ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟ انواع ارزیابی عملکرد، مزایا و چالش‌های اجرا

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست و چه مزایایی برای سازمان دارد؟ در این مقاله همراه سیاق باشید تا به جنبه‌های مختلف ارزیابی عملکرد از جمله تعریف ارزیابی عملکرد، انواع روش‌های ارزیابی عملکرد، چالش‌های رایج در اجرای فرایند ارزیابی و ارتباط بین ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان بپردازیم.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد یا performance evaluation، فرایند ارزیابی عملکرد شغلی یک فرد در برابر مجموعه‌ای از معیارها، اهداف یا انتظارات از پیش تعریف شده است. هدف از ارزیابی عملکرد ارائه بازخورد شغلی به کارکنان، شناسایی نقاط نیازمند پیشرفت و کمک به توسعه مهارت‌ها و قابلیت‌های لازم برای بهبود در زمینه‌های کاری است. معمولاً، ارزیابی عملکرد به‌صورت فرایندی دوره‌ای همچون فصلی یا سالیانه توسط مدیران، سرپرستان یا سایر همکاران و به وسیله پرسشنامه یا نرم افزار منابع انسانی انجام می‌شود.

 ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از اجزای ضروری عملیات هر سازمان موفق است. این فرایند، رویکردی سازمان یافته برای ارزیابی فردی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد، نواحی نیازمند بهبود کارکنان را شناسایی می‌کند و راه توسعه حرفه‌ای آن‌ها را هموار می‌سازد. در نهایت، ارزیابی عملکرد برای حفظ سرمایه انسانی سازمان، دستیابی به اهداف کلی و رقابت‌پذیری در صنعت بسیار حائز اهمیت است.

نرم افزار ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه کارکنان سیاق

هدف اصلی انجام ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

هدف اصلی اجرای ارزیابی عملکرد، بهبود عملکرد کارکنان ودر نهایت، سازمان است. این فرایند از طریق شناسایی نقاط ضعف و تعیین اهداف جدید برای توسعه‌، به کارکنان کمک می‌کند تا در جایگاه شغلی خود رشد کرده و به عملکرد بهتر سازمان کمک کنند. به‌کارگیری ارزیابی عملکرد می‌تواند باعث افزایش انگیزه در کارکنان، مشارکت بیشتر و بهبود عملکرد آن‌ها شود. فرایند ارزیابی عملکرد نقش مهمی در تشویق رشد و توسعه کارکنان در یک سازمان ایفا می‌کند. این فرایند شامل ارائه نقد و بررسی سازنده و پیشنهادات به کارکنان است که باعث حفظ انگیزه، مشارکت و بهره‌وری آن‌ها در حوزه‌های کاری‌شان می‌شود. ارزیابی عملکرد، با شناسایی نواحی نیازمند بهبود و تعیین اهداف قابل دستیابی برای توسعه، به افراد کمک می‌کند تا به نسخه بهتری از خودشان تبدیل شوند و در پیشرفت سازمان مشارکت داشته باشند.

کاربرد و مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

بهبود عملکرد کارکنان: ارزیابی عملکرد کارکنان، بازخوردی را در مورد کارشان، از جمله زمینه‌هایی که در آن عالی هستند یا نیاز به بهبود دارند، در اختیارشان قرار می‌دهد و این امر باعث می‌شود که کارکنان فرصت‌های رشد و توسعه را شناسایی کرده و در جهت دستیابی به اهداف خود تلاش کنند.

بهبود عملکرد سازمانی: ارزیابی عملکرد به سازمان ها کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و استراتژی‌هایی برای بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و سودآوری تدوین کنند.

شناسایی نیازهای آموزش: ارزیابی عملکرد به شناسایی حوزه‌هایی که کارمندان برای بهبود مهارت‌ها و انجام موثرتر وظایف خود به آموزش یا توسعه بیشتری نیاز دارند کمک می‌کند.

تسهیل ارتباطات: ارزیابی عملکرد، به عنوان پل ارتباطی میان کارمندان و مدیران عمل کرده و امکان دریافت بازخورد سازنده و بحث در مورد انتظارات شغلی و اهداف عملکرد را فراهم می‌سازد.

تعیین حقوق و مزایا: نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند به عنوان مبنایی برای تعیین حقوق، ترفیع یا پاداش مورد استفاده قرار گیرد.

محافظت قانونی: ارزیابی عملکرد، مستندسازی عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند، این مسئله می‌تواند سازمان را از دعاوی قانونی مربوط به تصمیمات استخدامی و نگهداری کارکنان محافظت کند.

اجرای برنامه های آموزشی: با تحلیل عملکرد کارکنان، نیازهای آموزشی آن‌ها شناسایی می‌شود و با ارائه دوره‌های آموزشی مناسب، کارکنان برای انجام بهتر وظایف خود آماده می‌شوند.

تعیین حقوق و مزایا: ارزیابی عملکرد به مدیران اطلاعاتی دقیق در مورد عملکرد کارکنان در یک دوره زمانی خاص ارائه می‌دهد. این اطلاعات می‌توانند به عنوان مبنای تعیین ارزش ویژه کارکنان به منظور تعیین حقوق و مزایای آنان مورد استفاده قرار گیرند.

