مفاهیم و استانداردهای استفاده از سیستم های نرم افزاری در سازمانها و تفاوت های آنها 

(BPM,BPMN,BPMS,ERP,MRP,MRP II,MIS,XRP,ERA,…)

مقدمه

برای رهبری یک کسب و کار، مدیر باید عوامل زیادی را کنترل کند تا موفق شود. بودجه، زمان، مهارت‌های کارکنان داخلی همه متغیرهای معادله هستند، که تحقق بدون نقص این موضوع بدون فناوری اطلاعات و نرم افزار مناسب در دنیای امروز تقریبا غیر ممکن است. با توجه به سرعت مبادلات، استفاده از تکنولوژی‌های بروز در کسب و کار نوعی مزیت رقابتی ایجاد می‌گند. در این شرایط شرکت‌ها دو چالش دارند:

ایجاد و پیاده‌سازی زیرساختی برای فناوری‌های اطلاعات با کاربردهایی برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اطلاعات، و استفاده مؤثر از این اطلاعات برای فرآیند تصمیم‌گیری. این مقاله به انواع راهکارهای انتخاب نرم‌افزار با فرض آماده بودن زیرساخت‌ها و تحلیل انواع سیستم‌های نرم افزاری می‌پردازد.

راهکارهای انتخاب نرم‌افزار:

1. انتخاب نرم‌افزارهای جزیره‌ای که برای هر بخش یا برخی از واحدهای کلیدی کسب و کار اجرا می‌شوند
2. انتخاب نرم‌افزاهای یکپارچه

در راهکار اول فقط در شرکت‌های کوچک با پرسنل و فرآیندهای کاری محدود موفق به تجزیه و تحلیل جامع کسب و کار خود خواهند شد. و برای شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌بایست از سیستم‌های یکپارچه برای کنترل و تحلیل کسب و کار خود برای تصمیم‌گیری‌های مناسب استفاده کنند.

در ادامه سعی شده است تمامی نرم‌افزارهای یکپارچه را تعریف و تفاوت‌های آنها را بیان کنیم تا شاید راهگشای مدیران جهت انتخاب صحیح نرم‌افزار برای کسب و کار خود شود.

انواع نرم‌افزارهای یکپارچه

نرم‌افزارهای فرآیند محور

• BPM چیست؟
• تفاوت بین BPM و BPMN چیست؟
• BPMS چیست؟
• iBPMS چیست؟

نرم‌افزارهای داده محور

• MIS چیست؟
• زمینه های کاربرد MIS
• برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟
• تفاوت MIS و ERP در چیست؟

سیر تکاملی نرم‌افزارهای  MRP, MRP II, ERP, CRP, XRP,.. و تفاوتهایشان

• فاز 1: یکپارچه سازی تولید MRP (Materials Requirements Planning)
• MRP II چیست؟
• مقایسه MRP، MRP II  و ERP
• فاز 3: برنامه ریزی منابع مشتری محور CRP (Customer-centric Resource Planning)
• فاز4: یکپارچه سازی بین سازمانی (XRP) یا ERP II

بروزترین و جامع‌ترین تعریف ERP

تفاوت ERP و XRP (ERP II)

انواع نرم‌افزارهای یکپارچه

• نرم‌افزارهای فرآیند محور: در این نرم‌افزارها یکپارچگی فقط در فرآیندهاست و در هر کسب و کار و در هر حوزه کاری بر حسب نیاز، فرآیندهای کاری سفارشی‌سازی می‌شوند. ( مانند سیستم‌های مدیریت فرآیند یا BPMS)
• نرم‌افزارهای داده‌محور: این نرم‌افزارها ماژولار هستند یعنی از پیش ماژول‌های مورد نیاز و فرآیندها از پیش تعریف شده و راهکارها و ساختارها به برای هر حوزه و صنعت تخصصی شده‌اند. و محور این نرم‌افزارها داده‌های در چرخش بین واحدهاست. این نرم افزارها نیز به دو گونه طراحی می‌شوند:
  • نرم‌افزارهای داده‌محور که از داده‌ها برای تهیه گزارش تهیه استفاده می‌کند و تمامی اطلاعات را کنترل می‌کند. (سیستم‌های MIS)
  • نرم‌افزارهای داده‌محور که از داده‌ها علاوه بر گزارش تجزیه و تحلیل نیز ارائه می‌دهد و نوع خاصی از اطلاعات را کنترل می‌کنند.  (ERP,MRP,…)

تفاوتهای عمده دو نوع اصلی نرم افزار را می‌توان در جدول زیر مشاهده کنید:

نرم‌افزارهای فرآیند محور

هر زمان نام فرآیند پیش می‌آیند علامت‌های اختصاری  BPM، BPMN، BPMS در متون دیده و در صحبت‌های مدیران فرآیند شنیده می‌شوند در این مقاله، توضیح مختصری در مورد هر یک از این موارد به شما ارائه می‌دهیم تا بتوانید علاوه بر دانستن مزایای آنها، تعاریف، تفاوت‌های آنها را درک کنید و متوجه شوید که چگونه ویژگی‌های آنها می‌تواند بر نتایج شرکت شما تأثیر مثبت بگذارد.

