دسترسی یعنی اعطا اجازه به کاربر برای انجام عملیاتها در نرم افزار است که در قالب به سه بخش متفاوت تقسیم میشود:
دسترسی به فرمها : به معنی ظاهر شدن فرم برای کاربری است که دسترسی به وی اعطا شده است.
دسترسی به قواعد یا ماهیت ها : به معنی ایجاد امکان برای یک کاربر مثلا امکان امضا نامه یا امکان منفی کردن انبار و...
دسترسی شعبه: به معنی امکان انجام کلیه عملیات همه زیر سیستمها در شعبه ای است که به کاربر دسترسی داده شده است.
بر همین اساس فرم دسترسی ها در سه تب مختلف این سه مدل دسترسی را امکان تعیین و تغییر میدهد.
این سه بخش دسترسی را از طریق مختلفی میتوانید به کاربر اعطا کنید. بدین معنی که مثلا یک کاربر ممکن است دسترسی به فرم صدور سند را به واسطه نام کاربری یا به واسطه اینکه در رول حسابدار هست یا با واسطه اینکه در پست کارشناس حسابداری منتسب شده به ارث ببرد.
اعطا دسترسی به یک کاربر از سه مسیر مختلف امکان پذیر است :
دسترسی به کاربر:
در بخش کاربران مستقیم روی نام کاربر ایستاده و دکمه دسترسی را بزنیم که در این حالت تنظیم دسترسی صرفا برای همان کاربر است. این مدل تنظیم دسترسی برای مواقعی که به طور استثنا یک دسترسی را میگیرد مناسب است.
دسترسی به پست:
در چارت سازمانی شرکت پستهای سازمان (معادل با صندلی های سازمان) تعریف شده اند و یکی از کم نظیرترین قابلیتهای سیاق امکان اعطا دسترسی به یک پست است. مثلا یک سری فرم را به پست مدیر فروش منتسب میکنیم. این مدل دسترسی باعث میشد با انتساب یک پرسنل به یک پست تمام دسترسی های آن پست به کاربر ارث برسد. با این روش جابجا شدن پستها نیاز به تنظیم مجدد دسترسی ها ندارد.
رابطه بین پرسنل و کاربر یعنی اینکه کدام کاربر کدام پرسنل است از طرف حساب منتسب شده به این دو در میآید.
دسترسی به رول :
نرم افزار مشابه ویندوز بخشی به نام تنظیم رولهای دسترسی دارد. میتوانیم رولهای متفاوت را در سازمان خود شناسایی و برای هررول یک سری دسترسی ایجاد کنیم. مانند رول عمومی دسترسی همه – رول کارشناس فروش – رول حسابدار و...
هنگام تعریف کاربر میتواند کاربر را در یک یا چند رول قرار دهید.
رول تعریف کردن باعث میشود شما وقتی دسترسی یک رول را کم یا زیاد کنید تاثیر این تغییر به تمام کاربرانی که به آن رول دسترسی دارند برسد.
مثلا وقتی یک دسترسی به رول کارشناس فروش اضافه کنید تمام کاربران منتسب شده به آن رول این دسترسی را میگیرند.
دقت فرمایید اگر دسترسی ها را صرفا کاربر به کاربر یا پست به پست بدهید مثلا برای ارایه یک دسترسی به کارشناسان فروش باید تک تک به هر کارشناس دسترسی بدهید ولی تعریف و انتساب رول از این مشکل جلوگیری میکند.
همچنین تعریف رول امکان انتساب یک باره همه نیازهای دسترسی یک کاربر جدید را با انتساب به یک یا چند رول به شما میدهد.
نکته:
سه بخش اعطا دسترسی کاربرد های متفاوت دارند که درتوضیحات فوق گفته شده است. اشتباه در تشخیص و تنظیم این ساختار در آینده و با بزرگ شدن کارکرد سیتسم در سازمان مشکل ساز میشود. البته اگر تعداد کاربر سازمان شما زیاد نباشد(کمتر از 50 نفر) مشکل قابل تحمل است ولی در صورت تعدد کاربر تنظمات دسترسی ثقیل میشود.
هر کاربر سر جمع یا اجتماع دسرسی های اعطا شده را دارد. یعنی ممکن است یک دسترسی از دو مسیر به وی رسیده باشد و معادل یک دشترسی برآورد میشود.
دسترسی ممکن است اعطلا دسترسی باشد یا سلب دسترسی – مانند دسترسی به یک فرم و عدم دسترسی به یک دکمه داخل یک فرم.
جهت ایجاد کاربر و تعیین دسترسی های آن به ترتیب مراحل زیر را انجام دهید:
ایجاد رول کاربر و حقوق دسترسی مربوط به آن (رول ها می توانند براساس سمت های تعریف شده در یک سازمان ایجاد شوند.)