تسهیل نظارت: با استفاده از روش های ارزیابی عملکرد، می‌توان میزان پیشرفت و عملکرد کارکنان را بررسی کرد و مشکلات و نواقص آن‌ها را شناسایی کرد. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا در نظارت و کنترل بر کارکنان خود موثرتر عمل کنند.

برنامه‌ریزی شغلی: با توجه به اطلاعات ارزیابی عملکرد، مدیران قادر به تدوین برنامه‌ریزی شغلی مناسب و در نتیجه ارتقای کارکنان و بهبود عملکرد آن‌ها خواهند بود.

انواع روش های ارزیابی عملکرد کارکنان

روش های بسیار متنوعی برای اجرای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که هر کدام مزایا و چالش‌های خاص خود را دارند. معمولا سازمان‌ها با توجه به نیاز خود، یک یا چند روش را برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌کنند. در ادامه به معرفی برخی از انواع روش های ارزیابی عملکرد می‌پردازیم:

1. ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه کارکنان: روش ارزیابی ۳۶۰ درجه، یک روش ارزیابی چند بعدی است که عملکرد کارمند را با استفاده از بازخورد جمع آوری شده توسط مدیران، همکاران و زیردستان، ارزیابی می‌کند. استفاده از نرم افزار ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه نه تنها از بروز اشتباه در بررسی عملکرد جلوگیری می‌کند بلکه درک واضحی از شایستگی فرد ارائه می‌دهد.
2. مدیریت بر مبنای اهداف(MBO): مدیریت بر مبنای اهداف یا management by objectives یک مدل مدیریت استراتژیک است که هدف آن بهبود عملکرد سازمان با تعریف روشن اهدافی است که توسط مدیریت و کارکنان قبول شده‌اند. با توجه به این تئوری، شرکت کارکنان در تنظیم اهداف و برنامه‌های عملیاتی، ارتباط و تعهد کارکنان را تقویت می‌کند و اهداف را در سراسر سازمان هماهنگ می‌کند. در پایان دوره ارزیابی (سه‌ماهه، شش‌ماهه یا سالیانه)، کارکنان بر اساس نتایج به دست آمده‌ی خود ارزیابی می‌شوند. موفقیت با ترفیع و افزایش حقوق پاداش داده می‌شود و در صورت عدم موفقیت، اخراج یا دوره‌های آموزشی بیشتر در انتظار کارکنان است. در مدیریت بر اساس اهداف، تمرکز بر اهداف ملموس بیشتر است و معمولا جنبه‌های نامحسوس مانند مهارت‌های ارتباطی و تعهد نادیده گرفته می‌شوند.
3. کانون ارزیابی: روش کانون ارزیابی به کارمندان اجازه می‌دهد تا بینش دقیقی از نحوه تصور دیگران از عملکردشان پیدا کنند و تأثیر آن بر عملکردشان را ببینند. این روش با شبیه‌سازی وظایف و فعالیت‌ها (مانند وظایف شغلی یا چالش‌های تصمیم‌گیری) شایستگی داوطلب را مورد آزمایش قرار می‌دهد. مزیت اصلی کانون ارزیابی این است که نه تنها عملکرد فعلی فرد را ارزیابی می‌کند، بلکه عملکرد شغلی آینده‌ی فرد را نیز پیش‌بینی می‌کند.
4. رتبه‌بندی رفتاری (BARS): رتبه‌بندی رفتاری یک روش ارزیابی عملکرد است که عملکرد کارکنان یا کارآموزان جدید را بر اساس الگوهای رفتاری کاملاً تعریف شده ارزیابی می‌کند. این روش از نمونه‌های رفتاری خاص عملکرد برای رتبه‌بندی عملکرد شغلی یک کارمند در یک مقیاس از پیش تعیین شده استفاده می‌کند. هدف رتبه‌بندی رفتاری، حذف ذهنیت از پیش تعیین شده و تعصب موجود در روش های ارزیابی عملکرد سنتی با تمرکز بر رفتارهای قابل مشاهده و قابل اندازه‌گیری است.
5. ارزیابی روانشناختی: ارزیابی روانشناختی با بررسی عملکرد کارکنان بر اساس هفت مولفه مهم انجام می‌شود. این مولفه‌ها عبارتند از: مهارت‌های ارتباطی، توانایی‌های درون فردی، ویژگی‌های شخصیتی، هوش هیجانی، ویژگی‌های عقلانی، هوش عاطفی و مهارت‌های رهبری. این روش ارزیابی عملکرد توسط روانشناسان ماهر با استفاده از تست‌ها، بحث‌ها و مصاحبه‌های استاندارد انجام می‌شود. فرایند انجام این تست‌ها کند و پیچیده است و نتایج آن بسیار به روانشناسی افرادی که این فرایند را اجرا می کنند، بستگی دارد.
6. حسابداری منابع انسانی: روش حسابداری منابع انسانی (هزینه) عملکرد کارکنان را براساس سود مالی که  به شرکت می‌رسانند مورد بررسی قرار می‌دهد. در این روش ارزیابی عملکرد، عواملی مانند کیفیت، هزینه‌های بالادستی و روابط بین‌افراد در نظر گرفته می‌شوند. با این حال، این روش بسیار وابسته به اندازه‌گیری هزینه‌ها، سود و قدرت تحلیل داده‌ها بوده و نیازمند نرم افزار حسابداری است.
7. خود ارزیابی: خودارزیابی یک روش ارزیابی عملکرد است که کارکنان را درگیر ارزیابی عملکرد خود در محیط کار می‌کند. خود ارزیابی فرصتی برای کارمندان فراهم می‌کند تا بر پیشرفت خود در رسیدن به اهداف تأمل کنند، نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و برنامه‌ای برای بهبود شخصیت خود ارائه دهند.

