در دنیای پررقابت امروز، اولین اولویت سازمان‌ها در هر صنعتی دستیابی به مزیت‌های رقابتی است. استفاده از Best Practices یکی از راهکارهای کلیدی برای رسیدن به این برتری به شمار می‌رود. این مقاله به تعریف بهترین روش ها، اهمیت آن‌ها، مثال‌هایی از حوزه‌های مختلف و استراتژی‌های موثر برای پیاده‌سازی آن‌ها پرداخته است.
Best Practices چیست؟
Best Practices که در ایران با نام بهترین شیوه ها یا بهروش ها نیز شناخته می‌شوند، جزو کارآمدترین و موثرترین روش‌ها برای انجام یک کار یا دستیابی به یک نتیجه‌ی مطلوب هستند. در واقع Best Practices، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها، اصول یا ایده‌هایی هستند که مخصوص موقعیت‌های تجاری خاص طراحی شده‌اند و کارآمدترین یا محتاطانه‌ترین اقدام را نشان می‌دهند. این شیوه‌ها از طریق تحقیق، تجربه و توافق بین کارشناسان در یک زمینه‌ی خاص به دست می‌آیند و به دلیل گذراندن دوره‌های آزمون و خطای فراوان، معمولاً راهی مطمئن به شمار می‌روند. لازم به ذکر است که به روش ها پویا هستند و لازم است همواره به‌روزرسانی شوند تا با فناوری‌ها و قابلیت‌های نوظهور هماهنگ باشند.
مثال‌هایی از به روش ها
در طی دهه‌های اخیر، بهروش های متعددی ابداع شده‌اند که در صنایع و حوزه‌های کسب‌وکاری گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه، 2 مورد از پرکاربردترین Best Practices را مشاهده می‌کند.
بهروش به‌موقع (Just In Time)
JIT یک راهکار بهروش است که روی مدیریت موجودی تمرکز می‌کند و به دنبال هماهنگ‌سازی مواد سفارش‌داده‌شده از تامین کنندگان با برنامه تولید است. هدف JIT اطمینان از بهبود کارایی و کاهش ضایعات تنها با دریافت مواد در صورت نیاز است. به‌عنوان مثال، تولیدکننده‌ای که از روش تولید به‌هنگام استفاده می‌کند، تنها زمانی مواد اولیه را سفارش می‌دهد و فرایند تولید را آغاز می‌کند که سفارشی از سمت مشتری دریافت کرده باشد. استفاده از این بهروش، علاوه‌بر کاهش هزینه‌های مدیریت موجودی و انبارداری، کسب‌وکارها را ملزم می‌کند تا تقاضا برای کالاهای خود را به‌طور دقیق پیش‌بینی کنند و از داشتن مقادیر مناسب از منابع مورد نیاز خود اطمینان خاطر کسب کنند.
بهروش کایزن (Kaizen)
کایزن یک فلسفه‌ی مدیریت ژاپنی است که به دنبال افزایش تدریجی و استاندارد بهره‌وری است. معنای تحت‌اللفظی این کلمه، "تغییر برای بهتر شدن" یا "بهبود مستمر" است. این نوع از Best Practices به دنبال مشارکت همه‌ی کارکنان و بهبود مداوم عملیات است. در این بهروش تلاش می‌شود محیط کاری فراهم شود تا اعضای تیم بتوانند کارآمدتر و موثرتر کار کنند.
ویژگی‌های بهترین شیوه‌ها
مهم‌ترین خصوصیت‌هایی که Best Practices را از سایر شیوه‌های قابل استفاده در کسب‌وکار متمایز می‌کند، عبارتند از:
اثربخشی اثبات‌شده: برای این که از یک شیوه به‌عنوان به روش یاد شود، باید تحقیقات فراوانی انجام شود. به همین دلیل زمانی از یک روش با نام Best Practices یاد می‌شود که کاربرد آن و برتری‌اش نسبت به سایر روش‌ها ثابت شده است.
کارایی: یک به روش باید این قابلیت را برای کاربران فراهم کند تا فرایندهای کسب‌وکار خود را ساده‌سازی کنند، هدررفت خود را کاهش دهند و استفاده‌ی بهینه‌تری از منابع داشته باشند.
