مدیریت دانش و ارتباط متقابل آن با سیستم ERP

دانش مهم‌ترین ورودی عملیات اجرایی در سازمان‌های تجاری است. تاکنون کتاب‌ها، مقالات و نسخه‌های ویژه و مجلات متعددی به تبیین مفهوم دانش و مدیریت آن در سازمان‌ها اختصاص یافته است. نیازی به تأمل در این موارد نیست، به جز تکرار اینکه مؤلفه‌های مدیریت دانش موفق، استراتژی، فرهنگ، فناوری، سازمان و افراد کلید موفقیت هستند.

در این مقاله به مدیریت دانش، ارتباط دانش سازمانی و مفهوم سیستم ERP خواهیم پرداخت.

 

بیشتر بخوانید: نرم افزار ERP چیست؟

 

عصر مدیریت دانش

تعاریف متفاوتی از مدیریت دانش وجود دارد. به عنوان مثال، می‌توان مدیریت دانش را فرآیندی برای تسهیل و مدیریت فعالیت‌های مرتبط با دانش مانند ایجاد، جذب، تبدیل و استفاده تعریف کرد؛ و یا مدیریت دانش را به عنوان فعالیتی دانست که با استراتژی و تاکتیک‌هایی برای مدیریت دارایی‌های انسان محور مرتبط است. همچنین می‌توان آن را به عنوان مجموعه‌ای از سیاست‌ها، ساختارهای سازمانی، رویه‌ها، برنامه‌های کاربردی و فناوری‌ها برای بهبود اثربخشی تصمیم‌گیری یک گروه یا یک شرکت تعریف کرد؛ و در نهایت، مدیریت دانش رشته‌ای است که رویکردی مشارکتی و یکپارچه را برای ایجاد، جذب، سازماندهی، دسترسی و استفاده از دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت ترویج می‌کند. مدیریت دانش شامل اطلاعات، ارتباطات، منابع انسانی، سرمایه فکری، برندها و دارای دیدگاه‌های تاکتیکی و عملیاتی است.

KM جزئیات بیشتری دارد و بر تسهیل و مدیریت فعالیت‌های مرتبط با دانش مانند ایجاد، جذب، تبدیل و استفاده تمرکز دارد(در این مقاله از مدیریت دانش به طور مخفف از KM استفاده شده که مخفف Knowledge Management است.)

به‌طور کلی شرکت‌ها تمایل دارند یک یا چند استراتژی از پنج استراتژی دانش محور پایه را استفاده کنند:

• استراتژی دانش به عنوان استراتژی کسب‌وکار، بر ایجاد، جذب، سازماندهی، تجدید، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش در همه عملیات‌ها تأکید دارد.
• استراتژی مدیریت دارایی فکری،  بر مدیریت سطح سازمانی دارایی‌های فکری خاص مانند پتنت‌ها، فناوری‌ها، شیوه‌های عملیاتی و مدیریتی، روابط با مشتری، ترتیبات سازمانی و سایر دارایی‌های دانش ساختاری تأکید دارد.
• استراتژی دانش شخصی، بر مسئولیت شخصی در قبال سرمایه‌گذاری‌های مرتبط با دانش، نوآوری‌ها و رقابت، تجدید، استفاده مؤثر و در دسترس بودن دیگر منابع،  یا دارایی‌های دانش در حوزه مسئولیت‌پذیری هر کارمند تأکید دارد.
• استراتژی خلق دانش،  بر یادگیری سازمانی، تحقیق و توسعه اساسی و کاربردی، و انگیزه کارکنان برای نوآوری و گرفتن درس‌های آموخته شده برای به دست آوردن دانش جدید و بهتر که باعث بهبود رقابت می‌شود، تأکید دارد.
• استراتژی انتقال دانش، بر رویکردهای سیستماتیک برای انتقال دانش به نقاطی که از آن برای انجام کار استفاده می‌شود، تأکید می‌کند. این استراتژی شامل به اشتراک‌گذاری دانش و اتخاذ بهترین شیوه‌ها است.

از آنجایی که اهمیت دانش به سرعت در حال افزایش است، نیاز روزافزونی به مدیریت دانش، به ویژه مدیریت فرآیندهایی که در آن دانش ایجاد و استفاده می‌شود، وجود دارد. بیشتر نویسندگان سرمایه انسانی را به عنوان سیستمی متشکل از سه عنصر می‌دانند.

اولین عنصر سرمایه فکری است. این به ویژگی‌های فردی بنیادی مانند پیچیدگی شناختی و ظرفیت یادگیری، همراه با دانش، مهارت‌ها و تخصص ضمنی و مشخص که فرد در طول زمان ایجاد می‌کند، اشاره دارد.