مسیر دسترسی به فرم :
منوی تنظیمات ← تنظیمات سیاق ←رول ها
ابتدا برروی گزینه ی "جدید" کلیک نموده سپس در فرم باز شده عنوان رول یا سمت و در صورت اختیار توضیحات مربوطه را وارد و برروی گزینه ی"ثبت" کلیک نمائید.
پس از ثبت لازم است تا دسترسی های مربوط به رول را تعیین نمائید. برای این کار ابتدا در لیست رول ها برروی رول مورد نظر کلیک نموده سپس از گزینه ی"حقوق دسترسی" وارد فرم تعیین دسترسی ها شوید.
چنانچه گفته شد فرم دسترسی دارای سه بخش فرمها، شعب و ماهیت ها است.
در بخش فرمها دسته بندی درختی تمامی زیرسیستم ها را مشاهده می کنید. با انتخاب هرزیرسیستم و بر اساس دسته بندی فرم ها ( اطلاعات پایه، عملیات و مدیریت و گزارشات ) در نرم افزار فرم مورد نظر را برای دسترسی به رول فعال نمائید. در تصویر برای نمونه از منوی حسابداری، قسمت اطلاعات پایه دسترسی دو فرم تعریف سرفصل ها و گروه تفصیل ها تیک دار شده اند.
همچنین در لیست دسترسی ها که مقابل لیست درختی فرمها می باشد می توان تمام فرمهای دسترسی داده شده، شعب تعریف شده در نرم افزار و ماهیت های اختصاص داده شده را مشاهده نمود.
در بخش فرمها با انتخاب هر فرم و کلیک برروی گزینه ی"ایجاد محدودیت دسترسی" دسترسی را برروی گزینه های یک فرم نیز انتخاب یا محدودتر نمود.
برای نمونه در فرم گروه تفصیل ها برای گرفتن دسترسی حذف و ویرایش می توان با انتخاب حذف و ویرایش از سمت راست و انتقال آن توسط فلش های میانه فرم به سمت چپ و کلیک برروی گزینه ی"ثبت" این دسترسی را اعمال نمود.
هچنین با انتخاب هر فرم و استفاده از گزینه ی "تنظیمات پیشرفته" می توانید برای اعمال دسترسی های فرم مورد نظر تاریخ شروع و پایان تعیین نمائید.
در این فرم گزینه ی "تنظیم دسترسی" هم وجود دارد که با انتخاب هر یک از فرم ها، شعب و ماهیت ها می توان وضعیت آن را از این جهت که کدام کاربران، پست ها و قسمت های سازمان را شامل می شود، مشاهده نمود.
در پایان جهت اعمال تمام تغییرات و دسترسی های انتخاب شده برروی گزینه ی "ذخیره" کلیک نمائید.
از گزینه ی "نمایش لیستی دسترسی رول" هم می توان جهت مشاهده ی تمامی دسترسی ها رول مورد نظر استفاده نمائید.
ایجاد کاربر نرم افزار و تخصیص رول های تعریف شده به آن
مسیر دسترسی به فرم :
منوی تنظیمات ← تنظیمات سیاق ←کاربران محلی
در این فرم که لیست کاربران را نمایش می دهد، می توان با کلیک برروی هر کاربر، در مقابل آن مشخصات کاربری و رول های تخصیص داده شده را مشاهده نمود.
جهت ایجاد یک کاربر جدید ابتدا برروی گزینه ی "جدید" کلیک نمائید سپس در فرم باز شده به ترتیب نام کاربری، کلمه عبور، انتخاب نام طرف حساب و در صورت اختیار شعبه مورد نظر را وارد نمائید.
از قسمت پایین فرم گزینه ی "فعال" و درصورتی که کاربر مورد نظر مدیر است، گزینه ی "مدیر سیستم" را برروی بله قرار دهید. همچنین در صورت اختیار می توانید عکس کاربر با فرمت jpg را انتخاب نموده و جهت ذخیره موارد فوق برروی گزینه ی "ادامه" کلیک نمائید.
در مرحله ی بعد رول های مورد نظر را جهت تخصیص یه کاربر تیک دار نمائید و برروی گزینه ی "ادامه" کلیک کنید.
در فرم کاربران محلی با انتخاب کاربر و کلیک برروی گزینه ی "دسترسی" می توان به فرم حقوق دسترسی که در رولها تعیین شده بود نیز دسترسی و تغییرات را مجدد انجام نمود.
