نرم افزار نگهداری و تعمیرات چگونه باعث پیشرفت در کسب‌وکارها می‌شود؟

نرم افزار نگهداری و تعمیرات با سازماندهی، برنامه‌ریزی، ردیابی و تجزیه و تحلیل تمام کارهایی که شما و تیمتان به‌طور منظم انجام می‌دهید، برای مدیریت فعالیت‌های تعمیر و نگهداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.  استفاده از این نرم‌افزار باعث می‌شود که تعمیر و نگهداری با بقیه بخش‌های سازمان شما در ارتباط‌تر، کارآمدتر و ملموس‌تر باشد.

یک خط تولید دارو یا خودرو یا هر صنعت دیگر را در نظر بگیرید. بدون شک قطعات باید با دقت و بدون وقفه توسط ماشین و یا ربات به یکدیگر متصل شوند. اگر ماشین بعد از مدتی و درست سر موعد روغن‌کاری و یا تعویض قطعات نداشته باشد دچار مشکل می‌شود و اگر این مشکل به موقع گزارش نشود، وسایل دیگر را نیز تحت تاثیر قرارداده و سایر مشکلات به وجود خواهند آمد.

امروزه به لطف سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات به راحتی زمان تعمیر، تعویض و یا نظارت را متوجه می‌شوید، مقدار هزینه‌ای که خواهید کرد را پیش‌بینی می‌کنید، در صورت از کار افتادن ماشین بلافاصله اعلانی رو تلفن همراه خود دریافت می‌کنید، گزارش‌های دقیق و هوشمند دریافت می‌کنید؛ و این موارد تنها بخشی از مزایای استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات هستند. برای دانستن نکات بیشتر درباره این نرم‌افزار، تا پایان مقاله با سیاق همراه باشید.

انواع استراتژی‌های نگهداری و تعمیرات:

شش نوع کلی از استراتژی‌های نگهداری و تعمیرات وجود دارد که شرکت‌ها از آن‌ها استفاده می‌کنند. این استراتژی‌ها طیف وسیعی از روش‌های فعال و واکنشی هستند. بسته به اینکه ساختار کسب‌وکار خود را چگونه شکل دهید، نگهداری و تعمیرات می‌تواند پرهزینه یا مقرون‌به‌صرفه شود، مشکلاتی ایجاد کند یا مشکلات پیشین را حل کند. بخشی از دلیل اهمیت نرم افزار نگهداری و تعمیرات در ERP یکپارچه سیاق، نحوه مدیریت با استفاده از نرم‌افزار، تأثیر بر مشتریان و کل هزینه بر اساس بازگشت سرمایه است.

انواع مختلف استراتژی‌های نگهداری عبارتند از:

تعمیر و نگهداری پیشگیرانه(PM):  شامل برنامه‌های منظم و دوره‌ای (مبتنی بر زمان) است.

تعمیر و نگهداری اصلاحی(CM): زمانی رخ می‌دهد که مشکلی به وجود آمده باشد.

تعمیر و نگهداری از پیش تعیین شده: از برنامه کارخانه پیروی می‌کند.

تعمیر و نگهداری مبتنی بر شرایط: زمانی رخ می‌دهد که یک وضعیت یا شرایط نشان‌دهنده نیاز به نگهداری و تعمیرات باشد.

تعمیر و نگهداری پیشگویانه(PDM): مبتنی بر داده و تحت تأثیر پارامترهای از پیش تعیین شده است.

تعمیر و نگهداری واکنشی: زمانی رخ می‌دهد که یک خرابی یا شکست کامل ظاهر شود.

منظور از نرم افزار نگهداری و تعمیرات چیست؟

همانگونه که از نامش پیداست،‌این نرم افزار وظیفه مدیریت تمام فرایندهای مدیریت و نگهداری در صنایع را برعهده دارد. نرم افزار نگهداری و تعمیرات به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا خدمات تاسیسات، دارایی‌ها و هزینه‌های مربوطه را که اغلب به عنوان عملیات تعمیر و نگهداری (O&M) نامیده می‌شود، پیگیری و ردیابی کنند. سازمان‌های بزرگ از سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات برای ردیابی محل دارایی‌ها و تجهیزات استفاده می‌کنند، با اختصاص دادن دستورها کاری به پرسنل تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی لازم را انجام می‌دهند و تمام هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری را رصد می‌کنند.

 انواع مختلفی از نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات وجود دارد که طیف وسیع ساده تا پیچیده‌ای را اجرا می‌کنند. به عنوان مثال، سیستم‌های پایه تنها برای ثبت سفارشات یا درخواست‌های کاری و سیستم‌های پیچیده (مانند مانند EAM یا نرم افزار CMMS) برای مستندسازی و مدیریت تمام جنبه‌های عملیات تعمیر و نگهداری، از مدیریت موجودی گرفته تا تهیه گزارش استفاده می‌شوند.

