چرا در بازار ایران برای تعرف نرم افزارERP  سردرگمی وجود دارد؟

 

 

مقدمه :

در چند دهه اخیر حضور ابزاری به عنوان نرم افزار در کسب و کارهای کوچک بزرگ گریز ناپذیر شده است و در سالهای اخیر مفهومی جدید با عنوان ERP در این حوزه اضافه شده است که در ذهنیت مخاطبین این بخش حتی برای تعریف آن چالش‌هایی وجود دارد.

در این نوشته سعی میکنیم در حواشی این چالش ها مطالب و توضیحاتی ارایه کنیم و امید است موثر واقع شود

 

نرم افزار ERP چیست ؟

سیستمERP  مخفف enterprise resource planning  بوده و همه روی آن توافق دارند، ترجمه تحت لفظی آن می‌شود برنامه ریزی منابع سازمان یا مدیریت منابع سازمان.

نرم افزارERP  بیشتر یک فلسفه مدیریتی است تا نرم افزاری ولی با توجه به اینکه در دنیای پر شده از اطلاعات امروز بدون نرم افزارها امکان پردازش این داده ها و برنامه ریزی بدون نرم افزار عملا وجود ندارد این فلسفه کنار نرم افزار با هم انتظار می‌رود.

 

چند سوال ساده روی همین سه کلمه و یک مثال میتواند ذهن شما را به صورت مسئله نزدیک کند:

 

سوال اول: چه سازمانی ؟

             یک فروشگاه یا یک کارخانه خودرو سازی یا یک شرکت بازرگانی کوچک یا یک شرکت تکنولوژی محور؟

سوال دوم: کدام منابع ؟

              هر کسب و کاری از مجموعه ای از منابع تشکیل شده. شما قصد مدیریت زمان کار کارمندان را دارید یا فرصتهای فروشی که در بازار است یا ماشین آلات یا مواد و موجودی کالا یا پول یا همه با هم؟

              آیا مزینی که مدیریت برخی از این منابع به وجود می‌آورد به چالش‌های مدیریتی آن می‌ارزد؟

              آیا همه منابع شما قابلیت و ظرفیت یا حتی فرهنگ مدیریت شدن را دارند؟

سوال سوم : برنامه ریزی به چه هدفی؟

آیا هدف سازمان شما تقویت برند است و کسب سهم بازار؟ یا هدف سازمان شما صرفا درآمد به هر قیمتی است؟ مزیت و قابلیت سازمان شما چیست که با اتکا بر آن بتوان برنامه ریزی بهتر و موثر تری  برای  منابع سازمانی انجام داد؟

 

پاسخ شما به سوال های فوق میتواند صورت مسئله را مشخص کند تا  به دنبال راه حل برویم.

 

شاید اگر بخواهیم مثال مشابه برای این موضوع بزنیم موضوع تربیت فرزند بتواند کمک کننده باشد:

فرض کنید قصد برنامه ریزی برای تربیت فرزند خود را دارید.

برای این تربیت مشخصات فیزیکی و متافیزیکی فرزند شما (وضعیت و مزیتهای سازمان) در کنار توان و هدف و ذهنیت شما از تربیت وی (اهداف سازمان) بعلاوه شرایط جامعه و سطح رفاه و فرهنگ جامعه (عوامل خارجی و اقتصادی کشور) تاثیر گذار هستند و جالب اینکه همه فرزندان با این شرایط تربیت می‌شوند و معمولا تربیت کنند گان چندان از این تربیت خود ناراضی نیستند.

 

پس اگر بخواهیم بحث نرم افزار ERP چیست را جمع کنیم :

مجموعه ای از اقدامات شما که در راستای ارتقا بهره وری و حرکت در مسیر اهدافتان باشد به معنی برنامه ریزی منابع سازمان شما است. چه این اقدامات را با کمک یک ابزار نرم افزاری انجام دهید یا حتی بدون کمک نرم افزار

 

نکته :

نرم افزار ابزار است و انتظار نمیرود در خصوص کسب و کار و اهداف و شرایط خاص سازمان شما حرف خاص یا عملکرد خاص نشان بدهد. شما باید نرم افزار را مطابق با صلاح کسب و کار خود پیکربندی و راهبری کنید.

نکته :

در دنیای امروز تقریبا بدون وجود نرم افزارها و قابلیت‌های آنها مدیریت موثر منابع سازمان شما شدنی نیست.

 

 

پس تفاوت نرم افزار ERP با نرم افزارهای قبلی چیست؟

با تعریفات بالا هر نرم افزاری که هر چند اندک به شما برای مدیریت سازمانتان کمک کند یک نرم افزارERP  است فقط می‌ماند کیفیت کمک و اینکه چقدر کمک کند.