 ارتباط بین ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان

هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان، علاوه بر ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد شغلی کارمندان، شناسایی زمینه‌هایی است که ممکن است نیاز به بهبود مهارت‌ها و دانش خود داشته باشند. با شناسایی این حوزه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های آموزشی منسجمی را برای کمک به بهبود عملکرد کارکنان و دستیابی به اهداف آنان به اجرا درآورند.

ارزیابی عملکرد بازخورد قابل قبولی به کارکنان درباره نقاط قوت و ضعف آنان ارائه می‌دهد و به درک بهتر کارکنان از اهداف کلی سازمان کمک می‌کند. به‌طور کلی، ارزیابی عملکرد می‌تواند ابزار موثری برای ارتقای توسعه و رشد کارکنان باشد، به شرطی که به شیوه‌ای سازنده اجرا شود و بر شناسایی زمینه‌های بهبود و ایجاد فرصت‌هایی برای یادگیری و توسعه متمرکز باشد.

چالش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان و راه‌های مقابله با آن‌ها:

اجرای فرایند ارزیابی عملکرد با چالش‌های خاص خود همراه است. این چالش‌ها عبارتند از:

• تاثیر ذهنیت در ارزیابی: ممکن است نتایج ارزیابی تحت تأثیر سوگیری‌ها و نظرات شخصی باشد تا معیارهای عینی.
• فقدان شفافیت: انتظارات و معیارهای عملکرد ممکن است به وضوح تعریف نشوند، که این امر منجر به سردرگمی و ناسازگاری در نتایج ارزیابی می‌شود.
• زمان‌بندی: در صورت منظم و به‌موقع برگزار نشدن فرایندهای ارزیابی، فرصت‌های دریافت بازخورد یا بهبود کارکنان از بین می‌روند.
• مقاومت: کارکنان ممکن است در برابر نتایج ارزیابی مقاومت کنند، حس کنند که این ارزیابی ها نادرست هستند یا تلاش هایشان به درستی شناسایی نشده است.
• مسائل حقوقی: ارزیابی باید به گونه‌ای انجام شود که با قوانین و مقررات استخدامی مطابقت داشته باشد.

برای غلبه به این چالش‌ها، تنها کافی‌ست که سازمان‌ها موارد زیر را به‌خاطر داشته باشند:

• معیارهای عملکرد و استانداردهای ارزیابی روشنی را تعیین کرده و به کارکنان قبل از انجام ارزیابی، اطلاع دهند.
• ارزیابان را برای انجام ارزیابی‌هایی متناسب و سازگار با یکدیگر، آموزش دهند.
• ارزیابی‌ها را به صورت دوره‌ای و منظم، با ارائه بازخوردهای مکرر و ایجاد فرصت برای پیشرفت انجام دهند.
• کارکنان را در فرایند ارزیابی مشارکت داده و مزایای اجرای ارزیابی را برای آن‌ها توضیح دهند.
• برای اطمینان از رعایت قوانین و مقررات، با کارشناسان حقوقی مشورت کنند.
• از نرم افزار ارزیابی عملکرد مناسب برای اجرای ارزیابی استفاده کنند.

نتیجه‌گیری:

ارزیابی عملکرد فرایندی ساختاریافته و سیستماتیک برای ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد شغلی کارکنان بر اساس معیارها یا استانداردهای از پیش تعیین شده است که می‌توان از روش‌های مختلفی مانند ارزیابی عملکرد 360 درجه یا رتبه‌بندی رفتاری برای اجرای آن استفاده کرد. ارزیابی عملکرد مزایای بسیاری مانند بهبود عملکرد کارکنان، بهبود عملکرد سازمانی،‌ شناسایی نیازهای آموزشی، تسهیل ارتباطات و تعیین اهداف ارائه می‌کند. ممکن است که چالش‌هایی مانند عدم شفافیت، زمان‌بندی نامناسب و مقاومت کارکنان اجرای ارزیابی را دشوار سازد؛ با این حال، سازمان‌ها می‌توانند با تعیین معیارهای عملکرد واضح، آموزش ارزیابان، انجام ارزیابی‌های منظم، خرید نرم افزار ارزیابی عملکرد و دریافت مشاوره از متخصصان راهکار نوین سیاق، این چالش‌ها را پشت سر بگذارند.