انواع نرم افزارهای تعمیر و نگهداری

بازار امروز مملو از صدها سیستم نرم‌افزاری است که هر کدام سعی می‌کنند خود را به عنوان یک راه‌حل کامل نگهداری و مدیریت دارایی معرفی کنند. اما همه آن‌ها یکسان نیستند. درک تفاوت بین سیستم‌ها و نحوه تشخیص تفاوت آن‌ها، کلید یافتن راه حل مشکلات و دستیابی به نرم افزار نگهداری و تعمیرات مناسب است. انواع این سیستم‌ها عبارتند از:

• سیستم مدیریت نگهداری کامپیوتری (CMMS)

نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS تمام مراحل تعمیر و نگهداری را در طول بخش عملیاتی عمر دارایی مدیریت می‌کند. وظایف سیستم CMMS شامل اتوماسیون، زمان‌بندی، مدیریت موجودی و نگهداری سوابق است. CMMS به طور خاص برای مدیریت دارایی‌ها و امکانات طراحی شده است و معمولا در سطح یک دپارتمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• مدیریت دارایی سازمانی (EAM)

نرم افزار EAM چشم‌اندازی از دارایی‌های تسهیلات را از طریق کل چرخه عمر آن‌ها، از جمله طراحی، ساخت‌وساز، بهره برداری، نگهداری و جایگزینی فراهم می‌کند.  EAMمی‌تواند در سطح سازمانی گسترش یابد و چرخه عمر دارایی را در بر گیرد.

• مدیریت عملکرد دارایی (APM)

سیستم APM ابزارهای نرم‌افزاری پیشرفته را با هم پیوند می‌دهد تا قابلیت اطمینان و در دسترس بودن دارایی را بهبود بخشد و داده‌های بلادرنگ را برای ارزیابی ارزش و ریسک، جمع‌آوری و تحلیل می‌کند.

با وجود راهکارهای جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی که کلید رفع تمامی نیازهای صنایع را در دل خود جای داده‌اند، استفاده از نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات به صورت جداگانه منطقی و اقتصادی نیست. به کارگیری سیستم نگهداری و تعمیرات در دل ERP یکپارچه می‌تواند بازدهی بیشتری داشته باشد. نرم افزار ERP فعالیت‌های تجاری روزانه مانند حسابداری و تولید را مدیریت می‌کند. سیستم‌های ERP یکپارچه جریان داده‌ها را در میان فرایندهایی مانند تعمیر و نگهداری ممکن می‌سازند. اگر هنور در انتخاب ERP برای کسب‌وکارتان مردد هستید، مقاله خرید نرم افزار ERP ایرانی یا خارجی را از مطالعه کنید.

CMMS به چه معناست؟

CMMS سر واژه کلمات Computerized Maintenance Management System است که در فارسی به معنای سیستم مدیریت نگهداری بصورت رایانه‌ای (نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیر) است. اگر هر کدام از این کلمات را از یکدیگر جدا کنیم به معنای واقعی آن نزدیک می‌شویم.

• Computerized به معنای رایانه‌ای کردن و در اینجا یعنی با استفاده از رایانه نگهداری را انجام دهیم. اگر به تاریخچه نگهداری و تعمیر نیم‌نگاهی داشته باشیم؛ در زمان‌های قدیم این کار بصورت قلم و کاغذ صورت می‌گرفته است.
• Maintenance به معنای نگهداری و حفظ و در اینجا منظور نگهداری قطعات و یا سیستم‌ها بصورت مدرن و به‌روز است.
• Management به معنای مدیریت و مهمترین قسمت در این سیستم است. این سیستم به گونه‌ای طراحی شده که زمانبندی، پیش‌بینی دقیق موجودی و گزارشات را به بهترین شکل ممکن داشته‌باشد.

EAM به چه معناست؟

نرم افزار مدیریت دارایی سازمانی یا همان Enterprise Asset Management Software دیدگاهی جامع از مدیریت چرخه عمر دارایی‌ها دارد که شامل برنامه‌ریزی، تدارکات، عملیات، و دفع دارایی‌ها می‌شود.

سیستم‌های EAM توسط صنایعی استفاده می‌شوند که به شدت بر استفاده و در دسترس بودن دارایی‌های خود متکی هستند.

هدف کلی EAM به عنوان نرم افزار نگهداری و تعمیرات کنترل و اندازه‌گیری عملکرد دارایی‌ها و تجهیزات است. با انجام این کار، کسب‌وکارها می‌توانند قابلیت استفاده را به حداکثر رسانده و هزینه‌ها را کاهش و فرایندهای نگهداری را بهبود بخشیده و کیفیت و کارایی گردش کار را افزایش دهند.