تغییرات دسترسی ها در چارت سازمانی
با توجه به اینکه حقوق دسترسی کاربران در فرم چارت سازمانی نیز تعبیه شده است، از این بخش می توانید استثناء ها در دسترسی کاربران با توجه به پست های تعریف شده در چارت سازمانی را انجام دهید.
مسیر دسترسی به فرم :
• منوی پرسنلی ← اطلاعات پایه←چارت سازمانی
در چارت سازمانی که بصورت درختی از قبل تعریف شده است برروی واحد و زیرمجموعه مورد نظر کلیک نموده سپس گزینه ی "دسترسی" را انتخاب نمائید. فرم باز شده همان حقوق دسترسی ها در تعریف رول ها می باشد.
نرم افزارهای مالی
نرم افزارهای لجستیک
نرم افزارهای منابع انسانی
نرم افزارهای اداری
ارتباط با مشتریان
نرم افزارهای صنعتی
نرم افزارهای دولتی
ابزار
ماژولهای خاص
نرم افزار BPMS
توسعه کسب و کار
نرم افزارهای مالی
نرم افزارهای لجستیک
نرم افزارهای منابع انسانی
نرم افزارهای اداری
ارتباط با مشتریان
نرم افزارهای صنعتی
نرم افزارهای دولتی
ابزار
ماژولهای خاص
نرم افزار BPMS
توسعه کسب و کار
بهروشها
رویکردها
راهکارها
ایجاد کاربران و حق دسترسی ها
دسترسی یعنی اعطا اجازه به کاربر برای انجام عملیاتها در نرم افزار است که در قالب به سه بخش متفاوت تقسیم میشود:
بر همین اساس فرم دسترسی ها در سه تب مختلف این سه مدل دسترسی را امکان تعیین و تغییر میدهد.
این سه بخش دسترسی را از طریق مختلفی میتوانید به کاربر اعطا کنید. بدین معنی که مثلا یک کاربر ممکن است دسترسی به فرم صدور سند را به واسطه نام کاربری یا به واسطه اینکه در رول حسابدار هست یا با واسطه اینکه در پست کارشناس حسابداری منتسب شده به ارث ببرد.
اعطا دسترسی به یک کاربر از سه مسیر مختلف امکان پذیر است :
در بخش کاربران مستقیم روی نام کاربر ایستاده و دکمه دسترسی را بزنیم که در این حالت تنظیم دسترسی صرفا برای همان کاربر است. این مدل تنظیم دسترسی برای مواقعی که به طور استثنا یک دسترسی را میگیرد مناسب است.
در چارت سازمانی شرکت پستهای سازمان (معادل با صندلی های سازمان) تعریف شده اند و یکی از کم نظیرترین قابلیتهای سیاق امکان اعطا دسترسی به یک پست است. مثلا یک سری فرم را به پست مدیر فروش منتسب میکنیم. این مدل دسترسی باعث میشد با انتساب یک پرسنل به یک پست تمام دسترسی های آن پست به کاربر ارث برسد. با این روش جابجا شدن پستها نیاز به تنظیم مجدد دسترسی ها ندارد.
رابطه بین پرسنل و کاربر یعنی اینکه کدام کاربر کدام پرسنل است از طرف حساب منتسب شده به این دو در میآید.
نرم افزار مشابه ویندوز بخشی به نام تنظیم رولهای دسترسی دارد. میتوانیم رولهای متفاوت را در سازمان خود شناسایی و برای هررول یک سری دسترسی ایجاد کنیم. مانند رول عمومی دسترسی همه – رول کارشناس فروش – رول حسابدار و...
هنگام تعریف کاربر میتواند کاربر را در یک یا چند رول قرار دهید.
رول تعریف کردن باعث میشود شما وقتی دسترسی یک رول را کم یا زیاد کنید تاثیر این تغییر به تمام کاربرانی که به آن رول دسترسی دارند برسد.
مثلا وقتی یک دسترسی به رول کارشناس فروش اضافه کنید تمام کاربران منتسب شده به آن رول این دسترسی را میگیرند.
دقت فرمایید اگر دسترسی ها را صرفا کاربر به کاربر یا پست به پست بدهید مثلا برای ارایه یک دسترسی به کارشناسان فروش باید تک تک به هر کارشناس دسترسی بدهید ولی تعریف و انتساب رول از این مشکل جلوگیری میکند.
همچنین تعریف رول امکان انتساب یک باره همه نیازهای دسترسی یک کاربر جدید را با انتساب به یک یا چند رول به شما میدهد.
نکته:
جهت ایجاد کاربر و تعیین دسترسی های آن به ترتیب مراحل زیر را انجام دهید:
مسیر دسترسی به فرم :
ابتدا برروی گزینه ی "جدید" کلیک نموده سپس در فرم باز شده عنوان رول یا سمت و در صورت اختیار توضیحات مربوطه را وارد و برروی گزینه ی"ثبت" کلیک نمائید.