پس اولین تکلیفی که شما باید مشخص کنید این است که انتظار دارید نرم افزار به شما چه کمکی کند؟

 

فواید نرم افزار ERP  چیست و این نرم افزار ها چه کمکی میتوانند به کسب و کار من کنند؟

مثلا خیالم راحت است که از انبار به اندازه ای که فاکتور فروش کشیده شده کالا خارج شده و اگر وجه فاکتور پرداخت نشده در مانده حساب خریدار قابل مشاهده است و گم نمی‌شود.

پس چرا دغدغه و موضوعیت ERP به وجود آمده است؟ این مفهوم جدید چه مزیتی را می‌خواهد ایجاد کند؟

شاید همیشه شنیده باشید که نرم افزار ERP برای سازمان‌های بزرگ است – ERP گران قیمت است و پیاده سازی سیستم  ERP زمانبر است.

 

شرکت‌های نرم افزاری برای فروش محصول نرم افزاری خود اقدام به بررسی نیاز های عام مشتریان بازار کرده و به کمک مشاور و استانداردهای مختلف اقدام به تولید نرم افزارهای آماده میکنند و اصلاحا به شکل پکیج غیر قابل تغییر محصولات خود را به قیمت مشخص به فروش میرسانند. بدیهی است شرکت سراغ محصولاتی میرود که بیشترین متقاضی را دارد و قیمت تمام شده تولید محصول بین همه خریداران تقسیم میشود و بر این اساس میتوان این محصولات را ارزان فروخت.

اگر سازمان شما محصول نرم افزاری آماده ای را می‌شناسد که برای کسب و کار و برنامه ریزی های آینده شما تا 80 درصد مناسب است این حتما گزینه مناسبی برای مکانیزاسیون نرم افزاری کسب و کار شماست. چون سریع اجرا میشود و هزینه آن کم است. جالب اینکه خود این انتخاب درست نرم افزار و مدیریت هزینه توسط شما تفسیری از نرم افزار ERP است.

 

اگر سازمان شما از یک حدی بزرگتر باشد صورت مسئله تغییراتی خواهد کرد:

 

 

در این شرایط و برای شرکت‌های بزرگ محصولات نرم افزاری وجود دارند که علاوه بر ارایه نرم افزار های تیپ آمده امکان تغییر نرم افزار و اصطلاحا سایز شدن نرم افزار در محل کسب و کار شما را به تن سازمان شما فراهم می‌کنند.

یعنی این نرم افزارها علاوه بر اینکه ماژول‌های آماده ای مانند  نرم افزار حسابداری و نرم افزار  انبار و نرم افزار  حقوق و اموال و... را دارند ابزارهایی هم در کنار اینها دارند که اجازه تغییر این ماژول‌ها را عطف به نیاز خاص سازمان شما و یا حتی اتصال به سایر نرم افزارهای سازمان و ایجاد ماژل‌های جدید را به وجود می‌آورند.

نکته مهم اینکه این تغییرات ها و ایجاد کردن ها و ارتباطات در محل سازمان مشتری و با حضور همان کارشناسان خبره آن کسب و کار و با دغدعه و اهداف همان سازمان و به تن آن سازمان انجام میشود.

دلیل گران بودن و زمانبر بودن این پروژه ها هم یک بار مصرف بودن تغییرات و زمانبر بودن این سایز کردن ابزار به تن سازمان است.

 

 Best practice  ها به عنوان  نکته آخر

در تعریف بالا هم مشکلی وجود دارد. آیا قرار است مثلا در صنعت پتروشیمی هر شرکتی برای خود یک محصول خاص منظوره ایجاد کند؟

با وجود اینکه این موضوع در کشور در حال اتفاق افتادن است ولی نه استاندارد این نیست

مفهوم best practice  به معنی نمونه اجرا شده موفق در یک شرکت یا کسب و کار موفق دیگر راه حل این مشکل است. به طور مثال اجرای نرم افزار SAP در شرکت  KIA کره جنوبی اتفاق افتاده و شرکت ایران خودر در کنار خرید نرم افزار SAP تجربه یا اصلاحا Best Practice  اجرا شده در آن شرکت را هم خریداری کرده است و به این روش از بسیاری از دوباره کاری ها جلوگیری کرده و فرهنگ و مزیت‌های ایجاد شده در آن شرکت را به سیستم خود منتقل کرده است.

 

جمع بندی:

اینکه نرم افزار ERP چیست جمله مناسبی نیست باید بگوییم ERP چیست. نرم افزار ابزار اجرای آن است.

اینکه شما چه نرم افزاری ERP را لازم دارید باید شرایط کسب و کار و هدف گذاری خود را مشخص کنید و سراغ محصولی بروید که بیشترین آمادگی را برای اجرای نظریات و اهدا ف شما دارد.