نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM) برای نظارت مستقیم بر فرآیندهای کسب و کار

یافتن ابزاری که به شما امکان نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار را در زمان واقعی در اختیار شما قرار دهد، آسان نیست. (BAM) به مدیران اجازه می‌دهد وضعیت فرآیندهای تجاری خود و تجارت جهانی را نظارت کنند؛ این به معنای نظارت همه کسب‌وکار از یک نقطه است. به علاوه، این موضوعات در کمک به تصمیم‌گیری بسیار مهم هستند. وظیفه‌ای که آن‌ها انجام می‌دهند در یک شرکت بسیار مهم است، زیرا آن‌ها یک چشم انداز جهانی از وضعیت شرکت را امکان‌پذیر می‌کنند، که می‌تواند از همان مکان مشاهده شود.

نظارت بر فعالیت های تجاری

نظارت بر فعالیت‌های تجاری (BAM) امکان تصمیم‌گیری بر اساس نظارت بر فرآیندهای تجاری را در زمان واقعی فراهم می‌کند. این ابزارها باعث همبستگی رویدادهای کاری، شناسایی گرایش‌ها و الگوهای رفتاری، همراه با امکان ارائه کامل عمل و  ایجاد رویدادهای جدید می‌شوند. هدف اصلی BAM شناخت رفتار و تکامل یک فرآیند است.

بهبود سرعت و بهینه سازی کارایی در عملیات کاری یکی دیگر از مزایای این ابزار است. برای انجام این کار، آن‌ها گزارش‌های فعالیت را انجام می‌دهند و مشکلات احتمالی را به همراه وضعیت هر فرآیند مطلع می‌کنند. BAM فرصت‌ها و ریسک‌های شرکت را با هدف به حداکثر رساندن سود تجزیه و تحلیل می‌کند.

نظارت بر فعالیت‌های تجاری در واقع یک مجموعه ابزار پیچیده است که امکان نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را فراهم می‌کند. به کاربر، دید کاملی را بر روی فرآیندهای تجاری ارائه می‌دهد و دقیق‌ترین اطلاعات را در مورد وضعیت و نتایج عملیات و فرآیندهای انجام شده ارائه می‌دهد، به طوری که این کاربر است که برای هر مشکلی که ممکن است ایجاد شود آماده است.

BAM می‌تواند برای پیش‌بینی رویدادهایی مانند تخمین قیمت برای هر اقدامی که در طول یک فرآیند انجام می‌شود، نرخ بهره یا نتایج رای‌گیری استفاده شود. این ابزارها نه تنها به فرآیندهای تجاری و ارسال هشدارهای رویداد کمک می‌کنند، بلکه اطلاعاتی را در اختیار مدیران اجرایی درگیر در برنامه‌ریزی استراتژیک قرار می‌دهند.

نرم افزار BAM امکان بازیابی معیارهای مربوط به فرآیندهای کاری را به صورت معیارهای عمومی یا خاص اعمال شده در هر بخش می‌دهد. آن‌ها همچنین داده‌ها را از فایل‌ها و پایگاه‌های داده دریافت می‌کنند. با این کار، ابزار BAM از تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات پیچیده و دقیق پشتیبانی می‌کند.

ابزارهای نظارت بر فعالیت های تجاری به کاربر این امکان را می‌دهد که عملیات انجام شده در محیط شرکتی را در زمان واقعی درک کند. این فرصتی را برای شناسایی سناریوهای جدید احتمالی که نیاز به تصمیم‌گیری دارند می‌دهد. این ابزارها شاخص‌های جدید را اعمال می‌کنند و شاخص‌های موجود را تقویت می‌کنند، بنابراین سطوح عملکرد و کارایی در هر کار به درستی حفظ می‌شود. آن‌ها همچنین هنگام پیگیری تراکنش های انجام شده سهولت را فراهم می‌کنند و به فرآیندهای فعال از طریق سیستم‌ها و برنامه هایی که اشکالات احتمالی را تشخیص می‌دهند کمک می‌کنند.

