نرم افزار اتوماسیون حسابداری خودکار، وظایف معمول حسابداری انسانی مانند ورود دستی داده‌ها، اصلاح صورت‌های بانکی و گزارش‌های مالی را به جای دفترداران انجام می‌دهد. اتوماسیون حسابداری با رسیدگی به کارهای خسته کننده و زمان‌بر، وقت حسابداران را برای ارائه مشاوره مالی، پیشبینی و تحلیل اطلاعات به دست آمده آزاد می‌کند.
باتوجه به آمار و ارقامی که حسابداری‌های رسمی هر روز با آن‌ها سر و کار دارند، جای تعجب نیست که حسابداری همیشه نیازمند تکنولوژی بوده است.
در دهه ۱۸۰۰ میلادی حسابدارانی که از ماشین حساب‌های مکانیکی استفاده می‌کردند، ماشین حساب‌های جیبی را جایگزین آن کردند. در دهه ۱۹۵۰، جنرال الکتریک اولین شرکتی بود که عملیات حقوق و دستمزد را روی کامپیوتر انجام داد. ریچارد ماتسیچ پروفسور حسابداری روی اصول صفحات گسترده در دهه 1960 کار می‌کرد، اگرچه بیش از یک دهه طول کشید تا پیشرفت‌های کامپیوتری آن‌ها را به اجرا در آورد.
تجدید نظر در حسابداری
برنامه‌های اولیه هیچ چیزی را به صورت خودکار انجام نمی‌دادند. کاربران باید داده‌ها را به صورت دستی در صفحات گسترده و کتابهای حساب کامپیوتری وارد می‌کردند. نرم‌افزارهای حسابداری مدرن، وظایف حسابداری مبتنی بر قوانین تکراری را خودکار می‌کنند. مثلا اگر مواد اولیه را به یک تولیدکننده بفروشید، بخش حسابداری و نرم‌افزارهای مشابه می‌توانند خرید را ردیابی و ثبت کنند، اطلاعات از دست رفته را بررسی کنند، فاکتور تولید کنند و به این صورت فروش را در حساب‌های دریافتی و سپس به صورت نقدی در زمانی که مشتری پرداخت می‌کند، ثبت کنند.
آنچه برای خودکارسازی حسابداری خود نیاز دارید
اگر تصمیم به راه‌انداری اتوماسیون حسابداری خودکار گرفته‌اید، هم در مورد آنچه اکنون به آن نیاز دارید و هم در مورد آنچه که ممکن است در آینده نیاز داشته باشید فکر کنید. ممکن است برخی از نرم‌افزارها در حال حاضر به خوبی به کار شما بیایند ولی در آینده با رشد و پیشرفت مجموعه شما، نتوانند نیازهای شرکت شما را تامین کنند. ممکن است شرکت شما برای خودکارسازی به جای راه حلی یکسان، به یک نرم‌افزار منعطف نیاز داشته باشد.
همچنین باید در نظر داشته باشید که چگونه می‌خواهید اتوماسیون با دیگر ابزارهای IT تعامل داشته باشد. مثلا اگر هنوز در حال محاسبه حقوق و دستمزد روی ماشین حساب گوشی خود هستید و چک‌های پرداختی را به سختی می‌نویسید، این اطلاعات باید به صورت دستی وارد نرم‌افزار اتوماسیون حسابداری شما شوند.
نیروی فروش و اتوماسیون حسابداری
هرچه فرایندهای خود را کامپیوتری‌تر کنید، نرم افزار حسابداری خودکار آسان‌تر می‌تواند به شما کمک کند. به همین دلیل ادغام ابزارهای اتوماسیون حسابداری مختلف شما در یک پلتفرم واحد، مانند نرم افزار ERP منطقی به نظر می‌رسد. نرم‌افزار ERP سیاق تعاملات روان بین اپلیکیشن‌ها و برنامه های مختلف را تضمین می‌کند، بنابراین انتقال داده ها از یک عملکرد به عملکرد دیگر آسان است.