BPM چیست؟

با شروع، مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) به یک روش مدیریت قابل تنظیم اشاره دارد که برای سازماندهی و تسهیل فرآیندهای سازمانی طراحی شده است.

هدف اصلی آن کمک به شرکت‌ها برای دستیابی به اهداف خود از طریق مدیریت پیشرفته و کنترل روش، با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مسئول برای تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، بهبود، انتشار و کنترل فرآیندهای مربوط به همه بخش‌ها است.

بنابراین، این موضوع یک رشته مدیریتی است که استراتژی‌ها، تکنولوژی و اهداف یک سازمان را با انتظارات و نیازهای مشتری با تمرکز بر فرآیندهای مختلف محقق می‌کند.

مدیریت فرایند کسب و کار نشان‌دهنده یک روش برای تجسم عملیات‌های کسب‌وکار است که فراتر از ساختارهای عملکردی است و شامل تمام کارهای لازم برای ارائه محصول و یا خدمات همیشگی به مشتری در مرکز فرآیندها می‌باشد.

اگر شما یا سازمان شما اهداف استراتژیکی برای افزایش بهره وری ، کاهش هزینه ها ، جلوگیری از ضایعات یا شکست در تولید ، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری ، کاهش بوروکراسی داخلی و سایر موارد دارد، نظم و ترتیب مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM) می‌تواند به شما کمک کند.

BPMN چیست؟

BPMN یا همان Business Process Model and Notion به معنای مجموعه‌ای از استانداردهای مدل سازی برای فرایندهای کسب و کار است که درواقع می‌توان آن را یک زبان نمادین برای مدل سازی دانست که فرایندهای کسب و کار با استفاده از آن مدل سازی شوند.

تفاوت بین BPM و BPMN چیست؟

در حالی که BPM یک موضوع یا یک فلسفه مدیریتی است که می‌تواند برای مشاغل اعمال شود، BPMN یک نماد استاندارد رسمی ایجاد شده توسط این موضوع است که در سراسر جهان استفاده می‌شود.

به عبارت دیگر، BPMN هدف پشتیبانی بصری و استانداردسازی اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار را دارد. BPMN مجموعه‌ای از نمادها و نمایش‌های گرافیکی است که با هم تمام جریان فرآیند، فعالیت‌ها، رویدادها، دروازه‌ها، اتصالات و سایر عناصر را نشان می‌دهد.

بنابراین، حتی اگر عموماً به عنوان روش BPMN شناخته می شود، در واقع یک روش نیست، بلکه یک نماد است.

BPMN 2.0 (نمادگذاری مدیریت فرآیند کسب و کار) استاندارد فعلی برای تعریف گردش کار شرکت است. اشیایی که قابل تعریف هستند عبارتند از: رویدادها، وظایف، دروازه های تصمیم گیری و غیره.

دو نمونه از طراحی یک فرآیند با استفاده از نمادهای BPMN:

​

​
 

BPMS چیست؟

BPMS مجموعه (یا سیستم) مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. نرم افزاری است که با استفاده از BPM در تمام مراحل، فرآیندها را نقشه برداری، خودکارسازی، اجرا و نظارت می‌کند.

فناوری اطلاعات، سازماندهی فرآیندهای پیچیده را به منظور موفقیت و سرعت بخشیدن به فعالیت‌های شرکت در سطوح استراتژیک و عملیاتی را پشتیبانی می‌کند و ممکن می‌سازد.

