در دنیای امروزی که فناوری‌های دیجیتال نقش پررنگی در بهبود عملکرد کسب‌وکارها دارند، استفاده از نرم‌افزارهای موجود برای مدیریت و بهینه‌سازی فرایندها ضروری است. دو ابزار پرکاربرد در این زمینه، نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانیو نرمافزارمدیریت فرایندهای کسب‌وکار هستند. در این مقاله، به بررسی تفاوت های ERP و BPMS پرداخته شده است.
آشنایی با سیستم ERP
نرم افزار ERP (Enterprise Resource Planning) یا نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی، ابزاری است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تمام فرایندهای عملیاتی خود را در یک سیستم یکپارچ مدیریت کنند. در این سیستم، تمام اطلاعات سازمانی در یک دیتابیس مرکزی ذخیره می‌شوند که در بخش‌های مختلف شرکت از آن استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال، داده‌های مالی، اطلاعات زنجیره‌ی تامین، سرمایه‌های انسانی، تولید و... همه در یک مکان ذخیره و دسترسی سریع و آسان به آن‌ها فراهم می‌شود. یک نکته‌ی مهم در چنین سیستمی، تمرکز بر داده‌ها است. نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی به سازمانها کمک می‌کند تا از داده‌های دقیق و به‌روز برای تصمیم‌گیری استفاده کنند. به‌عنوان مثال، وقتی یک کارمند از نرم افزار ERP برای پردازش یک سفارش استفاده می‌کند، اطلاعات دقیق موجودی، وضعیت مالی و زمان‌بندی تولید به‌طور یکپارچه در دسترس او قرار می‌گیرد. این یکپارچگی، علاوه‌بر کاهش خطاها، به تصمیم‌گیری سریع‌تر و کارآمدتر کمک می‌کند.
آشنایی با سیستم BPMS
در مقابل، نرم افزار BPMS (Business Process Management System) یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، روی فرایندها و جریان‌های کاری تمرکز دارد. هدف اصلی این نرم‌افزار، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرایندهای موجود در یک سازمان است؛ یعنی هر فرایند به بهترین شکل ممکن و بدون هیچ گونه کندی یا اشکال اجرا شود. یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم افزار BPMS، وجود موتورهای گردش کار (Workflow Engines) است که مراحل مختلف یک فرایند را مدیریت می‌کنند. به کمک این موتورها، فرایندها به‌صورت خودکار از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می‌شوند. همچنین، این نرم‌افزار بسیار انعطاف‌پذیر است و می‌تواند به سرعت با تغییرات جدید در فرایندها تطبیق پیدا کند. اگر فرایندی نیاز به اصلاح یا بهبود داشته باشد، می‌توان با استفاده از ابزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، این تغییرات را به‌راحتی اعمال و فرایند جدید را اجرا کرد. این انعطاف‌پذیری، چنین سیستمی را قادر می‌سازد تا به یک ابزار مفید برای شرکت‌هایی تبدیل شود که همواره در حال رشد هستند و نیاز به تغییرات مداوم در فرایندهای خود دارند. به‌عنوان مثال، در یک شرکت خدماتی، BPMS می‌تواند فرایندهای مربوط به پردازش درخواست‌های مشتری‌ها یا تایید فاکتورها را خودکار کند. با استفاده از موتورهای گردش کار، این فرایندها به‌صورت خودکار انجام می‌شود و نیازی به دخالت مستقیم کارمندان برای اجرای هر مرحله از فرایند نیست. این امر باعث کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.
تفاوت های ERP و BPMS
با وجود این‌که هردوی این سیستم‌ها به افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی عملیات‌ها و فرایندهای سازمان کمک می‌کنند؛ اما تفاوت‌هایی دارند که آن‌ها را از یکدیگر متمایز کرده است. در ادامه، از چند زاویه به بررسی تفاوت های ERP و BPMS می‌پردازیم.
تمرکز اصلی
نرم افزار ERP بر مدیریت داده‌ها و منابع سازمانی تمرکز دارد. هدف اصلی آن، یکپارچه‌سازی اطلاعات از بخش‌های مختلف سازمان مانند امور مالی، سرمایه‌های انسانی،CRM، تولید و... است. در مقابل BPMSبر بهبود و خودکارسازی فرایندهای کاری تمرکز دارد و هدف آن، افزایش بهره‌وری با بهینه‌سازی جریان‌های کاری و کاهش نیاز به دخالت انسانی است.
