درخواست طرح تجاری (RFP) چیست؟ نوشتن RFP برای نرم افزار ERP در 8 مرحله

زمانی که سازمان قصد دارد یک فروشنده‌ی جدید برای تامین نرم‌افزارش پیدا کند، ممکن است با گزینه‌های متنوعی روبه‌رو شود. در چنین مواقعی است که تدوین یک درخواست طرح تجاری یا RFP، ضروری خواهد بود.

درخواست طرح تجاری چیست؟

درخواست طرح تجاری (Request For Proposal) یا RFP که با نام درخواست پروپوزال نیز شناخته می‌شود، یک سند تجاری است که اعلام می‌کند یک سازمان قصد شروع یک پروژه را دارد. در این سند، جزئیات پروژه شرح داده شده و از پیمانکاران واجد شرایط درخواست می‌کند هزینه‌ی انجام این پروژه را اعلام کنند. بیش‌تر سازمان‌ها ترجیح می‌دهند تمام پروژه‌های خود را به همین شکل انجام دهند و بسیاری از دولت‌ها نیز همیشه از درخواست طرح تجاری استفاده می‌کنند.
در زمان استفاده از درخواست پروپوزال، هر واحدی که درخواست این سند را کرده باشد باید مسئولیت بررسی پیشنهادها و انتخاب بهترین گزینه را نیز در نظر بگیرد. این فرایند تنها شامل انتخاب ارزان‌ترین پیشنهاد نخواهد بود؛ افراد باید توانایی شرکت‌های پیشنهاددهنده را برای انجام پروژه بسنجند و مطمئن شوند که توانایی به پایان رساندن آن را به بهترین نحو دارند.


 

تفاوت درخواست طرح تجاری با مناقصه چیست؟

تفاوت اصلی بین درخواست طرح تجاری و مناقصه (Invitation To Tender)، در نیازمندی‌های سازمان است. در مناقصه، افراد می‌دانند که دقیقاً چه نیازمندی‌هایی دارند. بنابراین تمام این موارد را به‌صورت لیست درآورده و در اختیار پیمانکاران قرار می‌دهند. افرادی که قصد و توانایی انجام پروژه را دارند، مبلغ پیشنهادی خود را به اطلاع آن سازمان می‌رسانند و شرکتی که کم‌ترین هزینه را پیشنهاد داده باشد انتخاب خواهد شد.
در درخواست طرح تجاری، به‌جای این‌که تمام وظایف در پروژه به‌شکل دقیق مشخص شوند، اهداف کلی بیان می‌شوند و شرکتی که انجام پروژه را برعهده می‌گیرد آزاد است پیشنهاداتی ارائه دهد تا این اهداف سریع‌تر اجرا شوند و کیفیت خروجی بالا رود. در واقع، آزادی عمل در درخواست طرح تجاری بیش‌تر از شرکت در یک مناقصه است. در یک مناقصه، ارزان‌ترین گزینه انتخاب می‌شود اما در RFP، پس از دریافت پروپوزال‌ها، مناسب‌ترین گزینه انتخاب می‌شود که ممکن است قیمت بیش‌تری هم نسبت به بقیه داشته باشد.

درخواست طرح تجاری برای نرم افزار ERP چیست؟

اگر سازمان شما به یک سیستم ERP جدید نیاز دارد، بهترین نقطه‌ی شروع، ایجاد یک درخواست پروپوزال است. این سند شامل حجم زیادی از نیازهای کسب‌وکار شما می‌شود و به محدودیت‌ها و انتظاراتی که سازمان قبل و بعد از فرایند استقرار نرم‌افزار ERP دارد نیز می‌پردازد.
تهیه‌ی درخواست طرح تجاری یک کار تیمی است و نظر تمام افرادی که در فرایند انتخاب و پیاده‌سازی آن مشارکت دارند از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر بحث یا سوالی میان اعضای تیم در خصوص استقرار نرم‌افزار ERP به وجود بیاید (که احتمال آن زیاد است) می‌توان این سوالات را در درخواست مطرح کرد تا نظر شرکت‌های تامین‌کننده‌ی ERP را نیز دانست.


 

چرا به RFP برای نرم افزار ERP نیاز دارید؟

تدوین یک سند RFP به شما کمک می‌کند لیست بلندوبالایی از فروشندگان را در عرض مدت زمان کوتاهی مرتب کنید و به لیستی از گزینه‌های مناسب دست پیدا کنید. بدون نیاز به اتلاف وقت یا جلسات طولانی با کارشناسان فروش، می‌توانید از درخواست پروپوزال استفاده کنید تا به‌راحتی در جریان تمام نیازها و خواسته‌های سازمان خود قرار بگیرید و از سطح دانش فروشندگان نیز باخبر شوید.
در مجموع می‌توان گفت 5 دلیل برای تدوین سند RFP برای نرم افزار ERP وجود دارد:

• تعریف نیازمندی‌های سازمان

با شروع فرایند تدوین RFP، سازمان باید تمام نیازهای منحصربه‌فرد و نقاط درد خود را شناسایی کند. تعریف این موضوعات امری ضروری است برای این‌که بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزار ERP انتخاب شود.