قابلیت انطباق:Best Practices باید علاوه‌بر تعریف یک چارچوبی استاندارد، این قابلیت را داشته باشند تا با نیازهای خاص سازمان انطباق پیدا کنند و پاسخ‌گوی آن‌ها نیز باشند.
قابلیت مقیاس‌پذیری: با توجه به این که اندازه‌ی سازمان‌ها در هر صنعت متفاوت است، تنها شیوه‌ای می‌تواند به‌عنوان یک به روش شناخته شود که در هر سازمانی با هر اندازه‌ای قابل استفاده باشد. علاوه‌بر این، سازمان‌ها باید از روش‌هایی استفاده کنند که در آینده و برای زمانی که قصد دارند کسب‌وکار خود را گسترش دهند نیز مناسب باشد.
اهمیت و مزایای Best Practices
استفاده از بهروش ها به این دلیل اهمیت دارد که می‌تواند مزایای زیر را برای یک سازمان به ارمغان بیاورد:
بهبود عملکرد: سازمان‌هایی که از انواع بهروش بهره می‌برند معمولاً شاهد بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و کارایی عملکرد خود هستند.
تضمین کیفیت: استفاده از Best Practices به حفظ استانداردهای کیفیت کمک می‌کند و منجر به رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد.
کاهش ریسک: استفاده از بهروش و پیروی از روش‌های ثابت و استاندارد، احتمال بروز خطاهای انسانی و خطراتی که به نقص یا هدررفت زمان و هزینه خواهد شد را کاهش می‌دهد.
استانداردسازی:Best Practices معیاری را فراهم می‌کنند که سازمان‌ها بتوانند عملکرد خود را براساس آن نسبت به گذشته مقایسه و ارزیابی کنند.
مثال‌هایی از کاربرد بهروش ها در هر حوزه
در ادامه، مثال‌هایی از کاربرد Best Practices را در حوزه‌های گوناگون کسب‌وکار مشاهده می‌کنید.
تجارت و مدیریت
در دنیای کسب‌وکار، بهروش ها نقشی کلیدی در کارآمدسازی عملیات‌ها و دستیابی به موفقیت استراتژیک ایفا می‌کنند. برخی از مثال‌های قابل توجه از بهروش ها در مدیریت عبارتند از:
مدیریت ناب: این رویکرد بر کاهش هدررفت و به حداکثر رساندن ارزش تمرکز دارد و از تکنیک‌هایی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش و بهبود مستمر (کایزن) استفاده می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک: سازمان‌ها معمولاً از تحلیل SWOT؛ یعنی نقاط قوت (Strengths)، نقاط ضعف (Weaknesses)، فرصت‌ها (Opportunities) و تهدیدها (Threats) برای برنامه‌ریزی استراتژیک موثر استفاده می‌کنند.
مدیریت پروژه
استفاده از بهروش ها در مدیریت پروژه تضمین می‌کند که پروژه‌ها به‌موقع، در چارچوب بودجه و با کیفیت مورد نظر به پایان برسند. شیوه‌های کلیدی شامل 2 مورد زیر می‌شوند:
متدولوژی چابک: این رویکرد بر انعطاف‌پذیری و همکاری با مشتری تاکید دارد و به تیم‌ها اجازه می‌دهد به‌سرعت به نیازهای بازار که مدام در حال تغییر هستند، پاسخ دهند.
مدیریت ریسک: شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک‌ها در طول چرخه‌ی عمر پروژه از اصول اساسی است.
توسعه‌ی نرم‌افزار
در توسعه‌ی نرم‌افزار، Best Practices برای ایجاد محصولات با کیفیت ضروری هستند. به‌عنوان مثال:
کنترل نسخه: استفاده از سیستم‌هایی مانند گیت به تیم‌ها اجازه می‌دهد تغییرات در پایگاه‌های کد را به طور موثر مدیریت و برقراری ارتباط را ساده‌سازی کنند.
بازبینی کد: بازبینی‌های منظم کد به حفظ کیفیت کد، ترویج اشتراک دانش و شناسایی مشکلات بالقوه کمک می‌کند.
