محصولات
ورود به حساب کاربری
مدیریت فرایند کسب و کار به مجموعهای از اقدامات و فعالیتهایی که هر سازمان و کسب و کاری برای بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف انجام میدهد، گفته میشود. مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) از روشهایی برای کشف، مدلسازی، اندازهگیری، تحلیل، بهبود، بهینهسازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده میکند. نکته کلیدی فرایندهای کسبوکار، تکرار شونده بودن آن است، زیرا فرایندهای کسب و کار مجموعهای از فرایندهای تکرار شوندهای هستند که برای رسیدن به اهداف کسب و کارتان به آنها نیاز دارید.
شاید برایتان سوال باشد که راه حل کارآمدسازی این فرایندها چیست؟ همانگونه که از عنوان مشخص است، نرم افزار BPMS ابزار و راه حلی است که برای مدیریت فرایند کسب و کار استفاده میشود. در این مقاله توضیح میدهیم که نرم افزار BPMS چیست و چگونه استفاده میشود.
BPM چیست؟
معنای Business Process Management یا به اختصار BPM مدیریت فرایند کسب و کار و روشی برای کنترل و بررسی فرایندهایی است که در یک کسبوکار اجرا میشوند.
BPMS یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار به مجموعهای از روشها، تکنیکها و ابزارهایی اطلاق میشود که برای چرخه PDCA (چرخه ی بهبود مستمر) بکار میرود. BPM به عنوان یک تکنیک، روش ساختاریافته و نظم و انضباط مورد استفاده برای ساده کردن عملیات و افزایش کارایی تعریف میشود. این تکنیکها اغلب برای شناسایی، مدلسازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استانداردسازی فرایندهای کسبوکار با کمک اتوماسیون استفاده میشوند. مفهوم BPM برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، تجزیه، تحلیل و مدیریت فرایندهای عملیاتی کسبوکار مورد استفاده قرار میگیرد و وظیفه نظارت بر فرایندهای کسبوکار و بررسی و تغییر، شناسایی و پیشرفت بر عهده آن است.
چرا بهکارگیری نرم افزار BPMS امری ضروری است؟
در این دنیای فوق رقابتی، کسبوکارها برای پیشرفت و پایداری نیاز دارند که کارامد باشند؛ با توجه به تغییرات سریع و پیشرفت روز افزون سازمانها، پاسخگویی به نیاز کسبوکارها به شیوه سنتی و غیرمکانیزه غیر ممکن خواهد بود. انجام امور به صورت دستی موجب اتلاف وقت و افزایش هزینههای اجرایی میشود. برای ریشه یابی و حل این مشکل، نرم افزار BPMS با صرف کمترین زمان و هزینه و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی به کمک مکانیزه کردن کسب و کار شما میآید.
نرم افزار BPMS چیست؟
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به سازمان شما کمک میکند تا فرایندهای کسب و کار خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود دهید. سیستم BPMS به شما امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرایندهای تجاری در کسب و کارتان و همچنین جمعآوری دادهها و تجزیه و تحلیل آنها را میدهد. با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار مدیریت کسب و کار نیز شکل جدید و پیشرفتهای به خود گرفته است. یک نرم افزار BPMS از بینشهای عملی و سریع از اطلاعات عملیات برای بهبود هماهنگی فرایندهای تجاری قابل تطبیق استفاده میکند.
نرم افزار BPMS چطور کار میکند؟
این نرمافزار در 4 مرحله کار میکند: ثبت، نقشهکشی، خودکارسازی و نظارت.
- ثبت: کاربران فرایندهای خود را ثبت میکنند و اقدامهای مناسب و کارآمد را مشخص میکنند که منجر به انجام وظایف میشود.
- نقشهکشی: آنها فرایندها را به شکل نمودار و فلوچارت رسم میکنند و مجموعهای از قوانین را برای مدلسازی فرایندهای منعطف تنظیم میکنند.
- خودکارسازی: در این مرحله کاربران فرایندها را با کنار هم گذاشتن اقدامات و ایجاد مدلهای فرایندهای کسبوکار، آنها را خودکارسازی میکنند تا رفتار هر فرایند و نتایج آن را شبیهسازی کنند.
- نظارت: با بررسی فرایندهای موجود موقعیتی فراهم میشود تا تغییرات و اصلاحیههای مورد نیاز اعمال شوند تا توانایی فرایندها برای رسیدن به نتایج مورد نظر کسبوکار بهبود پیدا کند.
ویژگیهای کلیدی نرم افزار BPMS
- خودکارسازی جریان کار
- مدیریت داده
نرم افزار BPMS اطلاعات مورد نیاز را جمعآوری و آنها را بهشکلی کارآمد مدیریت و تحلیل میکند. کاربران میتوانند عناصر گوناگون اطلاعات و روابط میان موجودیهای آن را تعریف و نگهداری کنند.
- مدلسازی بصری جریان کار
- گزارشسازی و تحلیل
بخش گزارش و تحلیل به سازمانها کمک میکند فرایندهای موجود را بهبود ببخشند، انتظارات مشتریان را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیشبینی کنند و حاشیهی سود کلی را افزایش دهند.
- یکپارچهسازی
همچنین این سیستم باید با نرمافزارهای CRM، HRM و بسترهای ERP یکپارچه باشد. این هماهنگی به فرایندها اجازه میدهد بهسادگی در این سیستمها آغاز شوند و با موفقیت به پایان برسند.