انعطاف‌پذیری
یکی دیگر از تفاوت های ERP و BPMS در انعطاف‌پذیری این سیستم‌ها نسبت به تغییر است. نرم افزار مدیریت منابع سازمانیبرای سازمان‌هایی که نیاز به کنترل دقیق و یکپارچه‌ی داده‌های مختلف دارند مناسب است و اعمال سریع تغییرات در این سیستم ممکن است چالش‌برانگیز باشد؛ زیرا باید ساختار کلی داده‌ها و سیستم‌ها تغییر کند. از سوی دیگر، در نرم افزار BPMS، تغییر فرایندها به مراتب ساده‌تر است. این سیستم انعطاف بیشتری دارد و می‌تواند سریع‌تر فرایندها را برای بهبود بهره‌وری تغییر دهد.
هزینه و زمان پیاده‌سازی
سیستم مدیریت منابع سازمانی به دلیل پیچیدگی و نیاز به یکپارچه شدن با تمام بخش‌های سازمان، معمولاً به زمان طولانی و هزینه‌های بالاتری برای پیاده‌سازی نیاز دارد. همچنین، شرکت‌ها ممکن است برای پیاده‌سازی این نرم‌افزار به تغییرات اساسی در ساختار سازمانی خود نیاز داشته باشند. این در حالی است که سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار به‌طور کلی سریع‌تر و با هزینه‌های کمتری پیاده‌سازی می‌شود؛ زیرا تمرکز آن بر جریان‌های کاری است و نیازی به یکپارچه‌سازی عمیق با تمام سیستم‌های سازمان ندارد.
ترکیب هر دو ابزار
با توجه به تمام تفاوت های ERP و BPMS، بسیاری از سازمانها، به‌جای استفاده از این دو سیستم به‌صورت جداگانه، هر دو را با یکدیگر ترکیب می‌کنند. این کار به آن‌ها اجازه می‌دهد تا از مزایای نرم‌افزار اول یعنی مدیریت یکپارچه‌ی داده‌ها و منابع و مزیت بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای نرم‌افزار دوم به‌صورت همزمان بهره‌مند شوند. در واقع می‌توان گفت که نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی، داده‌های مهم کسب‌وکار مانند اطلاعات مالی، موجودی، فروش و... را مدیریت می‌کند و از سوی دیگر، نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکاربه اداره‌ی فرایندهای اجرایی مرتبط با این داده‌ها می‌پردازد و با خودکارسازی آن‌ها، بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد و از پیش آمدن خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. به‌عنوان مثال، در یک سازمان تولیدی، نرم افزار ERPمی‌تواند داده‌های مربوط به تامین مواد اولیه و تولید را مدیریت کند، در حالی که BPMS می‌تواند فرایندهای مربوط به تایید سفارش‌ها، مدیریت درخواست‌ها و ارسال محصولات را به‌صورت خودکار اجرا کند. این همکاری میان دو سیستم، منجر به کاهش زمان و هزینهوبهبود کارایی کلی سازمان می‌شود. این ترکیب به شرکت‌ها کمک می‌کند که هم از داده‌های دقیق و هماهنگاستفاده کنند و هم انعطاف‌پذیری کامل را برای تغییر و بهبود سریع فرایندهای خود داشته باشند.
کاربرد BPMS در صنایع گوناگون
نرم افزار BPMS می‌تواند براساس نیازهای خاص هر صنعت، مزایای فراوانی را برای سازمانها به همراه داشته باشد.
صنعت خودروسازی
در صنعت خودروسازی، BPMS می‌تواند فرایندهای تولید، مونتاژ و کنترل کیفیت را خودکار کند. این امر باعث افزایش دقت و سرعت در تولید خودروها و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. همچنین، امکان پیگیری دقیق‌تر و سریع‌تر سفارش‌ها و هماهنگی بهتر بین واحدهای مختلف را فراهم می‌کند.
صنعت پتروشیمی
بهینه‌سازی فرایندهای پیچیده‌ی تولید و توزیع محصولات شیمیایی، با پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار امکان‌پذیر می‌شود. این نرم‌افزار با خودکارسازی فرایندهای تولید و کاهش زمان مورد نیاز برای تایید و پردازش درخواست‌ها، کارایی عملیات را افزایش می‌دهد و از وقوع حوادث ناشی از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند.
شرکت‌های تولیدی
در شرکت‌های تولیدی مختلف، BPMS می‌تواند فرایندهای مرتبط با تولید، انبارداری و توزیع را بهبود بخشد. با استفاده از این نرم‌افزار، فرایندهای تولید به‌صورت دقیق‌تری پیگیری شده و عملیات انبارداری و توزیع محصولات بهینه می‌شود. این امر باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در شرکت‌های تولیدی می‌شود.
چرا استفاده از BPMS در کسب‌وکارها ضروری است؟
نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌تواند با از بین بردن چالش‌های رایج در سازمانها، به افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌های مدیران نقش بسزایی داشته باشد.
