یکی از چالشها در سازمان، طبقهبندی و بایگانی اسناد جهت حفظ و دسترسی به اسناد است. نرم افزار بایگانی و مرکز اسناد وظیفه ثبت و نگهداری از اسناد سازمان و مدیریت دسترسی به آنها را در کنار سایر قابلیتهای لازم بر عهده دارد.
یکی از چالشها در سازمان، طبقهبندی و بایگانی اسناد جهت حفظ و دسترسی به اسناد است. نرم افزار بایگانی و مرکز اسناد وظیفه ثبت و نگهداری از اسناد سازمان و مدیریت دسترسی به آنها را در کنار سایر قابلیتهای لازم بر عهده دارد.
نگهداری و ساختار چارت سازمانی سازمان و سوابق تغییرات
تعیین مالک و مسئول: یک واحد یا شخص (معمولاً در دپارتمان منابع انسانی** یا **دفتر مدیریت**) باید مسئول بهروزرسانی و نگهداری چارت باشد. استفاده از نرمافزارهای تخصصی: استفاده از ابزارهایی مانند **Visio, Lucidchart, OrgWeaver, Pingboard** و یا ماژول سازمانی در نرمافزارهای ERPمانند SAP, Oracle) بسیار توصیه میشود. این نرمافزارها اغلب قابلیت ثبت خودکار تاریخ تغییرات و کاربر را دارند. ایجاد یک فرآیند رسمی برای درخواست تغییر: هیچ تغییری نباید بدون درخواست رسمی و تأیید صورت گیرد.
نگهداری ساختار سازمانی شرکتهای گروه یا شرکای مهم تجاری
نگهداری و بایگانی مدارک پرسنلی – تعریف انواع مدارک و تشخیص مدارک ناقص
نگهداری پرونده وضعیت پرسنل اعمم از سوابق کار تا تکفل و سابقه تحصیلات و...
ایجاد زیر ساخت داده زنده در واحد اداری جهت ارایه به فرمولهای احکام و حقوق دستمزد
ایجاد زیر ساخت داده زنده در واحد اداری جهت ارایه به فرمولهای احکام و حقوق دستمزد
شرایط احراز مشاغل اداری
ایجاد سیستم پویا و انعطاف پذیر : یک چارچوب برای بازبینی دورهای (مثلاً هر ۲-۳ سال یکبار) مشاغل و سیستم طبقهبندی تعریف کنید تا با تغییرات سازمان هماهنگ بماند. مدیران و حتی خود کارکنان را در فرآیند تجزیه و تحلیل و توصیف شغل مشارکت دهید. این کار باعث افزایش دقت و پذیرش نتایج میشود.
شرح وظایف سازمانی و فرآیندی
شفافیت و ارتباطات : دلیل، مزایا و فرآیند طبقهبندی را به طور شفاف برای تمامی کارکنان توضیح دهید. آنها را در جریان معیارها و منطق کار قرار دهید.
فنی و روشی
استفاده از روش های علمی مثل روشهای استاندارد ارزشیابی مشاغل "های گروپ" (Hay Group)، "مِرک" (Mercer) یا روشهای امتیازی (Point Method) استفاده کنید که معیارهای چندگانه و عینی را در نظر میگیرند.
انسانی و روانشناختی
برای مدیران و کارکنان کارگاههای آموزشی برگزار کنید تا اهمیت و مزایای یک سیستم طبقهبندی منصفانه را درک کنند. تأکید کنید که طبقهبندی بر اساس "شغل" است، نه "شاغل". عملکرد فردی نباید در جایگاه ردهبندی شغل تأثیر بگذارد.