چرا یک سازمان به نرم افزار BPMS نیاز دارد؟
استفاده از نرم افزار BPMS مزایای فراوانی دارد که در بخشهای بعد به آن اشاره خواهیم کرد، اما 5 دلیل اصلی وجود دارد که سازمان شما میتواند از چنین سیستمی بیشترین بهره را ببرد.
- استانداردسازی فرایندها
- کسب مزیت رقابتی
همچنین بهرهگیری از چنین سیستمی با تحلیل و طراحی مجدد جریانهای کار، تجهیز به خودکارسازی و فناوریهای متنوع و بهبود بخشیدن زنجیرهی تامین همراه خواهد بود.
- توانمندسازی کارمندان
- دستیابی به نوآوری
مثلاً یک شرکت تولیدی میتواند از فناوریهای جدید بهره بگیرد تا فرایندهای تولید خود را در لحظه نظارت کند و فرصتهای بهینهسازی را شناسایی کند.
- افزایش رضایت مشتریان
در کل؛ BPM یک ابزار کلیدی برای سازمانهایی به شمار میرود که به دنبال بهینهسازی عملیاتهای کسبوکار و دستیابی به اهداف استراتژیک خود هستند.
خودکارسازی با BPMS
یک نرم افزار BPMS باکیفیت، طراحی و استقرار فرایندهای خودکار را بدون نیاز به حدس و گمان و بهشکلی قطعی انجام میدهد و برای شما الگوهایی راهنما فراهم میکند تا یک رویکرد گامبهگام را دنبال کنید. این نرمافزار به شما قابلیت میدهد تا:
- فرایندی که قصد خودکارسازی آن را دارید شناسایی و طراحی کنید
- منطق و مراحل جریان فرایند کسبوکار را مدلسازی کنید
- بهجای کدنویسی با استفاده از ابزارهای طراحی Point and Click خودکارسازی کنید
- خودکارسازیهای انجامشده را منتشر کرده و عملکرد آنها را بررسی کنید.
- فرصتهای بهبود هر فرایند را شناسایی و در صورت نیاز آنها را اصلاح کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS
پیاده سازی نرم افزار BPMS از مزایای زیادی برخوردار است که برخی از آنها عبارتند از:
- افزایش هوش عملیاتی و راندمان بیشتر
- چابکی بیشتر
- افزایش درامد و کاهش هزینهها
- بینشی بازتر و عمیق تر
- افزایش تطبیق، مدیریت ریسک و امنیت
علاوه بر این، مدیریت فرایند کسبوکار توانایی ارتقای اقدامات امنیتی و ایمنی را نیز دارد. این کار با ثبت صحیح رویهها و تسهیل انطباق انجام میشود. سیاستهای سازمانی و کنترل داخلی نیز کارکنان را تشویق به حفظ اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در برابر خطرات احتمالی مانند سرقت میکند.
ویژگی های یک نرم افزار BPMS ایدهآل
هداف BPMS، اجرای اتوماسیونی کارآمد در جهت منافع بلند مدت است. با این حال، نرم افزار BPMS با طراحی بد، میتواند بیشتر از دریافت سود برای کسب و کارها باعث ایجاد ضرر برای آنها باشد.
یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- دارای رابط کاربری کاربرپسند
- سیستم مدیریت محتوا برای ذخیره ایمن فایل ها
- ذخیره سازی مبتنی بر نسخه ویندوز و وب
- داشبورد و گزارشساز قوی با قابلیت تنظیم و یکپارچهسازی
- ایجاد ظرفیت دورکاری با وجود کارتابل کارها و نسخه موبایل
- سرعت بالای بارگذاری صفحات بر بستر وب و ویندوز
لازم به ذکر است که ویژگیهای نرم افزار های BPMS با توجه به تغییر نیاز مشتریان، در حال رشد و تکامل هستند.
۱۰ نکته ای که قبل از اجرای BPMS باید به آن توجه کنید
عامل اولیهای که موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار به آن وابسطه است، پیادهسازی است؛ به همین دلیل قبل از اجرای نرم افزار BPMS این نکات را بررسی کنید:
نمونههایی از فرایندهای تجاری مورد استفاده در BPMS
به طور کلی فرایندهای تجاری به چندین فناوری متکی هستند، طولانی و مستعد تغییر مکرر BPMS هستند و از قوانین خاصی پیروی میکنند. نمونه فرایندهایی که توانایی بهبود با نرم افزار BPMS را دارند عبارتاند از:
- مدیریت حساب
- پیگیری و مدیریت بودجه
- مدیریت مطالبات
- مدیریت انطباق
- سفارشات مشتری
- مدیریت موجودیها
- پردازش فاکتور
- نظارت عملکرد
- ردیابی پروژه و گردش کار
به طور کلی، سازمانها پس از استفاده از نرم افزار BPMS متوجه این نکته میشوند که کسب و کارشان صرفا با شناسایی نحوه عملکرد فرایند کسبوکارها ظرفیت کاهش هزینه و افزایش بهرهوری را در بهترین شرایط به وجود میآورند؛ با این وجود، اجرای سیستم BPM نیازمند فکر و تلاش زیادی است و عجله در اجرای آن میتواند باعث ناکارامدی و آشفتگی شود. اجرای سریع و بیبرنامه نرم افزار BPMS میتواند باعث تاخیر پروژهها، تداخل با سیستمهای موجود و تضعیف منابع کسب و کار شما شود.
با توجه به اطلاعات ذکر شده در این مقاله، نوع نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار که مورد استفاده قرار میدهید بسیار حائز اهمیت است و باید در انتخاب آن دقیق و محتاط باشید.
برای دریافت مشاوره میتوانید با مشاورین راهکار نوین سیاق در ارتباط باشید.
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است.