پیچیدگی فرایندها
در سازمان‌هایی با فرایندهای پیچیده و چندگانه، مدیریت دستی این فرایندها ممکن است دشوار و زمان‌بر باشد. BPMS با خودکارسازی و هماهنگ‌سازی این فرایندها، به بالا رفتن بهره‌وری و آزاد شدن زمان ارزشمند اعضای تیم کمک می‌کند.
نیاز به بهبود کارایی
سازمانها همواره به دنبال بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها هستند. BPMS با بهینه‌سازی فرایندها و کاهش زمان‌های مورد نیاز برای انجام وظایف، به این هدف کمک می‌کند.
کاهش خطاهای انسانی
در فرایندهای دستی، احتمال وقوع خطاهای انسانی وجود دارد که می‌تواند هزینه‌بر و زمان‌بر باشد. BPMS با خودکارسازی فرآیندها، از وقوع این خطاها جلوگیری می‌کند و کیفیت عملیات را افزایش می‌دهد.
چرا استفاده از ERP در کسب‌وکارها ضروری است؟
طبیعتاً با توجه به تفاوت ها ERP و BPMS، این دو نرم‌افزار به رفع چالش‌های متفاوتی می‌پردازند.
مدیریت منابع
در سازمان‌هایی که دارای منابع متعدد و متنوعی هستند، مدیریت دستی منابع ممکن است ناکارآمد باشد. ERP با یکپارچه‌سازی اطلاعات منابع مختلف، به بهبود مدیریت منابع کمک می‌کند.
هماهنگی بین واحدها
در سازمان‌های بزرگ، هماهنگی بین واحدهای مختلف ممکن است دشوار باشد. ERP با ایجاد یک سیستم یکپارچه، هماهنگی بین واحدها را بهبود می‌بخشد و از ایجاد تضادها و سیلوهای داده جلوگیری می‌کند.
تصمیم‌گیری مبتنی‌بر داده‌ها
در دنیای امروز، تصمیم‌گیری‌های براساس داده‌های حقیقی برای سازمانها بسیار مهم است. ERP با فراهم کردن دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند.
چالش‌های ترکیب ERP و BPMS
با وجود مزایایی که ترکیب این دو سیستم به همراه دارد، چالش‌هایی نیز در پیاده‌سازی این دو سیستم در کنار هم به وجود خواهد آمد. یکی از مهم‌ترین چالش‌ها، یکپارچگی بین دو سیستم است. این دو نرمافزارباید بتوانند با یکدیگر هماهنگ شوند تا اطلاعات به‌درستی از یک بخش سازمان، به بخش دیگر آن منتقل شود. برای مثال، اگر یک فرایند کاری در نرم افزار BPMS به دسترسی به داده‌های ERP نیاز داشته باشد (مانند اطلاعات موجودی کالا)، باید اطمینان حاصل شود که این اطلاعات به‌صورت همزمان و دقیق بین این دو سیستم تبادل می‌شود و مغایرتی در آن به وجود نمی‌آید. در این موقعیت، سازمان برای برقراری چنین ارتباطی به پیاده‌سازی APIها و ابزارهای یکپارچه‌سازی نیاز خواهد داشت. علاوه‌بر این، پیاده‌سازی همزمان این دو سیستم ممکن است زمان‌بر و هزینه‌بر باشد. سازمانها باید مطمئن شوند که تیم‌های IT و مدیریتی آن‌ها توانایی مدیریت این تغییرات را دارند. همچنین، آموزش دادن کارکنان برای این‌که بتوانند از هر دو سیستم به بهترین شکل استفاده کنند چالش دیگری به شمار می‌رود که به برنامه‌ریزی خاص خود نیاز دارد. با وجود تفاوت های ERP و BPMS، نمی‌توان از هر یک از این نرم‌افزارها به‌جای دیگری استفاده کرد. بنابراین، پیشنهاد می‌شود که با بررسی توانمندی‌های سازمان و نیازسنجی کسب‌وکار خود، به ترکیب این دو سیستم پرداخته، تا بهترین نتیجه به دست آید. در مقابل، نرم افزارمدیریت فرایندهای کسب‌وکار با تمرکز بر بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کاری، انعطاف‌پذیری و سرعت را افزایش می‌دهد. انتخاب بین این دو سیستم به نیازهای خاص سازمان بستگی دارد؛ با این حال، بسیاری از شرکت‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که ترکیب این دو سیستم، می‌تواند هم یکپارچگی داده‌ها و هم بهینه‌سازی فرایندها را به همراه داشته باشد و در نهایت، بهره‌وری سازمان را بهبود بخشد.
تماس
درخواست دمو