دومین عنصر سرمایه انسانی که همان سرمایه اجتماعی است: فرد چه کسانی و چقدر آن‌ها را می‌شناسد.

عنصر سوم سرمایه عاطفی مبتنی بر عزت نفس، شجاعت و تاب آوری است.

این سه عنصر مختلف بسیار به هم مرتبط هستند. سرمایه اجتماعی به افراد کمک می‌کند تا با دستیابی به دانش و مهارت‌هایی که آن افراد دارند، سرمایه فکری خود را توسعه دهند. سرمایه عاطفی یکپارچگی و خودآگاهی را برای ایجاد روابط قابل اعتماد به ارمغان می‌آورد که زمینه‌ساز ایجاد سرمایه اجتماعی است. به عنوان نمونه‌ای از شرکت‌های پیشرو جهان در زمینه سرمایه فکری، از شرکت بیمه سوئدی «اسکاندیا» یاد می‌شود که سال‌ها پیش به اهمیت دانش و سرمایه فکری پی برده است. برای بینش بهتر از دستاوردهای تجاری خود،"اسکاندیا" طرحی را برای سرمایه فکری ایجاد کرده است (سرمایه فکری از چندین مؤلفه مهم زیر تشکیل شده است).

 سرمایه فکری به عنوان مجموع سرمایه انسانی و ساختاری دیده می‌شود. سرمایه انسانی به عنوان دانش، مهارت و تجربه کارکنان تعریف شد. اما سرمایه ساختاری گسترش و تجلی سرمایه انسانی به نوآوری‌ها، فرآیندهای تجاری و روابط با فروشندگان و دیگران بود.

مدیریت سرمایه فکری (ICM=Intellectual capital management) و مدیریت دانش (KM) چند بعدی هستند و بیشتر جنبه‌های عملیات سازمانی را پوشش می‌دهند. همپوشانی و تفاوت‌های عمده‌ای نیز وجود دارد. برای مثال KM جنبه تاکتیکی و عملیاتی دارد و جزئیات بیشتری دارد. نقش ICM و KM نگهداری و حفظ مجموعه دانش حال و آینده به منظور تضمین دوام و سودآوری بلند مدت شرکت است.

مدیریت دانش در حال تبدیل شدن به یک فلسفه تجاری جدید است و به عنوان منبعی از قدرت در نظر گرفته می‌شود و همراه با سرمایه فکری نشان دهنده پتانسیل آینده شرکت است. همپوشانی قابل توجهی در حوزه مدیریت سرمایه فکری و مدیریت دانش وجود دارد. ICM بر ایجاد و اداره دارایی‌های فکری از دیدگاه راهبردی سازمانی با تمرکز بر تاکتیک‌ها تمرکز دارد. وظیفه آن مراقبت کلی از سرمایه فکری شرکت است. مدیریت سرمایه فکری یک فعالیت استراتژیک است که به طور مثبت کارایی شرکت‌ها را تغییر می‌دهد و به این معنی است که شرکت:

• نقش و اهمیت کارکنان در از سرگیری مزیت‌های رقابتی را درک کرده.
• شایستگی کلیدی خود را در محیط اقتصادی تعریف می‌کند.
• سیستم برای ایجاد ضرورت دانش را توسعه می‌دهد.
• سیستم پاداش نصب می‌کند.
• فرهنگ خاص برای تشویق آزمودن و گسترش دانش را توسعه می‌دهد.

مفهوم سیستم ERP و دانش سازمانی

بسته‌های ERP منجر به برنامه‌ریزی تولید بهتر، کنترل کیفیت و موجودی، مدیریت هزینه و توزیع کارآمدتر می‌شود. هدف اصلی سیستم‌های ERP بهبود یکپارچه کارایی از طریق انجام سفارش است. با این حال، اطلاعات که تنها در یک طرف معادله تجاری است و در دستیابی به مزیت رقابتی در اقتصاد امروزه بی‌اثر است. بازار جدید نیازمند یک شبکه دانش توزیع شده است که مشارکت کل زنجیره ارزش از مشتری تا تامین کننده و در برخی موارد حتی رقبا را ضروری کرده است. شرکت‌هایی که به‌طور استراتژیک تأثیر این جریان‌های دانش را به حداکثر می‌رسانند، دارای مزیت رقابتی در اقتصاد شبکه‌ای که در حال ظهورند، خواهند بود. این امر مستلزم روابط هم افزایی بین CRM، KM در زمان عرضه در یک سیستم است.