اجزای BAM

اجزای تشکیل دهنده یک سیستم BAM به شرح زیر است:

• پشتیبانی تصمیم: از طریق مجموعه ای از قوانین، موقعیت ها را تفسیر و تشخیص می‌دهد تا به کاربر در تصمیم گیری کمک کند.
• داشبوردهای آماده اقدام: تصمیمات ایجاد شده به اقدامات یکپارچه در داشبورد تبدیل می‌شوند.
• پاسخ‌ها/عمل‌های کاربر در ابزار BAM ثبت می‌شوند و سپس به سیستم‌ها ارسال می‌شوند تا اجرا شوند.
• سازگاری و یادگیری، که در آن پاسخ‌های کاربر با هدف بهبود پشتیبانی در تصمیم‌گیری و ایجاد داشبورد آماده عمل در سیستم تصمیم‌گیری ادغام می‌شوند. به طور خلاصه، در اینجا لیستی از عملکردهای اصلی یک ابزار BAM باید انجام دهد.
• آن‌ها مسئول نظارت بر فرآیندها و سیستم‌ها هستند.
• پیشبینی رویداد: شکست، نتایج نظرسنجی و غیره.
• هشدارهای رویداد برای شکست رویه.
• بهبود عملکرد در فرآیندهای کسب‌وکار، بهینه‌سازی کارایی. آن‌ها کمک می‌کنند تا یک دید جهانی از پایین به بالا از کسب و کار ارائه شود. به عبارت دیگر، می‌توان فهمید در طول یک فرآیند چقدر پول به دست می‌آید و پایگاه داده فرآیند چه خطاهای فنی ایجاد می‌کند.
• اطمینان حاصل می‌کند که وظایف تعیین شده به پایان رسیده و طبق سطوح عملکرد تخمین زده شده انجام می‌شود.

متدولوژی BAM (نظارت بر فعالیت های تجاری)

متدولوژی BAM با فرآیند زیر مطابقت دارد:

1. فرآیندها باید تعریف شوند. برای انجام این کار باید در نظر داشت که مرحله یا مراحل آن چیست و شاخص‌ها یا KPI هایی که در طول هر مرحله اندازه گیری می‌شود کدام است. همچنین باید تعریف شود که چگونه شاخص‌های مختلف فرآیند را برای طراحی صحیح یک داشبورد دیده شود. مهم است که هشدارها، آستانه‌ها و اقداماتی را که باید در هر هشدار انجام شود، تعریف شوند. ویژگی‌های دیگری که باید تعریف شوند دسترسی‌های تعریف شده نقش هستند. برای این کار، کاملاً توصیه می‌شود که روی تیمی حساب کنید که تجربه تعریف فرآیندها بر روی ابزارهای BAM را دارد تا بهترین مفهوم‌سازی ممکن را انجام دهد.

2. هنگامی که فرآیند را تعریف کردیم، مرحله بعدی باید پیکربندی آن در سیستم BAM باشد.

3. پس از انجام فرآیند پیکربندی، پیکربندی مذکور باید بر روی ابزار مستقر شود تا نظارت آغاز شود.

4. پس از آن پیکربندی اجرا می‌شود و می‌توانیم تجزیه و تحلیل عملکردهای فرآیند خود را شروع کنیم.

5. نظارت بر فرآیندها یکی از مهمترین مراحل در متدولوژی BAM خواهد بود. بسیار مهم است که به منظور تنظیم آستانه‌ها، حذف نشانگرها یا اضافه کردن موارد جدید و مشاهده رفتار سیستم در حین اجرای اقدامات تعریف شده توجه کنید.

6. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یکی از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های نظارت بر فعالیت‌های تجاری، پیش‌بینی و/یا یادگیری است. در این نظارت، ما باید مطمئن شویم که آیا ابزار شروع به "یادگیری" از فرآیند می‌کند و بر اساس رویدادهایی که اتفاق افتاده است تنظیم می‌شود یا خیر.

7. اقدام بعدی که باید انجام شود بررسی درست کارکرد سیستم هشدار است. در نهایت، باید BAM را با هر آنچه در چرخه قبلی آموخته شده، برگردانده شود و فرآیند مجدداً برای شروع مجدد انجام شود.

