اهمیت هدف گذاری SMART در ارزیابی عملکرد کارکنان

در ارزیابی عملکرد کارکنان، تعیین اهداف شفاف و دقیق حرف اول را می‌زند. این اهداف به مدیران کمک می‌کنند تا شاخص‌های منطقی و استانداردی را برای سنجیدن عملکرد اعضای تیم به کار بگیرند.
چهارچوب هدف گذاری SMART یکی از مشهورترین چهارچوب‌های تعیین اهداف (Goal Setting Framework) است که سال‌هاست توسط استارت‌آپ‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این مقاله، با این چهارچوب و اهمیت استفاده از آن آشنا می‌شوید.

چند راه برای ارزیابی عملکرد وجود دارد؟

به‌طور کلی می‌توان برای ارزیابی عملکرد، سه روش را در نظر گرفت؛ چهارچوب‌های آماده، نظارت بر پیشرفت و ارائه‌ی بازخورد.

• استفاده از چهارچوب‌های آماده

علاوه‌بر هدف گذاری SMART که در این مقاله به آن پرداخته خواهد شد، چهارچوب‌های دیگری نیز وجود دارند که می‌توان از آن‌ها در ارزیابی عملکرد یک فرد، تیم یا سازمان استفاده کرد. به‌طور مثال، کارت امتیازی متوازن (BSC) یکی دیگر از سیستم‌هایی است که بدون محدود کردن فرایند ارزیابی به شاخص‌های مالی، عملکرد یک سازمان را می‌سنجد.
برای انتخاب و پیاده‌سازی چهارچوب مورد نیاز، علاوه‌بر صلاحدید مدیران، باید از نظرات کارکنان نیز استفاده کرد و همچنین، به هدف‌گذاری‌های دوره‌های گذشته و نتایج آن توجه داشت.

• نظارت روی پیشرفت

نظارت کردن بر پیشرفت یک کارمند در طی زمان، یکی از راه‌های ارزیابی است که نسبت به روش‌های دیگر، سنتی‌تر به شمار می‌رود. برای این کار، مدیر یا سرپرست هر واحد، میزان پیشرفت اعضای تیم را در گذر زمان بررسی می‌کند. البته، لازم به ذکر است اگر برای این روش شاخص‌های مناسب تعریف نشود، چندان قابل اتکا نخواهد بود.

• ارائه‌ی بازخورد

روش دیگر ارزیابی عملکرد کارکنان، استفاده از مدل‌های گوناگون دریافت بازخورد، مانند بازخورد 360 درجه است. با این کار، علاوه‌بر این‌که اعضای تیم از مدیر یا سرپرست خود بازخورد می‌گیرند، بلکه می‌توانند نسبت به نحوه‌ی مدیریت او و عملکرد همکاران خود نظر دهند تا یک دید جامع از عملکرد تمام نیروهای سازمان شکل بگیرد.
 

SMART بودن اهداف به چه معناست؟

بسیاری از افراد زمانی که با اصطلاح "Smart Goals" مواجه می‌شوند، گمان می‌برند که این عبارت به معنای اهداف هوشمند یا چیزی شبیه به آن است. البته ممکن است که نام‌گذرای این چهارچوب، از قصد به این شکل انجام شده باشد که منظور دوپهلو داشته باشد، اما این حروف، هریک مخفف یک کلمه‌ی مجزا هستند.
در واقع، هدف گذاری SMART به معنای تعریف اهدافی است که Specific، Measurable، Achievable، Relevant و Time-bound باشند، که در ادامه معنای هریک از این ویژگی‌ها را مشاهده خواهید کرد.

• Specific (شفاف)

در قدم اول، باید اهداف به‌گونه‌ای تعریف شوند که شفاف باشند و مشخص باشد که انتظار می‌رود چه نتیجه‌ای دریافت شود. برای شفاف‌سازی اهداف خود، می‌توانید از سوالات زیر استفاده کنید و با پاسخ به آن‌ها، هدف دقیق‌تری را تعریف کنید.

1. قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم؟
2. چرا این هدف اهمیت دارد؟
3. چه کسانی در رسیدن به این هدف نقش دارند؟
4. چه منابع و محدودیت‌هایی وجود دارد؟

 

• Measurable (قابل اندازه‌گیری)

نکته‌ی دیگر این است که هدف باید به‌شکلی تعریف شود که پیشرفت آن قابل اندازه‌‌گیری باشد. به‌طور مثال، افزایش ده درصدی فروش، یک هدف قابل اندازه‌گیری محسوب می‌شود؛ چرا که تیم فروش می‌تواند در دوره‌ی جدید، میزان فروش خود را نسبت به دوره‌ی قبل بسنجد تا بفهمد آیا پیشرفت ده درصدی حاصل شده است یا نه.
اگر هدفی که برای سازمان خود در نظر گرفته‌اید قابل اندازه‌گیری باشد، یعنی می‌توانید به سوالات زیر پاسخ دهید:

1. به چه میزان؟
2. به چه تعداد؟
3. چطور می‌توان دستیابی به آن را اندازه‌گیری کرد؟
4. چطور می‌توان سیر پیشرفت آن را اندازه‌گیری کرد؟

 

• Achievable (قابل دستیابی)