سیستم‌های CMMS و EAM با یکدیگر چه تفاوتی دارند؟

سیستم‌های CMMS و EAM اهداف مشابه و در برخی موارد، از قابلیت‌های یکسانی دارند. با پیشرفت روزافزون تکنولوژی، می‌توان گفت که مرز میان این دو سیستم بسیار کمرنگ شده است. اگرچه سیستم‌های EAM طیف وسیع‌تری از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهند؛ اما آنچه واقعاً آن‌ها را متمایز می‌کند، فلسفه و دامنه آن‌ها است.

• سیستم CMMS بر فرایند تعمیر و نگهداری متمرکز است، در حالی که یک سیستم EAM رویکردی جامع را اتخاذ می‌کند که چندین عملکرد تجاری را در خود جای می‌دهد.
• سیستم CMMS پس از خرید و نصب یک دارایی، ردیابی را آغاز می‌کند؛ در حالی که سیستم EAM می‌تواند کل چرخه عمر دارایی را با طراحی و نصب ردیابی کند.
• یک CMMS برای مدیریت یک مکان واحد یا ارائه پشتیبانی چند سایت محدود طراحی شده است، در حالی که سیستم EAM با ویژگی‌های گسترده برای مدیریت چندین سایت و کسب‌وکار است.

سیستم EAM چیزی بیش از یک سیستم CMMS تقویت شده است؛ بلکه این سیستم یک ابزار جامع برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی و به حداکثر رساندن عملکرد آن‌ها در سراسر کسب‌وکار است.

تفاوت نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات با مدیریت منابع سازمانی

شاید سوال پیش بیاید تفاوت نرم افزار نگهداری و تعمیرات با ERP چیست و چرا ما باید از این سیستم‌ها استفاده کنیم؟ در تصویر زیر بصورت خلاصه تفاوت را مشاهده بفرمایید.

طی تحقیقی در بازار، فروش نرم‌افزارهای CMMS تا سال 2028 به 1.7 بیلیون دلار خواهد رسید؛ بین سال‌های 2021 تا 2028 نیز نرخ رشد 8.41% را تجربه خواهد کرد.

مهم‌ترین ویژگی‌هایی که نرم افزار نگهداری و تعمیرات از دید کاربران داشته‌اند بصورت زیر بوده است:

طی نظرسنجی به‌عمل آمده از 168 شرکت، بیشترین امکانات مورد نیاز در این سیستم‌ها به شرح ذیل بوده است:

بصورت کلی، 40 درصد از افراد از نرم افزار نگهداری و تعمیرات، 22 درصد از نرم افزارهای مدیریت منابع سازمانی، 16 درصد از روش‌های دستی، 15 درصد از سایر ابزارها و 7 درصد از نرم‌افزارهای سفارشی سازی شده استفاده می‌کنند.

ترجیح مشتری برای نحوه استفاده از نرم‌‎افزارها، 66 درصد بر نصب در مکان مشتری بصورت لایسنس و 33 درصد استفاده از فضای ابری بوده است.

نکته بعدی استفاده از تلفن همراه برای نرم افزار مدیریت نگهداری بوده که 50 درصد افراد از آن بهره می‌برند.

نکته مهم بعدی استفاده از تلفن همراه برای مدیریت نگهداری است. طی تحقیق  مدت زمان اعلان خرابی به تکنسین تا رسیدگی به موقع و جلوگیری از خرابی 9 دقیقه بوده است؛ در صورتی که حتی با استفاده از رایانه مدت زمان بطور متوسط 75 دقیقه خواهد بود. علت این امر کاملاً مشخص است؛ زیرا تلفن همراه دائما همراه شخص بوده و بلافاصله خرابی به‌شکل یک اعلان به شخص اعلام می‌شود.

• طی یک تحقیق 84 درصد از کسانی که نرم افزار نگهداری و تعمیرات استفاده می‌کردند به شرایط داده‌های دارایی دسترسی نداشته‌اند.
• تنها 35 درصد تیم نگهداری به داده‌های تاریخچه دسترسی داشته‌اند که آن هم در زمان کامل کردن بازرسی بوده است.
• 71 درصد از سازمان‌ها تصور دقیقی از سلامت دارایی خود ندارند.

استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای چه کسب‌وکارهایی ضروری است؟

امروزه سازمان‌ها در هر اندازه و هر صنعتی در حال دور شدن از روش‌های سنتی مدیریت نگهداری مانند کاغذ و اکسل هستند. استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات به همه سازمان‌ها در غلبه بر هرج‌ومرج نگهداری، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و کاهش زمان نگهداری کمک می‌کند.