• ساختاربندی فرایند انتخاب

یک سند درخواست پروپوزال، رویکردی ساختارمند و استاندارد ایجاد می‌کند که برای شما کمک بزرگی در ارزیابی هریک از گزینه‌ها خواهد بود. با داشتن این ساختار، یک ملاک ثابت برای مقایسه‌ی هر فروشنده با یکدیگر دارید و از تصمیم‌گیری‌های برپایه‌ی سلیقه‌ی شخصی نیز جلوگیری می‌شود.

• مقایسه‌ی راحت‌تر فروشندگان

با داشتن یک طرح درخواست تجاری، تمام فروشندگان به یک مجموعه سوال مشخص پاسخ می‌دهند. جمع‌آوری پاسخ تمام آنان برای افراد سازمان این امکان را فراهم می‌کند تا حتی کوچک‌ترین تفاوت در قابلیت‌ها، عملکرد و قیمت‌گذاری را درک کنند.

• شناسایی کمبودها

همان‌طور که در بخش مقایسه‌ی RFP با مناقصه ذکر شد، در درخواست طرح تجاری دست فروشندگان برای مطرح کردن پیشنهادات باز است؛ حتی اگر موارد پیشنهادی جزوی از سند تدوین‌شده نباشند. فرایند درخواست پروپوزال برای نرم افزار ERP به شما کمک می‌کند نقاطی از سازمان خود را کشف کنید که ممکن است کمبودهایی داشته باشند یا به قابلیت‌هایی بیش‌تر از آن‌چه فکر می‌کردید نیاز داشته باشند.

• تصمیم‌گیری دقیق‌تر

تدوین صحیح درخواست طرح تجاری، تمام اطلاعات مورد نیاز شما برای یک تصمیم‌گیری دقیق را فراهم می‌کند تا بهترین نرم افزار ERP را برای نیازها و اهداف سازمان خود انتخاب کنید.

 

 

یک درخواست طرح تجاری برای نرم افزار ERP شامل چه بخش‌هایی می‌شود؟

اکنون که اهمیت تدوین سند RFP را شرح داده‌ایم، این سوال به وجود می‌آید که چطور برای نرم افزار ERP درخواست طرح تجاری بنویسیم؟ در 8 مرحله می‌توان یک RFP کامل برای نرم‌افزار ERP نوشت.

1. پیش‌زمینه‌ای از سازمان خود ارائه دهید

بهتر است RFP با جزئیاتی از سازمان شما، مانند اندازه، درآمد، مکان و شعب شروع شود. هرچند انجام این بخش اجباری نیست، اما نوشتن آن زمانی سودمند خواهد بود که بخواهید نمونه‌های موفق به کار بردن نرم‌افزارها را در شرکت‌هایی که مشابه شما هستند بررسی کنید. فروشندگان نیز با در نظر گرفتن این اطلاعات، می‌توانند بهتر تصمیم بگیرند که آیا می‌توانند پروژه‌ی شما را برعهده بگیرند یا نه.
مهم‌ترین نکته در این بخش این است که جزئیات کامل از هویت سازمان خود و اهداف و نیازهای آن را به تصویر بکشید. نوشتن این‌که چه چیزی سازمان شما را منحصربه‌فرد کرده است و این‌که کسب‌وکارتان چه اهمیتی دارد، به فروشندگان کمک می‌کند نیازهای خاص شما را درک کنند.

2. زمان‌بندی‌های مشخص تعریف کنید

اولین زمانی که باید مشخص کنید، موعد مقرر دریافت پاسخ از فروشندگان است. معمولاً برای درخواست طرح تجاری برای نرم افزار ERP، یک تا دو هفته زمان کافی خواهد بود. اگر فروشنده‌ای دیر پاسخ دهد یا به هر دلیلی از پر کردن RFP سرباز بزند، شاید بهتر باشد در همکاری با آن‌ها تجدید نظر کنید.
سپس برای فرایند ارزیابی یک زمان‌بندی احتمالی مشخص کنید. زمان‌های مشخص‌شده لازم نیست دقیق و قطعی باشند. از زمان انتخاب اولیه‌ی نرم‌افزارها و دریافت دمو گرفته تا تصمیم نهایی، سعی کنید یک زمان‌بندی اولیه داشته باشید.



زمان‌بندی آخر نیز مربوط به مراحل پس از تصمیم‌گیری و انتخاب است که مربوط به پیاده‌سازی نرم‌افزار و آموزش کارکنان می‌شود. احتمال این‌که این زمان‌بندی‌ها تغییر کنند زیاد است اما داشتن زمان‌بندی هم می‌تواند به برنامه‌ریزی‌های آینده کمک کند و هم به درک فروشندگان از انتظارات سازمان شما منجر می‌شود.

