران و ناظران آسان‌تر خواهد شد. همچنین، با شخصی‌سازی اهداف، می‌توان مطمئن شد که هر عضو از تیم، وظایف و مسئولیت‌های منحصربه‌فرد خود را خواهد داشت که این مسئله به آن‌ها احساس ارزشمندی و انگیزه‌ی بیش‌تر را منتقل خواهد کرد.
تمام اهداف تعریف‌شده در راستای پیشرفت سازمان هستند و هیچ هدررفتی در هزینه یا زمان کارکنان وجود نخواهد داشت؛ بنابراین بهره‌وری کلی سازمان نیز بالا خواهد رفت.
چالش‌های استفاده از روش MBO چیست؟
در کنار تمام این مزایا، طبیعی است که به کار بردن روش پیچیده‌ای مانند مدیریت بر مبنای اهداف، چالش‌ها و محدودیت‌های خاص خود را نیز داشته باشد.
مدیریت مبتنی بر اهداف معمولاً اخلاق و شرایط کاری موجود در یک سازمان را نادیده می‌گیرد و به عبارت دیگر، ممکن است نگاهی بیش از حد ایده‌آل‌گرا نسبت به وضعیت کسب‌وکار داشته باشد. بنابراین این مسئولیت مدیران است که همواره به‌شکلی واقع‌بینانه از این مدل استفاده کنند.
هدف اصلی MBO این است که با سهیم شدن کارکنان در تعریف اهداف و تاکید بر نقش تک‌تک اعضای تیم در رشد استراتژیک سازمان، تعهد و اشتیاق بیش‌تری در میان آن‌ها ایجاد کند. با وجود این، تعریف اهداف و وظایف منحصربه‌فرد برای تمامی کارکنان می‌تواند اسباب فشار مستمر را از سوی مدیران روی کارمندانشان ایجاد کند.
ممکن است مدیران سازمان، موفقیت کسب‌وکار خود را تنها وابسته به محقق شدن اهداف تعریف‌شده بدانند و از عوامل دیگری که در این فرایند موثر هستند، مانند میزان دسترسی به منابع، مسائل عملیاتی و... به‌کلی غافل شوند.
مراحل مدیریت مبتنی بر اهداف
برای این‌که یک سازمان، بتواند از روش MBO بهره ببرد، باید طبق 5 مرحله‌ی زیر پیش برود که شباهت زیادی به چرخه‌ی مدیریت عملکرد دارد.
در نظر گرفتن ماموریت و ارزش سازمان
چه قصد تعریف اهداف جدید را داشته باشید و چه بخواهید در اهداف قبلی سازمان تجدید نظر کنید، این نکته را در نظر بگیرید که اهداف تعیین‌شده باید نمودی از ماموریت و ارزش‌های کل سازمان باشند و یک دید کلی نسبت به تمام کسب‌وکار داشته باشند.
تعریف اهداف سازمانی
اهدافی که در ذهن دارین را به‌روشنی برای کارکنان خود تعریف کنید. در روش MBO، این اهداف باید دقیق، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای چهارچوب زمانی باشند. این ویژگی‌ها، بخشی از چهارچوب هدف‌گذاری SMART است که برای اولین بار در سال 1981، توسط جورج دوران معرفی شد.
تعریف اهداف اعضای تیم‌ها
پس از این‌که این اهداف بزرگ که در راستای رشد استراتژیک سازمان تعریف شده‌اند به کارکنان سازمان معرفی شدند، زمان آن فرا می‌رسد تا تمامی اعضای تیم‌ها برای خود نیز اهدافی تعریف کنند که دستیابی به هریک از آن‌ها، سازمان را به رسیدن به آن اهداف بزرگ‌تر هدایت کند. با توجه به این‌که چنین آزادی و حق انتخابی در اختیار اعضای تیم قرار داده می‌شود، طبیعی است که انگیزه‌ی بیش‌تری برای رسیدن به آن‌ها داشته باشند.
نظارت و ارزیابی عملکرد
بر وضعیت پیشرفت کارکنان نظارت داشته باشید. با این کار، مدیران می‌توانند میزان نزدیک شدن کارکنان به اهدافی که خودشان آن‌ها را تعیین کرده‌اند را پیگیری کنند. در این مرحله از MBO، از ویژگی قابل اندازه‌گیری بودن اهداف که در مرحله‌ی دوم به آن اشاره شد استفاده می‌شود تا ناظران بدانند در یک بازه‌ی زمانی مشخص، چه درصدی از یک هدف محقق شده است.
ارائه‌ی بازخورد و پاداش
در مرحله‌ی آخر نیز عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و براساس آن، پاداش دهید. همچنین، قدم آخر شامل ارائه‌ی بازخوردهای صادقانه و انتقاد سازنده از اعضای تیم و کارکرد آن‌ها است. ارزیابی 360 درجه یکی رایج‌ترین روش‌هایی است که در سازمان‌ها برای دریافت و ارائه‌ی بازخورد به کار می‌رود. نکته‌ی قابل توجه در زمان استفاده از مدل MBO این است که مدیریت مبتنی بر اهداف، در سازمان معجزه نمی‌کند؛ بلکه ابزاری است که مدیران می‌توانند از آن بهره بگیرند تا به یک فرایند مشخص برسند. در کنار روش مدیریت بر مبنای اهداف، عوامل فراوان دیگری نیز وجود دارند که موفقیت این مدل، وابسته به هماهنگی تمام این عوامل در کنار یکدیگر است.
تماس
درخواست دمو