برخی از صنایعی که بیشترین بهره‌وری را از این سیستم‌ها دارند عبارتند از:

سازمان‌های دولتی، حاکمیتی و نظامی، آموزش و پرورش، بیمارستان‌ها، ساخت و تولید، صنعت برق و نیرو، آب و فاضلاب، صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، خودروسازی، معادن و صنایع سنگین فلزی (مانند مس، فولاد و آلومینیم)، مراکز خرید و بازارهای بزرگ، انواع ساختمان‌ها و تاسیسات، مدیریت ناوگان‌های حمل و نقل (جاده‌ای، ریلی، دریایی و هواپیمایی)، مخابرات، شرکت‌های خدمات شهری، دارایی‌های خطی (مانند خطوط انتقال).

در ادامه به برخی از قابلیت‌های رایج در از نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات اشاره خواهیم کرد:

• پیگیری دارایی‌ها

نگهداری اطلاعات در مورد دارایی‌های سازمان شما (ساختمان‌ها، سیستم‌ها، تجهیزات، وسایل نقلیه و...) بخشی از وظایف این نرم‌افزار است که شامل ثبت زمان خرید دارایی‌ها، طول عمر آن‌ها، اطلاعات گارانتی، تاریخچه تعمیر و نگهداری، هزینه‌ها و موارد دیگر می‌شود.

• کنترل موجودی

توانایی مدیریت موجودی قطعات و تجهیزات جایگزین مورد نیاز برای نگهداری به موقع و کارآمد دارایی‌های سازمان است که شامل رسیدگی به همه چیز از خرید تا توزیع قطعات، در یک یا چند انبار می‌شود.

• دستورات کاری

دستورات کاری در نرم افزا نگهداری و تعمیرات، جزئیات کاری که باید انجام شود را شرح می‌دهد، که می‌تواند به یک یا چند مرحله تقسیم شود. دستورات کاری می‌تواند برای تعمیر و نگهداری اصلاحی یا پیشگیرانه، برنامه‌ریزی عملکرد، اختصاص پرسنل مناسب، ثبت زمان کار و هزینه مواد و حفظ تاریخچه دارایی‌ها و درنهایت تصمیم‌گیری درباره نگهداری و تعمیرات مورد استفاده قرار بگیرد.

• تعمیر و نگهداری اصلاحی/واکنشی

تعمیر و نگهداری اصلاحی (که به آن تعمیر و نگهداری واکنشی نیز می‌گویند) به کاری اطلاق می‌شود که برای بازگرداندن یک دارایی یا تجهیزات انجام می‌شود تا پس از آسیب دیدن، دوباره به همان شکلی که طراحی شده است، عمل کند.

• نگهداری پیشگیرانه

یک نرم افزا نگهداری و تعمیرات امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا نگهداری پیشگیرانه‌ای را که باید بر روی دارایی‌ها انجام شود، برنامه ریزی کنید.

• نگهداری پیشگیرانه

نگهداری پیشگیرانه با نظارت بر وضعیت دارایی‎ها و در نظر گرفتن روندهای گذشته در عملکرد دارایی، شکست‌های غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند.

نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای چه مواردی مورد استفاده قرار  می‌گیرد؟

کاهش زمان از دست رفته

• اطمینان از در دسترس بودن تجهیزات
• افزایش سرعت تولید
• جلوگیری از دوباره کاری و کاهش ضایعات
• افزایش عمر دارایی‌ها

حفظ محیط کار ایمن و سازگار

• ایجاد پایگاه‌های سلامت و ایمنی
• مدیریت و پیگیری حوادث
• ثبت و تایید انطباق
• مدیریت مجوزها و اسناد حسابرسی

کنترل هزینه‌ها

• کاهش هزینه‌های نیروی کار
• خرید قطعات و لوازم یدکی کم‌تر
• پیگیری و مدیریت هزینه‌های گارانتی

مدیریت افراد و فرایندها

• ساماندهی دارایی‌ها، اسناد و سفارشات کاری
• زمانبندی نگهداری و تعمیرات
• کاهش اتلاف زمان برای فرایندهای اداری
• آشنایی بیشتر با روابط فروشندگان

سازماندهی اطلاعات

• سفارشی‎سازی و خودکار کردن گزارش‌دهی
• ردیابی KPI ها و معیارهای نگهداری
• ساخت تاریخچه دقیق دارایی‌ها

هماهنگی نگهداری پیشگیرانه

• ایجاد محرک برای نگهداری
• استفاده از سنسورهای پایش وضعیت
• استانداردسازی وظایف پیشگیرانه

نرم افزار نگهداری و تعمیرات سیاق یکی از ابزارهای قدرتمندی است که می‌تواند به شما در مدیریت فعالیت‌های تعمیر و نگهداری کمک کند. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید انعطاف‌پذیری عملیاتی را در بسیاری از زمینه‌ها تقویت کنید و بازگشت سرمایه کسب‌وکارتان را بهبود بخشید.