ویژگی های BAM

در کنسول فرمان، تمام عملکردهای ابزارهای BAM تعریف می‌شوند و در عین حال تمام اطلاعات بازیابی شده توسط ابزارهای نظارت بر فعالیت تجاری را با استفاده از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) ارائه می‌کنند. کمک KPI به اندازه‌گیری و کمی کردن عملکرد فرآیند بر اساس اهدافی که برای فعالیت‌های مختلف شرکت انجام می‌دهد. بعلاوه، وسیله‌ای برای دستورالعمل‌ها و مدیر برای برقراری ارتباط با اهداف استراتژیک است که قرار است با توسعه فعالیت‌های نظارت شده محقق شوند.

BAM به عنوان یک لایه میانی بین مسئولین کسب‌وکار و جریان اطلاعات موجود در کل فرآیند کسب‌وکار عمل می‌کند.

در زیر ویژگی‌های اصلی را که ابزار نظارت بر فعالیت تجاری (BAM) باید داشته باشد فهرست شده است که در هنگام ارزیابی یک ابزار، برای سازمان بسیار مفید خواهد بود.

• باید قادر به دادن اطلاعات و به روزرسانی داشبورد در زمان واقعی باشد.
• این سیستم باید دارای یک سیستم یادگیری و هوش مصنوعی برای توصیه مراحل لازم در تصمیم‌گیری باشد. به عنوان مثال، باید توانایی شناسایی گرایش‌ها و هشدار در مورد آن‌ها را داشته باشد.
• باید امکان ارائه نمای پایین به بالا را داشته باشد به گونه‌ای که کاربری که به کنترل پنل دسترسی دارد بتواند به اطلاعات سطح فرآیند (گلوگاه ها، پرداخت های ورودی و...) و اطلاعات سطح سیستم (شکست شبکه، حافظه سرور) نیز دسترسی داشته باشد.
• ابزار BAM باید بتواند به راحتی با هر نوع برنامه شخص ثالث یکپارچه شود. باید در نظر داشت که در طول یک فرآیند، برنامه های بسیاری از توسعه دهندگان مختلف می‌توانند مداخله کنند و ابزار ما باید قادر به دسترسی به اطلاعات مرتبط در مورد همه آن‌ها باشد.

• نقش‌ها و مجوزها و همچنین داشبوردهایی را که توسط آن نقش‌ها تعریف می‌شوند، پیکربندی شود.
• سیستم هشدار یکپارچه چند کاناله (اس ام اس، ایمیل و... )
• امکان ذخیره داده‌های تاریخی برای مطالعه تکامل در طول زمان.
• سیستم گزارش بسیار مهم است زیرا کنسول نه تنها باید داده‌ها را به روشی بسیار واضح نشان دهد، بلکه باید امکان تولید گزارش‌های قابل فهم برای ارسال و تجزیه و تحلیل توسط شخص ثالث را نیز داشته باشد.

معماری نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM).

به طور کلی، همه ابزارهای BAM دارای ماژول‌های زیر هستند:

• ابزار مدلسازی: هنگام تعریف فرآیندها، KPIها، آستانه ها، هشدارها، اقدامات و... مرتبط است.
• هسته BAM: این جایی است که پیکربندی فرآیند و نظارت بر آن‌ها وجود دارد. به همین دلیل، همه رویدادها به آن می‌رسند و این رویدادی است که بر اساس تنظیمات، رویدادها را به مدیر رویداد (پردازنده رویداد پیچیده) ارسال می‌کند.
• پردازشگر رویداد پیچیده (CEP): گیرنده همه رویدادها و عمل یا رویداد مولد، بر اساس نتایج حاصل از پردازش رویداد.
• وب مشاهده (Frontal Web): مسئول مشاهده هر چیزی در طول فرآیند اتفاق افتاده است.