زمانی که بدانید از راه‌اندازی نرم افزار حسابداری خودکار چه می‌خواهید، تنها کافی است نرم‌افزار حسابداری سیاق را راه اندازی کنید. زمانی که شما و تیمتان بر سیستم جدید مسلط باشید، یک منحنی یادگیری وجود خواهد داشت. به دنبال ابزاری باشید که نصب و ادغام آن نسبتاً ساده باشد و انتقال را آسان‌تر کند. به عنوان مثال، یک رابط بصری که توابع و ابزارها را به گونه‌ای ارائه دهد که درک آن آسان باشد، باعث می‌شود دوره آموزشی سریع‌تر پیش برود.
مزایای حسابداری خودکار
اگر قصد دارید نرم افزار حسابداری خودکار کسب‌وکار خود را راه اندازیی کنید، برخی از مزایای آن را در نظر بگیرید:
زمانی که سیستم حسابداری را راه اندازی کردید، به راحتی می‌توانید اطلاعات را از فایل‌ها و دفتر حساب‌های خود استخراج کنید. چه درمورد حقوق و دستمزد سوالی داشته باشید و چه درباره اظهارنامه درآمد، سریع‌تر می‌توانید با حسابداری خودکار به پاسخ برسید.
اتوماسیون مالی به شرکت شما اجازه می‌دهد که بدون دخالت انسان، به داده‌ها دسترسی داشته باشید و آن‌ها را انتقال دهید. احتمال کمتری وجود دارد که یک عامل داخلی داده‌های محرمانه را دستکاری کند یا آن‌ها را با بیگانگان به اشتراک بگذارد. اتوماسیون حسابداری یک دارایی امنیت سایبری است.
با اجرای نرم افزار حسابداری اتوماتیک در زمان شما و تیمتان صرفه جویی می‌شود. برای وارد کردن اطلاعات، بررسی محاسبات و اجرای گزارش‌ها زمان کمتری نیاز است. تطبیق اطلاعات سریع است زیرا تمام داده‌ها از قبل در سیستم هستند. با استفاده از این نرم‌افزار، حسابداران داخلی بهره‌وری بیشتری دارند و حسابداران خارجی به ساعات کاری کمتری برای انجام کار نیاز دارند.
نرم افزار حسابداری خودکار ایجاد یک داشبورد مالی را آسان می‌کند. این داشبورد مانند داشبورد خودرو، نمایشگری است که معیارهای کلیدی مالی را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به شکلی ساده به نمایش می‌گذارد. شما می‌توانید سود، سربار، هزینه‌های عملیاتی یا هر اطلاعاتی که در مورد آن‌ها نگران هستید را ببینید. بهترین نرم افزار حسابداری می‌تواند به طور خودکار داشبورد شما را با داده‌های خاصی که می‌خواهید پر کند.
نرم‌افزارهای حسابداری خوب، انعطاف پذیر هستند. اگر جریان‌های درآمدی جدید یا هزینه‌های غیرعملیاتی در این مسیر ایجاد می‌کنید، تنظیم دفترکل عمومی، صورت حساب‌های قابل پرداخت و اجرای فرایندهای دیگر در داشبورد حسابداری شما باید ساده باشد.
یک راهکار نرم افزاری اتوماسیون حسابداری می‌تواند به طور خودکار نرخ ارز را برای حسابداری ارزی محاسبه کند.
سیستم حسابداری شما می‌تواند دریافت و پرداخت فاکتورها را خودکار کند، فرایند پرداخت‌های برون‌مرزی شما را هموارتر کند و زمان کمتری برای اجرای این فرایندها صرف کند.
بازیابی داده‌ها به صورت آنی با نرم افزار حسابداری خودکار امکان پذیر است. با استفاده از این نرم‌افزار، بدست آوردن اطلاعات در مورد درآمد یا جریان نقدی در اواسط یک دوره حسابداری به اندازه به دست آوردن صورت حساب در پایان دوره سه ماهه آسان است.
برای آسان‌تر شدن کارها، تراکنش‌ها به صورت خودکار در داشبورد مالی شما قرار می‌گیرند و نمودارهای بصری و سفارشی می‌توانند برای تصمیم‌گیری‌های مهم کسب و کار مفید باشند.