یکی دیگر از ویژگی‌های هدف گذاری SMART، قابل دستیابی بودن آن است. اهدافی که استاندارد تعریف می‌شوند باید در حیطه‌ی کنترل افراد باشند، یعنی دستیابی به آن‌ها نباید وابسته به عوامل خارجی یا محال باشد.
برای داشتن یک هدف قابل دستیابی می‌توانید به سوالات زیر پاسخ دهید:

1. 1. آیا منابع و قابلیت‌های لازم برای رسیدن به این هدف در دسترس افراد است؟
   2. اگر این منابع و قابلیت‌ها فراهم نیستند، به چه چیزی نیاز است؟
   3. آیا کسانی بوده‌اند که در گذشته به این هدف دست پیدا کرده باشند؟

 

• Relevant (مرتبط)

اهداف SMART باید به وظایف شغلی افراد مربوط باشند و در طی زمان، به پیشرفت شغلی آن‌ها و کسب تجربه نیز منجر شوند. علاوه‌بر این مرتبط بودن اهداف در مقیاس فردی، هدف‌های تعریف‌شده باید در راستای برنامه‌ریزی‌های کوتاه‌مدت یا بلندمدت سازمان و استراتژی‌های رشد آن نیز باشند.
با پاسخ به 2 سوال می‌توانید تا حد زیادی از مرتبط بودن اهدافتان مطمئن شوید:

1. چرا این هدف باید حالا تعریف شود، نه زمان دیگری؟
2. آیا این هدف، با اهداف کلی سازمان هماهنگ است؟

 

• Time-bound (دارای چهارچوب زمانی)

داشتن زمان‌بندی شفاف و مشخص، آخرین ویژگی اهدافی است که با چهارچوب هدف گذاری SMART تعریف می‌شوند. منظور از داشتن چهارچوب زمانی این است که برای اهداف، یک زمان شروع و یک زمان پایان تعریف شود. برای این کار، به سوالات زیر پاسخ دهید:

1. آیا برای اهداف، موعد مقرری تعریف شده است؟
2. در میانه‌ی فرایند باید به چه چیزهایی دست یافته باشیم؟

اهمیت استفاده از هدف گذاری SMART برای ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان به‌عنوان یکی از ابزارهای ارزشمند برای بهبود مشارکت و عملکرد افراد سازمان به شمار می‌رود. هرچند، تنها در صورتی می‌توان به نتیجه‌ی مثبت این فرایند امید داشت که به‌صورت عادلانه و مستمر انجام شود. به همین منظور بهتر است مدیران نیز آموزش ببینند تا بدانند که چطور ارزیابی‌ها را کارآمد انجام دهند و بازخوردهای سازنده ارائه کنند.
فایده‌های هدف گذاری SMART در ارزیابی عملکرد کارکنان، به‌شکل موارد زیر خود را نشان می‌دهند:

1. بهبود عملکرد

زمانی که اهداف برای کارکنان شفاف باشد، می‌توانند با تمرکز بیش‌تری برای آن تلاش کنند. چرا که دقیقاً می‌دانند به دنبال چه چیزی هستند و ظرف مدت چه زمانی باید به آن دست پیدا کنند. این موضوع، تاثیر بسزایی روی بهبود عملکرد و موفقیت آن‌ها خواهد داشت.

2. افزایش انگیزه

داشتن هدف و مقصد، به مسیر شغلی معنا می‌دهد. بنابراین تعریف اصولی اهداف می‌تواند زمینه‌ساز این موضوع باشد که کارکنان با انگیزه‌ی بیش‌تری برای انجام وظایف خود تلاش کنند. همچنین، این انگیزه به‌صورت مستقیم در کیفیت کار آن‌ها نیز تاثیر خواهد گذاشت، چرا که در تلاش هستند تا بهترین نتیجه را ارائه دهند.

3. رشد مهارت

در بسیاری از مواقع، مدیر سازمان یا سرپرست تیم، از قصد اهدافی را برای اعضا تعیین می‌کند که آن‌ها را ملزم به یادگیری مهارت‌های جدید می‌کند.
البته این کار از حساسیت زیادی برخوردار است؛ هدف باید به‌قدری دقیق انتخاب شود که اعضا برای رسیدن به آن، حاضر به تلاش و دریافت آموزش‌های لازم باشند و نباید به‌قدری دور از دسترس یا پیچیده باشند که از حیطه‌ی کنترل کارمندان خارج شود و آنان را دچار اضطراب یا بی‌انگیزه کند.

4. پیگیری پیشرفت

یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای هدف گذاری SMART، این است که کارکنان می‌توانند به چشم خود میزان پیشرفتی که در طول زمان داشته‌اند را مشاهده کنند. در صورتی که این موضوع ادامه پیدا کند، در آینده به پیشرفت مستمر منجر خواهد شد.

5. برقراری ارتباط موثر

مریت مهم دیگری که هدف‌گذاری در سازمان به همراه خواهد داشت، هماهنگ کردن تیم‌های گوناگون با یکدیگر است. در صورتی که اعضای تیم‌ها در جریان اهداف و انتظارات مدیران قرار بگیرند، می‌توانند بهتر از قبل با یکدیگر ارتباط برقرار کنند تا همراه با هم و به‌شکل یکپارچه، به سمت هدف مشترک خود قدم بردارند.
در کل، سادگی اما اصولی بودن چهارچوب هدف گذاری SMART، آن را به گزینه‌ای مناسب برای هدف‌گذاری در انواع کسب‌وکارها، چه سازمان‌های بزرگ و چه استارت‌آپ‌های نوپا تبدیل کرده است.