اگرچه سیستم‌های ERP بخش‌های مختلف را از طریق ماژول‌های مختلف به هم متصل می‌کنند، اما تا حدی، سیستم‌های ERP در ابتدا انبارهای داده‌های عملکردی را با اجرای گردش کار فرآیند کسب‌وکار از طریق فناوری واحد ایجاد کردند. این اثر انبار داده باید با اجرای ابتکارات KM که ارتباطات و اشتراک دانش را در میان همکاران مختلف ارتقا می‌دهد، متعادل شود. ابتکار KM به عنوان مکانیزم حمایتی برای سیستم ERP، انواع مختلف دانش را برای ذینفعان مختلف آشکار می‌کند. سیستم‌های ERP مرسوم، انجام سفارش‌ها و گردش کار فرآیند کسب‌وکار درون سازمانی را بسیار بهبود بخشیده‌اند، اما در رسیدگی به پیچیدگی‌های فرآیند کسب‌وکار بین سازمانی کوتاهی کرده‌اند. مورد دوم مستلزم یک اکوسیستم همکاری کامل است که مشتریان و سهامداران ارزشمند را از هر جهت برای به اشتراک گذاشتن دانش تجاری مربوطه، جذب می‌کند. اهرم توانایی‌های فکری انسان مورد توجه سیستم ERP بوده است. هدایت و حفظ انرژی فکری در حین تلاش برای بازسازی یا مهندسی مجدد برنامه به عنوان نمونه‌ای از این حوزه است که نادیده گرفته می‌شود. گارتنر ERP را به عنوان یک استراتژی تجاری و مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی خاص حوزه صنعت تعریف کرد که با فعال کردن و بهینه‌سازی فرآیندهای عملیاتی، مالی و مشارکتی سازمانی و بین شرکتی، ارزش برای مشتری و سهامداران ایجاد می‌کند.

این تعریف سیستم ERP سیستم یکپارچه سنتی را از سیستم تراکنشی داخلی به یک سیستم شبکه ارزش کامل تبدیل کرد که دارای عملکردهای گردانندگان درون سازمان برای جمعی از شرکای مختلف است. ادغام عملیات سازمانی با ERP بی‌تردید یک استراتژی با دید اطلاعاتی را ارائه می‌دهد که اطلاعات مناسب را از طریق کانال‌های ارتباطی مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب هدایت می‌کند.

از دیدگاه سیستمی، سیستم‌های ERP و مدیریت دانش باید به طور همزمان در چارچوب سیستم‌های اطلاعات سازمانی یکپارچه پیاده سازی شوند. اجرای همزمان سیستم‌های ERP و KM مستلزم ادغام KM و ERP در فرآیندهای تجاری سازمانی و ادغام KM در توسعه سیستم ERP است.

با وجود تمرکز متفاوت سیستم‌های ERP و KM، این دو سیستم تا حدودی دارای اهداف مشترک هستند. هدف هر دو بهبود فرآیندهای تجاری برای دستیابی به عملکرد بهتر تجاری، با وظایف مبتنی بر داده، اطلاعات و دانش است.

سیستم‌های ERP بر کارایی فرآیندهای تجاری در شرکت‌ها تاکید دارند. برای دستیابی به اهداف، سیستم‌های ERP مکانیسم سازگاری داده/اطلاعات را از طریق درجات بالایی از استانداردسازی، رسمی‌سازی و تخصصی‌سازی حفظ می‌کنند. سیستم‌های KM به فرآیندهای دانش شرکت‌ها مانند ایجاد، ذخیره، انتقال و به اشتراک‌گذاری دانش اختصاص دارد. از نظر بنگاه‌ها، اهداف نهایی دو سیستم کمک به بقای بنگاه‌ها در بازار جهانی با بهبود عملکرد آن‌ها است. به طور خلاصه، سیستم‌های ERP و مدیریت دانش به ترتیب از نقطه نظر دارایی‌های فیزیکی و دانشی، کسب‌وکار را مدیریت می‌کنند.

با یک چارچوب مناسب که در آن سیستم ERP و مدیریت دانش بتوانند با یکدیگر همکاری کنند، یک شرکت می‌تواند از مزایای ERP و KM بهره‌مند شود و در رقابت جهانی موفق باشد. نمودار زیر مدیریت دانش برای مدل موفقیت سیستم‌های ERP را نشان می‌دهد.