3. بودجه‌بندی مشخص داشته باشید

در خرید و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ERP معمولاً 3 نوع هزینه وجود دارد. هزینه‌ی اول برای خرید لایسنس نرم‌افزار و هزینه‌ی دوم برای پیاده‌سازی اولیه‌ی نرم‌افزار دریافت می‌شود. در آخر نیز هزینه‌ای به‌صورت سالانه برای نگهداری سیستم‌ها و ارائه‌ی پشتیبانی توسط شرکت تامین‌کننده دریافت می‌شود.

توجه داشته باشید که یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که برخی از سازمان‌ها در این مرحله انجام می‌دهند، نداشتن پارامترهای بودجه‌بندی از جمله اهداف و محدودیت‌های مالی است.

4. اولویت‌بندی کنید

با این‌که هنوز 4 مرحله‌ی دیگر از نوشتن RFP برای نرم افزار ERP باقی مانده است، پیشنهاد می‌شود در همین مرحله اولویت‌های خود را برای فروشندگان مشخص کنید. تهیه کردن یک لیست از اولویت‌ها کمک می‌کند لیست فروشنده‌ها غربال شود و دیگر نیازی به دریافت دمو و برگزاری جلسه با فروشندگانی نباشد که قادر به برطرف کردن نیازهای کلیدی شما نیستند. همچنین می‌توان زمانی که در انتخاب نهایی بین دو یا چند شرکت شک وجود دارد از این لیست استفاده و بهترین گزینه را انتخاب کرد.

5. مختصر و مفید بنویسید

درخواست طرح تجاری قرار است یک سند ارزشمند برای مرور نیازمندی‌های سازمان باشد و قرار نیست با کمک آن تمام جزئیات کسب‌وکار و فرایندهای آن ثبت شوند. پس از تایید اولیه و گلچین کردن چند تامین‌کننده می‌توانید طی جلسات مذاکره و دریافت دمو، راجع به جزئیات بیش‌تر و انتظارات دقیق خود صحبت کنید. با این کار هم در زمان خود صرفه‌جویی خواهید کرد و هم انتخاب راحت‌تری خواهید داشت.

6. به نیازها توجه کنید، نه خواسته‌ها

پیرو مختصر نوشتن RFP، بهتر است خواسته‌ها را از نیازها جدا کنید و تمرکز خود را روی قابلیت‌هایی بگذارید که سازمان به آن‌ها نیاز دارد. بهره‌مند شدن از آخرین قابلیت‌ها و ابزارهای هوش مصنوعی ممکن است جذاب به نظر برسند، اما سوال مهم‌تر این است که آیا سازمان در این لحظه به چنین چیزهایی نیاز دارد؟
به همین دلیل پیشنهاد می‌شود نیازهای اصلی سازمان را در اولویت قرار دهید و در این مرحله به خواسته‌هایی که ممکن است برای پیشرفت سازمان ضروری نباشند توجهی نشان ندهید. به یاد داشته باشید رسیدن به این نتیجه ممکن است با بحث‌هایی میان افراد تیم‌ها و واحدها همراه باشد و باید به یک نتیجه‌ی نهایی رسید.

7. از زاویه‌ی دید خودتان به قضیه نگاه کنید

ممکن است بعضی‌ها پیشنهاد دهند که از کمک مشاوران استفاده کنید. با وجود این، هیچ‌کس به‌اندازه‌ی شما و اعضای سازمان، جزئیات کسب‌وکار و فرایندها را نمی‌شناسد. مشاوران شاید بدون سوگیری و جبهه‌گیری بهترین گزینه را به شما معرفی کنند، اما باید این احتمال را نیز در نظر گرفت که ممکن است کاملاً صادق نباشند.
می‌توانید از اطلاعاتی که مشاور در اختیار شما قرار می‌دهد برای وسعت بخشیدن به دید خود استفاده کنید، اما تصمیم نهایی را با توجه به نیازهای سازمان و نتایج جلسات برگزارشده بگیرید.

8. درخواست کنید پروژه‌های موفق خود را معرفی کنند

نکته‌ای که در مرحله‌ی اول گفته شد، این‌جا مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از اطلاعاتی که از سازمان خود ارائه داده‌اید، حالا می‌توانید از فروشندگان بخواهید در متن پروپوزالی که ارسال می‌کنند، نمونه‌هایی از پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار خود را در سازمان‌های مشابه برای شما ذکر کنند.
این نمونه‌ها می‌توانند از جهت حوزه‌ی کار، اندازه‌ی سازمان، نتیجه‌ی مورد نیاز و... با شما نقاط مشترک داشته باشند و شما نیز می‌توانید با هریک از این سازمان‌ها ارتباط بگیرید و از آن‌ها درباره‌ی میزان رضایتشان از نرم‌افزار بپرسید. علاوه‌بر آن، از بررسی همین نمونه‌ها می‌توانید بسیاری از پروپوزال‌های ارسال‌شده را حذف گزینه کنید و در زمان خود صرفه‌جویی کنید.
با رعایت نکات گفته‌شده در این 8 مرحله می‌توانید یک درخواست طرح تجاری کامل تدوین کنید و به فرایند انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مورد نیاز خود سرعت ببخشید.