با این سیستم، شرکت‌ها می‌توانند تمام فرآیندهای خود را نقشه برداری و خودکار کنند، بنابراین برای همه افرادی که درگیر وظایف هستند، شفاف‌تر و در دسترس هستند. در نتیجه، موارد زیر را تسهیل می‌کند:

• کنترل فرآیندها از ابتدا تا انتها
• شناسایی تنگناهای خاص و نقاط بحرانی مشکل
• اولویت‌بندی فرآیندها با توجه به نیاز آنها
• به دست آوردن مقیاس با نرم افزار خودکار
• تعیین اهداف و KPI
• ایجاد استانداردهای کیفیت
• ایجاد گزارش‌ها، نمودارها و داده های پیشرفته در زمان واقعی
• اتصال گردش کار در بخش ها و سیستم های مختلف
• تسریع در تصمیم‌گیری
• ایجاد نمونه‌های اولیه و امتحان کردن راه حل‌ها

iBPMS چیست؟

هنگامی که BPMS علاوه بر اتوماسیون فرآیند، ویژگی‌های دیگری مانند قوانین تجاری، مدیریت اسناد یا اتصال به سیستم‌های خارجی (در میان سایر ویژگی‌ها) را در خود جای دهد، می‌توان آن را به عنوان یک مجموعه iBPMS در نظر گرفت: مجموعه مدیریت فرآیندهای تجاری هوشمند.

نرم‌افزارهای داده محور

برای رهبری یک کسب و کار، شخص باید عوامل زیادی را کنترل کند تا موفق شود. بودجه، زمان، مهارت‌های کارکنان همه متغیرهای معادله هستند، شانس حل معدله بدون نرم افزار خوب حداقل است.

آخرین نظرسنجی پانوراما نشان می‌دهد که 83 درصد از شرکت‌ها از سیستم‌های فروش، بازاریابی، منابع انسانی و مدیریت مالی قدیمی کنار می‌روند. سیستم هایی مانندMRP,MRP II, ERP  MIS, و ....  مدرن به کمک می‌آیند و کارایی مدیریت داده‌ها و تصمیم‌گیری تجاری را افزایش می‌دهند.

با این حال، بین این نرم‌افزارها تفاوت وجود دارد. بنابراین، درک ریشه‌های روابط پیچیده بین این محصولات نرم افزاری مهم است. بیایید ویژگی‌های هر سیستم را تجزیه و تحلیل کنیم و ویژگی‌های کلیدی مدیریت کسب و کار را در نظر بگیریم. و تفاوت‌هایی را که دارند را بررسی کنیم.

MIS چیست؟

MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) یک پایگاه اطلاعاتی تلفیقی است که تمام داده‌های موجود در مورد امور مالی، فعالیت‌های عملیاتی، پرسنل و فرآیندهای کاری یک شرکت را ذخیره می‌کند.

نقش اصلی این نوع نرم افزار جمع‌آوری، ذخیره سازی، پردازش و توزیع داده‌ها، تهیه گزارش های مبتنی بر داده و ارائه پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری‌های مدیریتی است. ویژگی‌های عمده شامل پیش بینی تحلیلی، برنامه ریزی بلند مدت و جاری، کنترل عملی عملیات است.

دامنه وسیع عملکرد منجر به راه حل‌های جداگانه متمرکز بر قابلیت‌های خاص، مانند ERP در MIS، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری (DSS) و پلت فرم‌های اتوماسیون اداری (OAS) شد.

زمینه های کاربرد MIS

راه حل‌های MIS برای ساده کردن و سرعت بخشیدن به تبادل اطلاعات بین بخش‌های حسابداری، بازاریابی، فروش، تولید و غیره استفاده می‌شود. دیجیتالی کردن و سازماندهی داده‌ها به دلیل نیازهای تولید.

توسعه یا ادغام MIS برای نیازهای یک نوع خاص از شرکت طراحی شده است. به عنوان مثال، برای تولید، توابع کلیدی زیر مهم هستند:

• محاسبه حجم تولید بر اساس تحلیل پویایی تقاضا و فروش واقعی
• برنامه ریزی تامین مواد اولیه

چنین سیستمی سه بخش مدیریتی عمده را تأمین می‌کند:

• استراتژیک : سطح مدیریت عالی. جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در مورد بازارهای اصلی فروش، ابزارهای بازاریابی و کانال‌های فروش. برنامه‌ریزی بودجه
• سطح مدیریتی: مدیریت میانی. کنترل موثر گردش کار پرسنل، حجم تولید و نرخ ضایعات.
• عملیاتی: کارکنان سطح پایین. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در تمام مراحل تولید به شما این امکان را می‌دهد که گردش کار در سطح پایین را بهینه کنید و مدیریت خودکار را انجام دهید.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP (Enterprise Resource Planning)) فرآیندی است که توسط شرکت‌ها برای مدیریت و ادغام بخش‌های مهم کسب و کارشان استفاده می‌شود. بسیاری از برنامه‌های کاربردی نرم افزار ERP برای شرکت‌ها مهم هستند زیرا به آنها کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی منابع را با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرا ، با یک سیستم واحد پیاده‌سازی کنند. یک سیستم نرم افزاری ERP همچنین می‌تواند برنامه‌ریزی، خرید موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را یکپارچه کند.