رابطه متقابل بین مدیریت دانش و سیستم ERP دو جنبه دارد :

• سیستم‌های سازمانی پیاده‌سازی شده می‌توانند به عنوان منبع اصلی برای مدیریت دانش عمل کنند. از آنجایی که سیستم‌های سازمانی از حوزه‌های مختلف یک شرکت مانند تدارکات، تولید، انبارداری، فروش، توزیع و حسابداری پشتیبانی می‌کنند، تجزیه و تحلیل داده‌های زمان اجرا می‌تواند به طور مقرون ‌به ‌صرفه، داده‌های مفیدی را در مورد عملکرد فرآیند جاری در اختیار مدیر دانش قرار دهد. این دیدگاه سیستم‌های سازمانی را به عنوان یک مخزن دانش مشخص می‌کند و می‌تواند به عنوان "سیستم‌های سازمانی برای مدیریت دانش" توصیف شود.

از طرف دیگر، مدیریت و به ویژه اجرای یک راه حل برای سیستم‌های سازمانی مستلزم مقدار قابل توجهی دانش و تخصص خاص است. بنابراین، یک مدیریت دانش مرتبط با این سیستم‌ها را می‌توان شناسایی کرد که کل مدیریت دانش را در یک سیستم سازمان (ES=Enterprise system)  پوشش دهد. این دیدگاه را می‌توان به عنوان "مدیریت دانش برای سیستم‌های سازمانی" توصیف کرد. دانش به عنوان محرک کلیدی موفقیت سیستم ERP شناسایی شده است، اما برای درک تأثیر کامل دانش و سایر ابعاد احتمالی دانش نیاز به تجزیه و تحلیل بیشتری وجود دارد.

نتیجه

برای انطباق با محیط تجاری چالش برانگیز و رقابتی امروزی، سازمان‌ها سیستم‌های ERP را برای دستیابی به توانایی برنامه ریزی و یکپارچه‌سازی شرکت‌ها و پاسخگویی بیشتر به خواسته‌های مشتری پیاده سازی می‌کنند. امروزه سیستم ERP همچنان در حال تکامل است و خود را با تحولات تکنولوژی و تقاضاهای بازار تطبیق می‌دهد. چهار روند مهم در حال شکل دادن به تکامل مداوم راهکارهای ERP هستند: بهبود در یکپارچگی و انعطاف پذیری؛ گسترش برنامه‌های کسب‌وکار الکترونیکی، دسترسی گسترده تر به کاربران جدید؛ و پذیرش فناوری‌های اینترنتی. نگاهی دقیق تر به هر یک از موارد به شما کمک می‌کند تا بفهمید ERP به کجا می‌رود و چه اهدافی دارد.

علیرغم این واقعیت که سیستم ERP جریان اطلاعات را در کل زنجیره تامین سازمان یکپارچه و بهینه می‌کند، پیاده‌سازی چنین بسته‌های نرم افزاری می‌تواند پرهزینه باشد و حتی ممکن است نیاز به مهندسی مجدد کل عملیات تجاری داشته باشد. هنگام اجرای یک نرم افزار ERP باید ترکیبی از عوامل در نظر گرفته شود از جمله: پشتیبانی مدیریت ارشد، طرح و چشم انداز کسب‌وکار، مهندسی مجدد فرآیند کسب‌وکار، مدیریت موثر پروژه ، فرآیند انتخاب دقیق نرم‌افزار، کار تیمی و همکاری، مشارکت و آموزش کاربر.

سیستم‌های ERP و KM بر ویژگی‌های متفاوتی تاکید دارند، اما هدف اصلی هر دو سیستم بهبود رقابت پذیری شرکت‌ها در بازارهای جهانی است. از دیدگاه سیستمی، سیستم‌های ERP و KM باید به طور همزمان در چارچوب سیستم‌های اطلاعات سازمانی یکپارچه، پیاده سازی شوند. اجرای همزمان سیستم‌های ERP و KM مستلزم ادغام KM و ERP در فرآیندهای تجاری سازمان و ادغام مدیریت دانش در توسعه سیستم ERP است. با وجود تمرکز متفاوت سیستم‌های ERP و KM، این دو سیستم تا حدودی دارای اهداف مشترک هستند. هدف هر دو ERP و KM بهبود فرآیندهای کسب‌وکار برای دستیابی به عملکرد بهتر تجاری، با وظایف مبتنی بر داده، اطلاعات و دانش است.

می‌توان گفت که در آینده شرکت‌ها و به‌ویژه شرکت‌های بزرگ باید بیشتر به سمت مزیت‌های فناوری اطلاعات گرایش پیدا کنند، به‌ویژه زمانی که به نقش فناوری اطلاعات در بهبود قابلیت‌های صادراتی بنگاه‌های بزرگ و به طور کلی در مورد رقابت‌پذیری اقتصاد است.