مرکز اسناد

یکی از چالش ها در سازمان، طبقه بندی و بایگانی اسناد جهت حفظ و دسترسی به اسناد است. سیستم مرکز اسناد وظیفه ثبت و نگهداری از اسناد سازمان و مدیریت دسترسی ها به آنها را در کنار سایر قابلیتهای لازم بر عهده دارد.


امکانات نرم افزار مرکز اسناد

  • تعریف درختواره مرکز اسناد جهت طبقه‌بندی اسناد
  • امکان تغییر ساختار درخت و انتقال شاخه ها به جای دیگر با تمام اسناد داخل آن
  • وجود دسترسی مدیر با دسترسی کامل و جدا از تمام محدودیتهای دسترسی
  • قابلیت نگهداری نسخه های قبلی فایلها و سوابق تغییرات بصورت اتوماتیک(ورژنینگ اسناد)
  • قابلیت ارجاع سند و درج و اخذ هامش روی یک سند
  • فرم رهگیری سند که تمام گردش ها و رهگیری های سند را یک جا نمایش میدهد
  • سیستم LOG برای ثبت و گزارش دهی جریان تغییرات و دسترسی های کاربران
  • دارای ویرایش HTML  داخلی جهت تایپ یا کپی پست محتوی متنی و ذخیره متن در حجم کم  و امکان سرچ در متن
  • وجود فونت داخلی و یکپارچه با نرم افزار ( EMBEDED) بدون نیاز به نصب و درگیری کاربر 
  • تعریف مرکز اسناد سازمانی برای اسناد سازمان و مرکز اسناد شخصی برای کاربران
  • قابلیت جستجو ساده – جستجو پیشرفته – انواع فیلتر کردنها و مرتب سازی و گروه کردن و گزارشات آماری
  • امکان ایجاد فرآیند های مختلف و بومی سازمان برای گردش سند(در صورت داشتن ورک فلو سیاق)            
  • امکان ایجاد هر سیستم و یا فرمی متصل به مرکز اسناد (در صورت داشتن سیستم ساز سیاق)
  • امکان تعریف محدودیت اتصال در انواع سند و محدودیت در حجم اسناد 
  • قابلیت برچسب گذاری و جستجو و فیلتر با برچسسب ها – برچسب سازمانی و برچسب شخصی
  • امکان اعطا دسترسی ترکیبی به سه روش مختلف- کاربر – رول – چارت سازمانی
  • قابلیت اعطا دسترسی به یک شاخه با تمام زیر شاخه های آن
  • انواع دسترسی– ایجاد– تغییر– حذف
  • قابلیت تعریف دسترسی شرایط‌دار – زمان – محل دسترسی
  • امکان درج شناسه یا کد خاص سازمان روی اسناد و دسترسی به واسطه این کد
  • امکان نمایش سند به واسطه اتصال به API های سیاق از محیط خارج از نرم افزار سیاق
  • تولید PDF  کم حجم برای نمایش و ارسال از روی متن
  • قابلیت اتصال ماژول مرکز اسناد یکپارچه با سایر ماژولهای نرم افزارهای سیاق است (بیش از 50 ماژول یکپارچه)
  • قابلیت  check in , check out اسناد برای جلوگیری از تغییر همزمان سند توسط دو کاربر
  • کنترل و ثبت و نگهداری اصل اسناد بر روی پایگاه داده مجزا جهت جلوگیری از حجیم شدن پایگاه داده اصلی
  • قابلیت الحاق اسناد متفاوت به شاخه‌ها و زیرشاخه‌ها بدون محدودیت تعداد


مزایای:

نسخه .net core محصول با قابلیت پردازش داده سنگین

دسترسی سریع به اسناد سازمانی از هر کجا و هر زمان

ایجاد زیر ساخت تحقق اهدف "سازمان بدون کاغذ"

ایجاد زیر ساخت مرود نیاز استاندارد ها و فرآیندهای ISO

قابلیت گردش اسناد به شکل متصل به سایر ماهیتها در فرآیندها – (مثلا اتصال task تایید چک به سند صورت وضعیت تایید شده)


نمونه تصاویر

​