نرم افزار BPMS | مدیریت فرآیندهای کسب و کار

بهترین مثال برای این سوال تشبیه bpms به رهبر ارکست است. در سازمان شما هر واحد سازمانی و هر پست سازمانی دغدغه و کار خود را دارد. هماهنگی بین این کارها و حرکت و جریان کار را bpms میتواند بر عهده بگیرد. نگاه فرآیند محور رابطه بین واحد های سازمانی و آیین نامه های داخلی و باید ها و نباید های گردش اطلاعات را کنترل میکند. bpms ارکستر سمفونی کسب و کار شماست. تنظیم گر نوازنده های کسب و کار شما تا خروجی کسب و کار در عین همنوایی کارایی داشته باشد.

bpms یک ابزار است. ابزار ها هم استاندارد دارند و هم کارایی های آنها برای نیازهای مختلف متفاوت است. در انتخاب ابزار باید هم ابزار را درست شناسایی کرد و هم نیاز خود سازمان را. یکی از مزیت های محصول BPMS سیاق داشتن پروسه ها و فرمهای آماده است که در دل ERP سیاق و به عنوان جزیی از ابزار bpms سیاق موجود بوده و به سادگی قابلیت استفاده دارند. بر همین اساس مناسب سازمانهای ایرانی است که قصد اجرا و استقرار نظامهای فرآیند محور را در سازمان خود دارند.

این ابزارها به نفسه مشکلی ندارند و توانا هستند. ولی در ایران متولی و صاحب تکنولوژی آنها به شکل کامل حضور ندارد و توسط شرکتهای ایرانی و کارشناسانی آموزش دیده بدون فروش لیسانس و درقالب خدمات طراحی فرآیند و قفل شکسته یا نسخه آموزشی ارایه میشود. مشکل بزرگتر نداشتن بهروش های آماده است. معمولا شرکت ها روی این ابزارها شروع به اختراع دوباره و از اول چرخ کرده و خود ماژول مرود نیاز را با آن توسعه میدهند که حتما محکوم به شکست است.

مدل سرویس گرای و ارایه وب سرویس های و api ها توسط تمام نرم افزارهای دیگر سازمان راه حل ارتباطی است. در صورت عدم وجود وب سرویس ها اول باید روی نرم افزارهای موجود وب سرویس ایجاد کرد که این کار را نرم افزار سیاق انجام میدهد و سپس با اتصال و انتقال اطلاعات بین وب سرویس ها ارتباطات برقرار میگردد.

چالش اصلی bpms ارتباط بین ابزار آن با نرم افزارهای عملیاتی سازمان شماست. معمولا ارتباط فرآیند های ساده در اتصال به نرم افزار اصلی گردش داده های سازمان به شکل دستی قابل تحمل است ولی در فرآیند های پیچیده را این اتصال دستی را نمیتوان عملی کرد و مشکل از اینجا شروع میشود.

قابلیتهای عملکرد حرفه ای از ابزارهای BPMS مانند قابلیت انجام کار به شکل parallel یا موازی (طوری که یک کار را مثلا ده نفر همزمان انجام دهند و وقتی 8 نفر تمام کرد کار به مرحله بعدی برود) در نسخه های رایگان ابزارهای bpms بازار وجود ندارد. این یک روش بازاریابی است. این قابلیتها در کاربردهای حرفه ای تر مورد استفاده قرار میگیرند و برای استفاده از آنها باید با تولید کننده مذاکره و نسخه های حرفه ای تر را خریداری کنید.

این مشکل در bpms هایی که خارج از نرم افزارهای عملیاتی هستند بروز میکند- فرض کنید پروسه تایید مرخصی را از سرویس های موجود در نرم افزار X با bizagi طراحی و عملیاتی کرده اید. پروسه ای تاییدی در جریان است و پس از تایید اولیه وسط پروسه، داده های مربوطه در نرم افزار X بدون اطلاع ابزار bpms تغییر میکند. در نرم افزار BPMS سیاق به دلیل یکی بودن محصولات این مهم به شکل سیستمی کنترل میشود.

انتظار میرود نرم افزار BPMS مورد استفاده ابزارهایی مشابه با ابزارهای داشبورد داشته باشد و این اطلاعات مهم را در اختیار کاربر خود قرار دهد.