پیاده‌سازی بهترین شیوه‌ها
فارغ از این که سازمان در چه حوزه‌ای مشغول به فعالیت است و اندازه‌ی آن چقدر است، می‌توان گفت پیاده‌سازی Best Practices در سازمان طی 7 مرحله امکان‌پذیر است. لازم به ذکر است با توجه به این که تاکید بهروش‌ها بر بهبود مستمر است، این فرایند در واقع در مرحله‌ی آخر به پایان نخواهد رسید و باید به‌صورت مداوم ارزیابی و بهینه شود.
شناسایی نیازها و اهداف: در مرحله‌ی اول باید فرایندهای فعلی کسب‌وکار و سازمان ارزیابی شوند تا زمینه‌های بهبود شناسایی شوند و هدف‌گذاری صورت گیرد.
تحقیق درباره بهترین شیوه‌ها: پس از مشخص کردن اهداف، با بررسی مطالعات موردی و تجربه‌های مشابه به موقعیت سازمان و کمک گرفتن از توصیه‌ی متخصصان، باید Best Practices موجود در صنعت سازمان را پیدا کرد.
در جریان قرار ذی‌نفعان: منظور از ذی‌نفعان، تمام اشخاصی هستند که در عملکرد سازمان نقش دارند. در فرایند انتخاب و پیاده‌سازی بهروش ها، برگزاری جلسات با سهام‌داران، هیئت مدیره، کارکنان و... برای جلب نظر و حمایت آن‌ها ضروری خواهد بود.
برنامه‌ریزی: پس از انتخاب بهروش مناسب برای صنعت و کسب‌وکار، سازمان باید شروع به برنامه‌ریزی کند و تمامی مراحل، زمان‌بندی‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کند.
آموزش کارکنان: در زمان پیاده‌سازی Best Practices باید همه‌ی آموزش‌های مورد نیاز برای کارکنان و اعضای تیم‌ها فراهم شود تا مدیران مطمئن شوند تمام کارکنان، نحوه‌ی به کار بردن این بهروش ها و اهمیت آن‌ها را درک می‌کنند.
نظارت و ارزیابی: به منظور بهره بردن از تمام ظرفیت‌های بهروش‌ها، فرایند پیاده‌سازی باید به‌شکل مداوم تحت نظارت قرار گیرد و با کمک استانداردها و اهداف تعریف‌شده و همچنین بازخوردهای دریافتی از کارکنان، تاثیر استفاده از Best Practices ارزیابی شود.
انطباق و بهبود: در مرحله‌ی آخر، براساس بازخوردها و نتایج ارزیابی باید تلاش شود تا عملکرد سازمان به‌صورت مستمر رو به بهبود رفته و این فرهنگ در میان کارکنان جا بیفتد.
چالش‌ها در پیاده‌سازی بهروش ها
طبیعتاً پیاده‌سازی و استفاده از بهروش‌ها نیز چالش‌هایی را به همراه خواهد داشت. برخی از این مشکلات عبارتند از:
مقاومت در برابر تغییر: کارکنان ممکن است در برابر Best Practices مقاومت کنند، به‌ویژه اگر به روش‌های موجود عادت کرده باشند. ارتباط مؤثر و آموزش می‌تواند به کاهش این مقاومت کمک کند.
محدودیت‌های منابع: فرایند پیاده‌سازی بهروش ها ممکن است به منابع اضافه، از جمله زمان، پول و نیروی کار نیاز داشته باشد.
عدم حمایت رهبری: بدون دریافت حمایت رهبران، اعمال و پیاده‌سازی Best Practices ممکن است دچار مشکل و اختلال شود.
آموزش ناکافی: اگر کارکنان آموزش مناسب دریافت نکنند، نمی‌توان از تمامی ظرفیت‌های بهروش ها استفاده کرد. علاوه‌بر این، به کار بردن نادرست Best Practices می‌تواند پیامدهای منفی برای کسب‌وکار به همراه داشته باشد.
در کل، به روش ها برای سازمان‌هایی که به دنبال بهبود عملکرد، افزایش کیفیت و کاهش ریسک هستند، ضروری هستند. با درک مفهوم Best Practices، شناسایی اهمیت آن‌ها و پیاده‌سازی موثر آن‌ها، سازمان‌ها می‌توانند مزایای قابل توجهی در زمینه‌های مختلف به دست آورند. با ادامه‌ی تکامل صنایع، سازمان‌ها باید انعطاف‌پذیر و به دنبال بهینه‌سازی مستمر باشند.
تماس
درخواست دمو