چرا از BAM استفاده کنیم؟ مزایای نظارت بر فعالیت های تجاری

ابزارهای BAM نه تنها فرآیندهای کسب‌وکار را نظارت می‌کنند، بلکه سیستم‌ها را نیز نظارت می‌کنند تا بتوانند به کاربران در مورد تنگناهای احتمالی هشدار داده و راه حل‌هایی را به آن‌ها ارائه دهند. ابزار BAM مسئول نظارت بر کلیه سیستم‌هایی است که بر توسعه فعالیت شرکت تأثیر می‌گذارد.

• این موضوع می‌تواند به عنوان یک راه حل نظارتی توسط مدیران IT استفاده شود که می‌خواهند هزینه‌های محیط فناوری اطلاعات را همزمان با بهبود کیفیت خدمات کاهش دهند؛ ابزاری برای پوشش نیازهای مختلف.
• نظارت بر مدیریت سرور و برنامه‌های کاربردی تجاری مهم را ارائه می‌دهد.
• الزامات دید برای فرآیندهای تجاری را از end to end نشان می‌دهد.
• بیشترین اطلاعات را برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند.
• ریسک‌های عملیاتی را به حداقل می‌رساند.
• از مشکلات در زمان واقعی جلوگیری و تصحیح می‌کند.
• هزینه‌ها را کاهش و حاشیه‌ها را افزایش می‌دهد، مدیریت بودجه را بهبود می‌بخشد زمانی که هشدارهایی برای پیشی گرفتن از بودجه تعیین‌شده دریافت می‌شود.
• از فرصت‌هایی که در طول فرآیند کسب‌وکار به وجود می‌آیند به منظور بهینه سازی کارایی استفاده می‌کند.
• هنگامی که هشدارهایی در مورد موادی که در بازرسی شکست خورده‌اند، راه اندازی می‌شود، کنترل کیفیت را تضمین می‌کند.
• تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی شده را تضمین می‌کند و به تیم تعمیر و نگهداری هشدار می‌دهد که آیا برنامه ریزی تعمیر و نگهداری انجام شده است یا خیر.
• پیگیری مواد و تحویل را انجام می‌دهد.
• وظایف کاری را بهینه می‌کند، در صورتی که مدت زمان یک کار پیشی بگیرد، به منظور تخصیص مجدد منابع، عملیات هشدار داده می‌شود.

موارد استفاده برای نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM)

در این بخش به شما در مورد برخی از کاربردهایی که ابزارهای BAM در آن‌ها استفاده می‌شود، خواهیم گفت، بنابراین ممکن است ایده‌ای در مورد اینکه چگونه می‌توانند به کسب‌وکار شما کمک کنند، داشته باشید. برخی از کاربردهای عملی ابزارهای BAM را می‌توان در بخش‌های مختلف شرکت ایجاد کرد، مانند:

حسابداری:

نظارت بر موجودی حساب و ارسال هشدار در صورت شکسته شدن موجودی تعیین شده یا در صورت فراتر رفتن از حد. مشتریان را در زمان سررسید یا سررسید قبوض آن‌ها مطلع می‌کند. در صورت اضافه شدن اکانت جدید به سیستم به واحد حسابداری اطلاع می‌دهد.

عملیات:

سطوح موجودی را رصد می‌کند. هنگامی که مواد کمتر از مقدار لازم باشد، مدیر ذخیره سازی را مطلع می‌کند. زمینه‌هایی مانند تاریخ انقضا، داده های‌مشتری و... را نظارت می‌کند.

فروش و بازاریابی:

هنگامی که سفارشی مورد توجه قرار گرفته یا از انبار ارسال شده است، اطلاع می‌دهد. هنگامی که محصولات یا خدمات در دسترس هستند، مشتریان را مطلع می‌کند. به طور خودکار صورتحساب‌ها را پس از اتمام فرآیند ارسال می‌کند.

منابع انسانی:

بر حقوق و دستمزد کارکنان نظارت دارد. تعطیلات و سایر مزایای کارکنان را زیر نظر دارد. کارکنان را در مورد رویدادهایی مانند تعطیلات که بر فعالیت شرکت تأثیر می‌گذارند، مطلع می‌کند.

خطرات:

برای جلوگیری از کلاهبرداری‌های احتمالی، تراکنش‌های کارت اعتباری را پیگیری کنید.