که در ادامه مقاله به بررسی مفصل تری از ERP خواهیم پرداخت.

تفاوت MIS و ERP در چیست؟

سیر تکاملی نرم‌افزارهای  MRP, MRP II, ERP, CRP, XRP,.. و تفاوتهایشان

تکامل سیستم‌های ERP بازتابی از لایه‌های عملکردی اضافه‌شده به برنامه‌ریزی نیازهای مواد که سلول زاینده (MRP) آن در دهه ۷۰ است. برنامه ریزی منابع تولید (MRP II) در دهه 80 ظهور کرد و سپس سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) در دهه 90 و ERP II در دهه 2000 به دنبال آن قرار گرفتند. ERP یک راه حل یکپارچه ارائه می‌دهد که فناوری اطلاعات و فرآیندهای تجاری را در یک جا تراز می‌کند. پیشرفت ERP به موازات توسعه اقتصاد است که به طور قابل توجهی بر روی دارایی‌های مشهود در دهه 70 ایجاد شد. اما با گذشت زمان این وابستگی به تدریج به سمت دارایی‌های نامشهود و سرمایه فکری منحرف شد.

فاز 1: یکپارچه سازی تولید MRP (Materials Requirements Planning)

سیستم‌های MRP در دهه 70 توسعه یافتند. MRP با عملیات تولید مرتبط است. که نشان دهنده مفهوم پیشرفته‌تری از تلاش‌های قبلی برای پردازش صورتحساب مواد است. مخترعان MRP به دنبال روش بهتری برای سفارش مواد بودند و آن را در این مدل یافتند. مفهوم اساسی برای نیازهای برنامه‌ریزی مواد بر اساس چهار سوال است که منطق این مدل را نشان می‌دهد:

• قرار است چه چیزی بسازیم؟
• برای ساختن آن چه چیزی لازم است؟
• ما چه داریم؟
• چه چیزی باید بدست آوریم؟

این چهار سوال معادله تولید جهانی نامیده می‌شود. منطقی دارد که در بنگاه‌های تولیدی اعمال می‌شود. MRP معادله تولید جهانی را شبیه سازی می‌کند.  عملکرد اصلی MRP تضمین در دسترس بودن مواد مورد نیاز است. فرآیند برنامه‌ریزی شامل نظارت بر اندازه موجودی، ایجاد خودکار سفارشات برای مواد، تولید میانی یا بخش‌های آن است.

ابزارهای برنامه‌ریزی ظرفیت تولید در شرکت تولیدی مرتبط با سیستم کامپیوتری MRP عبارتند از:

• برنامه‌ریزی فروش و عملیات،
• مدیریت زمانبندی
• مدیریت تقاضا،
• برنامه‌ریزی ظرفیت‌های اولیه

MRP II چیست؟

توسعه کلی این ابزارها به مرحله بعدی تکامل برنامه‌ریزی منجر شده است. با توجه به کاستی های MRP دهه 1970، سیستم برنامه‌ریزی منابع تولید (MPR II) در دهه 1980 ظهور کرد. بر خلاف MRP، MRP II به کل عملکرد تولید می‌پردازد و نه تنها به یک وظیفه. عملکرد افزایش یافته MRP II را قادر می‌سازد تا امکان سنجی برنامه تولید را با در نظر گرفتن محدودیت‌ها بررسی کند و در صورت امکان بارگذاری منابع را برای مطابقت با برنامه تولید تنظیم کند.

 MRP II چیزی بیش از یک ابزار مدیریت مواد است و در چشم انداز لجستیکی، فناوری MRP II، برنامه‌ریزی منابع تولید تفسیری از مشکلات اصلی تولید به عنوان جریان مواد و ابزارها و رویه ها ارائه می‌دهد.

فاز 2: برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

با تکامل مفاهیمی مانند MRP و MRP II، به مفهوم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP می رسیم. اساس ERP مانند MRP II است.

ERP به لطف توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای تجاری توسعه یافته است، در حالی که توسعه مفهومی آن تنها یک مرحله در تکامل مدیریت سازمانی است.

دلایل اصلی برای پیاده سازی مفهوم ERP عبارتند از :

• یکپارچه سازی اطلاعات مالی.
• یکپارچه سازی سفارشات مشتریان.
• استانداردسازی و سرعت فرآیندهای تولید.
• اندازه موجودی.
• استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی.

ضروری است که بین مفهوم ERP و سیستم ERP تفاوت قائل شویم. سیستم های ERP امکان تحقق مفهوم ERP را فراهم می کنند.