پس از ثبت لازم است تا دسترسی های مربوط به رول را تعیین نمائید. برای این کار ابتدا در لیست رول ها برروی رول مورد نظر کلیک نموده سپس از گزینه ی"حقوق دسترسی" وارد فرم تعیین دسترسی ها شوید.
چنانچه گفته شد فرم دسترسی دارای سه بخش فرمها، شعب و ماهیت ها است.
در بخش فرمها دسته بندی درختی تمامی زیرسیستم ها را مشاهده می کنید. با انتخاب هرزیرسیستم و بر اساس دسته بندی فرم ها ( اطلاعات پایه، عملیات و مدیریت و گزارشات ) در نرم افزار فرم مورد نظر را برای دسترسی به رول فعال نمائید. در تصویر برای نمونه از منوی حسابداری، قسمت اطلاعات پایه دسترسی دو فرم تعریف سرفصل ها و گروه تفصیل ها تیک دار شده اند.
همچنین در لیست دسترسی ها که مقابل لیست درختی فرمها می باشد می توان تمام فرمهای دسترسی داده شده، شعب تعریف شده در نرم افزار و ماهیت های اختصاص داده شده را مشاهده نمود.
در بخش فرمها با انتخاب هر فرم و کلیک برروی گزینه ی"ایجاد محدودیت دسترسی" دسترسی را برروی گزینه های یک فرم نیز انتخاب یا محدودتر نمود.
برای نمونه در فرم گروه تفصیل ها برای گرفتن دسترسی حذف و ویرایش می توان با انتخاب حذف و ویرایش از سمت راست و انتقال آن توسط فلش های میانه فرم به سمت چپ و کلیک برروی گزینه ی"ثبت" این دسترسی را اعمال نمود.
هچنین با انتخاب هر فرم و استفاده از گزینه ی "تنظیمات پیشرفته" می توانید برای اعمال دسترسی های فرم مورد نظر تاریخ شروع و پایان تعیین نمائید.
در این فرم گزینه ی "تنظیم دسترسی" هم وجود دارد که با انتخاب هر یک از فرم ها، شعب و ماهیت ها می توان وضعیت آن را از این جهت که کدام کاربران، پست ها و قسمت های سازمان را شامل می شود، مشاهده نمود.
در پایان جهت اعمال تمام تغییرات و دسترسی های انتخاب شده برروی گزینه ی "ذخیره" کلیک نمائید.
از گزینه ی "نمایش لیستی دسترسی رول" هم می توان جهت مشاهده ی تمامی دسترسی ها رول مورد نظر استفاده نمائید.
مسیر دسترسی به فرم :
در این فرم که لیست کاربران را نمایش می دهد، می توان با کلیک برروی هر کاربر، در مقابل آن مشخصات کاربری و رول های تخصیص داده شده را مشاهده نمود.
جهت ایجاد یک کاربر جدید ابتدا برروی گزینه ی "جدید" کلیک نمائید سپس در فرم باز شده به ترتیب نام کاربری، کلمه عبور، انتخاب نام طرف حساب و در صورت اختیار شعبه مورد نظر را وارد نمائید.
از قسمت پایین فرم گزینه ی "فعال" و درصورتی که کاربر مورد نظر مدیر است، گزینه ی "مدیر سیستم" را برروی بله قرار دهید. همچنین در صورت اختیار می توانید عکس کاربر با فرمت jpg را انتخاب نموده و جهت ذخیره موارد فوق برروی گزینه ی "ادامه" کلیک نمائید.
در مرحله ی بعد رول های مورد نظر را جهت تخصیص یه کاربر تیک دار نمائید و برروی گزینه ی "ادامه" کلیک کنید.
در فرم کاربران محلی با انتخاب کاربر و کلیک برروی گزینه ی "دسترسی" می توان به فرم حقوق دسترسی که در رولها تعیین شده بود نیز دسترسی و تغییرات را مجدد انجام نمود.
با توجه به اینکه حقوق دسترسی کاربران در فرم چارت سازمانی نیز تعبیه شده است، از این بخش می توانید استثناء ها در دسترسی کاربران با توجه به پست های تعریف شده در چارت سازمانی را انجام دهید.
مسیر دسترسی به فرم :
• منوی پرسنلی ← اطلاعات پایه ←چارت سازمانی
در چارت سازمانی که بصورت درختی از قبل تعریف شده است برروی واحد و زیرمجموعه مورد نظر کلیک نموده سپس گزینه ی "دسترسی" را انتخاب نمائید. فرم باز شده همان حقوق دسترسی ها در تعریف رول ها می باشد.