سازمان خدمات درآمدهای داخلی IRS توصیه می‌کند که سوابق مربوط به مالیات را به مدت سه سال و گاهی اوقات بیشتر نگه دارید. با اتوماسیون حسابداری نیازی نیست دفتر خود را با فایل‌های کاغذی شلوغ کنید و هنگام نیاز به اطلاعات، بازیابی سوابق مالیاتی مربوطه آسان است.
یکی دیگر از مزایای اتوماسیون حسابداری، درج خودکار نرخ مالیات بر فروش مربوطه است؛ نرم‌افزار حسابداری به طور خودکار مقدار مالیات فروش مربوطه را حساب خواهد کرد.
وقتی از نرم افزار حسابداری خودکار استفاده می‌کنید، ردیابی جریان نقدی آسان‌تر است. معیارها و پیشبینی‌های مربوطه را در یک داشبورد مالی مطرح کنید و بتوانید مشکلات جریان نقدینگی را سریع‌تر تشخیص دهید.
ورود خودکار داده‌ها نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کند، بلکه از کارکنان شما در برابر خستگی محافظت می‌کند. ورود داده‌ها کار خسته کننده‌ای است، اگر تفکر بیشتر و روتین تکراری کمتری وجود داشته باشد، آن‌ها بیشتر در کار خود تمرکز خواهند کرد.
زمانی که حسابداری را خودکار می‌کنید، پرداخت مالیات بسیار ساده‌تر می‌شود و تمام مراحل ثبت و پر کردن فرم به صورت خودکار انجام می‌شود.
یک سیستم حسابداری خودکار برای رسیدگی به کارهایی که می‌دانید بارها و بارها تکرار خواهند شد مفید است و می‌تواند مسئولیت پرداخت های مکرر صورتحساب های تکراری را برعهده بگیرد.
با استفاده از یک سیستم حسابداری خودکار می‌توانید تمام تراکنش‌ها را برای یک دوره مشخص بارگیری و مشاهده کنید؛ شما می‌توانید اتوماسیون حسابداری خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که بعد از ساعت‌های اداری یا در تعطیلات آخر هفته اجرا شود. ویژگی اتصال مستقیم بانک به صورت خودکار هر حساب بانکی را به یک تراکنش مشخص متصل می‌کند.
نرم‌افزار حسابداری خودکار تشخیص میزان درآمد را آسان می‌کند. این برنامه قابل شخصی‌سازی است تا بتوانید آن را برای کار با نیازها و روش‌های منحصر به فرد شرکت خود برای حساب‌های دریافتی تنظیم کنید.
قابل درک است اگر حسابداران و دفترداران تردیدهایی در مورد نرم افزارهای حسابداری خودکار داشته باشند. در دهه‌های اخیر ربات‌ها، مکانیزاسیون و هوش مصنوعی هزاران شغل را از بین برده‌اند. ولی نرم‌افزار حسابداری بیشتر از اینکه قاتل شغل حسابداران باشد،بهبود دهنده شغل آن‌ها است و قسمت‌های کسل‌کننده کار را حذف می‌کند.
حسابداری بسیار فراتر از جمع آوری داده‌های معمولی است. در هر صورت، حسابداری خودکار وقت حسابداران را آزاد می‌کند تا بیشتر در تجزیه و تحلیل سطح بالا شرکت کنند و دسترسی به معیارهای کلیدی را بسیار آسان‌تر می‌کند تا متخصصان بتوانند از زمان ایجاد شده برای توسعه بینش‌های جدید و کاوش های عمیق‌تر برای کمک به مدیریت و اتخاذ تصمیم‌های حیاتی استفاده کنند.
اگر هنوز در حال سنجش مزایا و معایب سیستم حسابداری هستید، می‌توانید از بخش نرم افزار حسابداری سیاق یک نسخه دمو درخواست کنید. راهکار نوین سیاق به شما نشان خواهد داد که نرم‌افزار حسابداری چگونه می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند.
مقالات برتر
تماس
درخواست دمو