مقایسه MRP، MRP II  و ERP

​

فاز 3: برنامه ریزی منابع مشتری محور CRP (Customer-centric Resource Planning)

دامنه توابع ERP در پایان دهه 1990 بیشتر گسترش یافت و شامل کارکردهای جدید مانند فروش، بازاریابی و تجارت الکترونیکی شد. برنامه‌های کاربردی تجارت الکترونیک نیاز به اتصال به سیستم‌های پشتیبان داشتند و بنابراین بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار ERP از جمله SAP، PeopleSoft و BAAN_ مجبور شدند خود را به عنوان ارائه دهندگان CRP دوباره اختراع کنند. در حالی که راه‌حل‌های ERP سنتی برای پشتیبانی از «مدل کسب‌وکار پیکربندی به سفارش ساخت به سهام» تجهیز شده‌اند، سیستم‌های CRP می‌توانند نیاز تجارت الکترونیک «ساخت به سفارش» را برآورده کنند. تولید و ارائه خدمات موثر در مدل تجارت الکترونیکی به جای فرضیه ERP کلاسیک چرخه‌های برنامه‌ریزی طولانی، مستلزم برنامه ریزی مشتری محور و مستمر است.

فاز4: یکپارچه سازی بین سازمانی (XRP) یا ERP II

از آنجایی که دنیای دهه 2000 به یکی از شرکت‌های به هم پیوسته تبدیل شده است که سیستم‌های اطلاعاتی جهانی را ایجاد می‌کند، دامنه سیستم های ERP کل زنجیره ارزش شرکت، مشتریان، تامین‌کنندگان و تجارت آن را در بر می‌گیرد. هدف اصلی سیستم XRP ارائه قابلیت‌های هوشمندانه پشتیبانی تصمیم به منظور کاهش موجودی، تقویت قیمت‌گذاری استراتژیک، بهبود زمان چرخه و افزایش رضایت مشتری در سراسر مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت زنجیره فروش است. برای دستیابی به این هدف، یک مدل XRP باید از ادغام فعالیت‌های تجاری خارجی و داخلی با تامین‌کنندگان و اطلاعات و فرآیندهای مشتری پشتیبانی کند. سیستم‌های ERP نیز با مشکلات پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی خود مواجه بودند..

بروزترین و جامع‌ترین تعریف ERP

در واقع ERP مجموعه‌ای از ابزارهای مدیریتی در سطح سازمانی است که تقاضا و عرضه را متعادل می‌کند و توانایی پیوند مشتریان و تامین‌کنندگان به یک زنجیره تامین کامل، به کارگیری فرآیندهای تجاری اثبات شده برای تصمیم‌گیری و ارائه درجات بالایی از ادغام متقابل کارکردی بین فروش، بازاریابی، تولید، عملیات، تدارکات، خرید، امور مالی، توسعه محصول جدید و منابع انسانی ایجاد می‌کند. در نتیجه افراد را قادر می‌سازد تا کسب و کار خود را با سطوح بالایی از خدمات مشتری و بهره‌وری اداره کنند و به طور همزمان هزینه‌ها و موجودی‌ها را کاهش دهند. ، در حالی که پایه و اساس تجارت الکترونیک موثر را فراهم می‌کند.

بسته‌های نرم‌افزاری سیستم‌های ERP یا ES، از برنامه‌ریزی منابع کارآمد یا ERP پشتیبانی می‌کنند. عملکرد اصلی ERP یکپارچه سازی رویه های عملیاتی در داخل بخش‌ها، همراه با MIS و جابجایی منابع سازمانی در محیط متغیر است. سیستم های ERP راه حل‌های نرم افزاری یکپارچه‌ای هستند که برای مدیریت منابع سازمان استفاده می‌شوند. سیستم‌های ERP برای برنامه‌ریزی منابع و همچنین برای مفهوم ترکیب سیستم‌های بخش‌های منحصربه‌فرد و استفاده از روش‌هایی که مناسب‌ترین روش‌ها برای حل مسئله هستند، استفاده می‌شوند.

هدف اصلی ERP پیاده سازی بهترین شیوه ها برای تمامی فرآیندهای تجاری است. شاید بتوان گفت که ERP امروزه یک استراتژی کلیدی کسب و کار است و بزرگترین مزیت اجرای آن، توانایی حذف اساسی چندین سیستم در یک سازمان است، بدون نیاز به افزونگی. علاوه بر به حداکثر رساندن اثربخشی عملیاتی ERP، مدیران فناوری اطلاعات، کارشناسان امنیت سیستم و توسعه دهندگان سیستم در مسائل امنیتی و کنترلی با چالش مواجه خواهند شد.

تفاوت ERP و XRP (ERP II)